檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)途徑研究

張功臣

摘要：當(dāng)今時(shí)代，檔案事業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)也十分嚴(yán)峻，充分對(duì)檔案這種信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，有助于最大限度的發(fā)揮其功能。只有不斷加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，才能夠使檔案工作真正的能夠?yàn)閲?guó)家改革服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)為創(chuàng)設(shè)精神文明社會(huì)服務(wù)，因此也要不斷加深對(duì)中國(guó)特色的檔案管理現(xiàn)代化規(guī)律的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化建設(shè);原理

檔案是我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，在一定程度下也體現(xiàn)著一個(gè)國(guó)家的文化軟實(shí)力。作為一切工作的基礎(chǔ)，檔案工作必須要適應(yīng)現(xiàn)代化的潮流，在原有管理方法的基礎(chǔ)上，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)打造全新的檔案管理工作模式?，F(xiàn)代檔案的管理內(nèi)容包括多媒體技術(shù)、檔案管理多樣化、檔案管理自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)技術(shù)等。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的情況下，應(yīng)用檔案管理原理管理檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，也符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)。

首先，現(xiàn)代化檔案管理模式要求體現(xiàn)信息化的特點(diǎn)，不斷提高對(duì)檔案工作質(zhì)量方面的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化以及自動(dòng)化。其次，現(xiàn)代化的管理應(yīng)該能夠促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，通過(guò)檔案管理工作的順利進(jìn)行，能夠推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。再者，現(xiàn)代化的檔案管理能夠增強(qiáng)檔案的保密性，現(xiàn)在檔案管理工作通過(guò)一系列設(shè)置，能夠使檔案管理軟件在完成信息錄入篩選的過(guò)程中得到保護(hù)。檔案管理工作和以往的不同，現(xiàn)代化檔案管理要求最大程度上借助信息技術(shù)采取有效措施，從而使檔案信息得到保證。

檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要工作人員有相應(yīng)的責(zé)任心以及耐心，工作人員需要給予這份工作足夠的重視，對(duì)具體操作認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能夠使這項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

雖然檔案管理工作被劃分為不同的階段，但是各個(gè)階段之間都存在著一定聯(lián)系。檔案管理的原理體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先是標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理原理包含著很多標(biāo)準(zhǔn)。基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用最具現(xiàn)實(shí)意義的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理;工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理;管理標(biāo)準(zhǔn)是指采用合理的方式進(jìn)行工作。其次，統(tǒng)一化。檔案管理統(tǒng)一化表現(xiàn)在按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一定管理，對(duì)分段的檔案要保證管理無(wú)偏頗。最后是簡(jiǎn)化檔案管理，簡(jiǎn)化是指在不影響檔案正常應(yīng)用的情況下，將一些繁瑣的流程簡(jiǎn)化處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡(jiǎn)潔化條理化。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

在不同時(shí)期，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有不同的定義，檔案管理也受多方面因素影響，其中影響因素，包括管理手段、管理技術(shù)以及管理思想。

檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。主要是指在當(dāng)前檔案工作中，技術(shù)含量相比以前已經(jīng)有所增加，比如相應(yīng)的文件檢測(cè)與保護(hù)技術(shù)等這些現(xiàn)代化的技術(shù)都需要用到現(xiàn)代化的設(shè)備來(lái)完成。

檔案工作組織和管理也逐漸科學(xué)化，通過(guò)采用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)為科學(xué)的組織工作打好基礎(chǔ)，也為提高科學(xué)管理水平提供了相應(yīng)的條件。檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化也逐漸凸顯。所謂的標(biāo)準(zhǔn)化是為了讓檔案管理中信息資源具有通用性和互換性，不斷提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率，檔案工作中需要制定和執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)主要包括有關(guān)技術(shù)和有關(guān)管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)化也有所提高，不僅要求工作人員掌握檔案專(zhuān)業(yè)方面的基礎(chǔ)知識(shí)，也應(yīng)該具備多元的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)與管理手段有一定了解。

二、檔案管理現(xiàn)代化所面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式滯后

由于管理的模式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，所以對(duì)當(dāng)今檔案利用的多樣化需求很難滿(mǎn)足。隨著生產(chǎn)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案的數(shù)量也隨之有所增加，現(xiàn)行的以手工操作為主的檔案管理模式，在檔案的儲(chǔ)存處理過(guò)程中都難以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展。在未來(lái)的社會(huì)中，信息化會(huì)占據(jù)主導(dǎo)地位，人類(lèi)的信息需求朝著多元化綜合化發(fā)展，要使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄得以繼續(xù)，就需要不斷加速檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

（二）檔案現(xiàn)代化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度低

當(dāng)今我國(guó)法律并不是很完善，所以我國(guó)檔案管理信息范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化程度比較低，缺少相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制。和檔案有關(guān)工作的技術(shù)配置也比較落后，人才到位的情況不是很理想，這也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中十分混亂，相關(guān)的法律滯后也是計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，只能在原來(lái)的位置無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，這也是當(dāng)今檔案管理所面臨的問(wèn)題之一。

三、檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理與電子技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

信息時(shí)代下的檔案管理工作具有一定的科學(xué)技術(shù)性，電子檔案對(duì)科學(xué)技術(shù)具有相應(yīng)的依賴(lài)性，這樣的發(fā)展趨勢(shì)就要求檔案工作者要具備相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)，對(duì)檔案工作有了解，熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)，從而有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)解決在檔案管理過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。檔案管理部門(mén)也要注重對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)，發(fā)揮他們的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)工程技術(shù)人員的積極性，發(fā)揮電子技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從而有效的解決在電子文件以及電子檔案管理過(guò)程中所遇到的技術(shù)性問(wèn)題?，F(xiàn)代化檔案管理的重要性在很大程度上，由檔案所產(chǎn)生的影響而決定。因此，現(xiàn)代化檔案管理需要對(duì)信息輸出產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益進(jìn)行全面的考慮，從而從多方面來(lái)分析檔案管理工作的重要作用。同時(shí)，通過(guò)檔案管理工作的反饋，還能讓工作人員發(fā)現(xiàn)在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而有針對(duì)性的進(jìn)行改善。

（二）加強(qiáng)檔案管理的前端控制

傳統(tǒng)的檔案管理與如今電子檔案管理有著很大的不同，因此也應(yīng)該注意兩者之間的差異，從而使之有機(jī)的結(jié)合，使電子信息檔案工作發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的文件檔案管理過(guò)程中，以紙質(zhì)材料為主，可以清晰的劃分出文件與檔案的兩種概念文件轉(zhuǎn)化成答案，必須經(jīng)過(guò)收集整理分配等過(guò)程，且都是通過(guò)對(duì)材料實(shí)體的手工操作來(lái)完成其工作內(nèi)容，具有很強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)性，因此要求投入很多的檔案工作人員的人力。電子文件是一種實(shí)時(shí)性的記錄電子文件形式的初始階段，大多是由各職能部門(mén)利用計(jì)算機(jī)編寫(xiě)而成電子文件檔案歸檔形式，也僅僅是一個(gè)在電子文件上設(shè)置歸檔信息或標(biāo)志的過(guò)程，沒(méi)有以前那樣專(zhuān)業(yè)性的要求。在電子文件形成初期，需要檔案管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行一定的監(jiān)控，在沒(méi)有明確歸檔操作加工過(guò)程時(shí)，需要保證電子文件符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案也就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔過(guò)程變成了文件形式來(lái)完成，實(shí)質(zhì)上加強(qiáng)了檔案管理的前端控制，需要管理人員對(duì)文件具有一定的重視，不同部門(mén)密切配合避免出現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)也提高了對(duì)文件形成過(guò)程的要求，提高了對(duì)技術(shù)人員的要求。

（三）加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作

正如大家所知，保存任何文件和檔案，最終都是為了讓人們更方便的利用。電子文件的檔案保護(hù)也要追求讓信息長(zhǎng)期存在并且安全，對(duì)電子文件的保護(hù)工作主要分為載體的保護(hù)、技術(shù)的保護(hù)、以及數(shù)據(jù)安全的保護(hù)等方面。針對(duì)電子文件的特性，國(guó)家采取了一定的措施使電子文件與原來(lái)的軟件和硬件環(huán)境脫離，從而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存的目的。

（四）加強(qiáng)電子文件的運(yùn)作和管理

在檔案管理過(guò)程中，工作人員也應(yīng)該充分考慮電子文件的特點(diǎn)，在管理上積極研究對(duì)策吧，將檔案管理的工作延伸到文件管理之中。首先可以指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件的運(yùn)作，對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，保證電子文件歸檔的質(zhì)量。其次，對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保其的完整性與真實(shí)性，通過(guò)加蓋電子章印或者是電子簽名的方式進(jìn)行簽發(fā)處理。另外一個(gè)方面，作為檔案長(zhǎng)期保管電子文件應(yīng)該在拷貝相同的一份作為備份。最后，還應(yīng)該把符合歸檔條件的電子文件儲(chǔ)存到長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上。對(duì)于有保密要求的文件，也應(yīng)該給予相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，防止有關(guān)信息泄露。

相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的管理難度更大，但是具有的價(jià)值也更加豐富，因此相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化紙質(zhì)檔案管理資料的保護(hù)。首先，管理人員需要做好數(shù)字化錄入操作，根據(jù)記載資料實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的保護(hù)和管理。另外，現(xiàn)在檔案管理的過(guò)程中，要注重完善紙質(zhì)資料保護(hù)的原則，規(guī)范內(nèi)容從而提高工作效率，紙質(zhì)檔案還需要做好細(xì)節(jié)上的監(jiān)督工作。最后要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)管理工作的重視，減少外界的無(wú)關(guān)因素干擾。在對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)劃的過(guò)程中，要做好對(duì)檔案的保存工作，定期清理檔案光盤(pán)，提高光盤(pán)的實(shí)際使用性，在相應(yīng)的電子檔案光盤(pán)使用的時(shí)候應(yīng)該注重對(duì)自己的保護(hù)，使用后放置在合理位置上，從而避免可能遇到的摩擦和劃痕。再者，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有關(guān)文件把資料設(shè)置上相應(yīng)的密碼，先進(jìn)的密碼管理，還可以應(yīng)用最新的指紋方式來(lái)做好保護(hù)。最后電子檔案管理單位還需要定期對(duì)電子檔案的磁盤(pán)和光盤(pán)進(jìn)行檢查。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新型的檔案管理模式逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檔案管理中工作成為了發(fā)展的趨勢(shì)。在電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于協(xié)調(diào)者之間的關(guān)系，使之相互依存、協(xié)同發(fā)展十分重要，時(shí)代賦予檔案工作者新的歷史使命，要求其去研究如何適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，完善檔案管理措施。正如上述所說(shuō)，有效的檔案管理工作能夠促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，為了更好促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理需要對(duì)先進(jìn)的管理進(jìn)行借鑒改革。通過(guò)利用先進(jìn)的工作理念，從而優(yōu)化管理的方式，現(xiàn)在檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)該注重對(duì)檔案資料的有效保護(hù)，減少外界因素對(duì)檔案管理的不利影響，保證檔案信息的安全有效，從而發(fā)揮檔案信息對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)作用。

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