省級(jí)檔案館檔案數(shù)字化外包服務(wù)現(xiàn)狀研究

徐芳璐

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。[1]檔案具有原始記錄的本質(zhì)特性，為人類(lèi)以往的社會(huì)實(shí)踐提供了強(qiáng)有力的信息支撐，有突出的情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值，所以如何更好地利用和保護(hù)檔案成為檔案工作的重點(diǎn)。隨著知識(shí)信息時(shí)代的信息技術(shù)進(jìn)步，檔案館中的檔案在種類(lèi)和形式上都呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，一些珍貴的歷史檔案由于年代久遠(yuǎn)和載體的脆弱，保存和利用都有困難。為了更好地保存歷史檔案，方便地利用這些珍貴信息資源，各級(jí)各類(lèi)檔案館陸續(xù)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，為充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2016年4月，國(guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確表示，“積極響應(yīng)數(shù)字中國(guó)建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合”，提出了“到2020年，全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館;全國(guó)50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目;全國(guó)省級(jí)、地市級(jí)和縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30—60%、40—75%和25—50%”的工作指標(biāo)，于是各省市檔案館紛紛大力開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。本文以統(tǒng)計(jì)研究遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目為切入點(diǎn)，以分析遼寧省檔案館檔案數(shù)字化的具體要求和內(nèi)容，對(duì)檔案館檔案數(shù)字化工作提出如下建議。

一、遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

筆者從“遼寧省政府采購(gòu)網(wǎng) 遼寧政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)信息平臺(tái)”獲取與遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目的信息，“遼寧省政府采購(gòu)網(wǎng) 遼寧政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)信息平臺(tái)”作為遼寧省財(cái)政廳唯一指定政府采購(gòu)信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布媒體中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)遼寧分網(wǎng)，提供了采購(gòu)管理、購(gòu)買(mǎi)服務(wù)和公告公示等服務(wù)內(nèi)容，平臺(tái)中的信息具有真實(shí)性和權(quán)威性，可以作為本次研究的主要信息來(lái)源平臺(tái)。

筆者在“遼寧省政府采購(gòu)網(wǎng) 遼寧政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)信息平臺(tái)”站內(nèi)搜索界面，以標(biāo)題為“遼寧省檔案館”，年度為“2020”（只有2020年的招標(biāo)信息才具備可下載的招標(biāo)附件），區(qū)（縣）為“省本級(jí)”為搜索條件進(jìn)行查詢(xún)，共查詢(xún)到19條信息。公告類(lèi)型包括中標(biāo)公告、更正公告、采購(gòu)公告、競(jìng)爭(zhēng)性磋商公告、公開(kāi)招標(biāo)公告，內(nèi)容涉及檔案數(shù)字化、檔案修復(fù)、檔案著錄、出版、硬件采買(mǎi)和基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)等方面。筆者進(jìn)行篩選后選擇出4項(xiàng)與檔案數(shù)字化有關(guān)的招標(biāo)項(xiàng)目，如表1所示。

表1所示四個(gè)項(xiàng)目為遼寧省檔案館通過(guò)政府采購(gòu)網(wǎng)發(fā)布的關(guān)于檔案數(shù)字化的全部項(xiàng)目，包括檔案數(shù)字化和硬件采買(mǎi)兩方面。其中，“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔 乾隆朝》項(xiàng)目”“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”的具體項(xiàng)目要求中明確提出了進(jìn)行檔案數(shù)字化的要求，而“檔案館磁盤(pán)陣列購(gòu)置項(xiàng)目”主要目的之一是通過(guò)磁盤(pán)陣列硬件的采買(mǎi)更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的管理，為數(shù)字化檔案提供更優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)環(huán)境。

二、遼寧省檔案館檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目分析

1.檔案數(shù)字化項(xiàng)目的要求

“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔 乾隆朝》項(xiàng)目”和“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”都分別對(duì)檔案數(shù)字化提出了要求，具體的技術(shù)要求如表2所示。

以上三個(gè)項(xiàng)目有許多相似之處。首先，都要求經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的檔案圖像清晰、完整，能夠反映檔案的歷史原貌，這點(diǎn)在檔案的編輯出版上要求最為明顯，為了實(shí)現(xiàn)出版物內(nèi)容和排版達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，要求中標(biāo)供應(yīng)商對(duì)全部書(shū)稿進(jìn)行至少三次校對(duì)，文字、目錄以及目錄與正文匹配的準(zhǔn)確率為100%，文字必須達(dá)到國(guó)家有關(guān)新聞出版圖書(shū)編校質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中“良好”等級(jí)。

其次，檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)都嚴(yán)格執(zhí)行DA/T 31《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。[2]DA/T 31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》由國(guó)家檔案局發(fā)布，于2018年1月起正式實(shí)施，該規(guī)范結(jié)合數(shù)據(jù)的進(jìn)步和檔案工作理念的變化，在做好歸檔文件管理、檔案數(shù)字化掃描管理、檔案移交管理、安全保密措施等方面，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)提出了比以往高的要求。[3]在“滿鐵技術(shù)圖紙修復(fù)與數(shù)字化”與“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”兩項(xiàng)目中，在進(jìn)行檔案數(shù)字化前均需要對(duì)檔案進(jìn)行確定掃描頁(yè)、編寫(xiě)頁(yè)號(hào)等數(shù)字化前處理工作，在掃描數(shù)字化過(guò)程中，色彩模式全部使用彩色模式進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率普遍大于300DPI，掃描格式均為JPEG這一穩(wěn)定又常見(jiàn)的格式，均需要對(duì)掃描數(shù)字化后的檔案進(jìn)行圖像處理。最后，除技術(shù)要求外，還對(duì)檔案數(shù)字化供應(yīng)商和人員提出要求。中標(biāo)供應(yīng)商必須與遼寧省檔案館簽訂保密協(xié)議，不得下載、留存、持有和使用遼寧省檔案館任何信息，一旦發(fā)生泄密事件，經(jīng)安全、保密部門(mén)查證，泄密源為中標(biāo)供應(yīng)商的，中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)一切法律責(zé)任。中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)對(duì)其聘用的參與服務(wù)的管理和工作人員進(jìn)行身份審查和登記備案，必要時(shí)要求工作人員提供政審材料，必須簽訂保密協(xié)議，明確保密職責(zé)與違法后果。

根據(jù)具體項(xiàng)目和進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案原件內(nèi)容性質(zhì)的不同，不同的項(xiàng)目對(duì)檔案數(shù)字化要求也存在差異。如“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”因涉及檔案著錄與檔案數(shù)字化兩個(gè)工作內(nèi)容，要求對(duì)數(shù)字化后的檔案做數(shù)據(jù)掛接處理，應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。而在“滿鐵技術(shù)圖紙修復(fù)與數(shù)字化”項(xiàng)目中，強(qiáng)調(diào)的是滿鐵技術(shù)圖紙檔案的修復(fù)和數(shù)字化質(zhì)量，為下一步檔案編研和出版打下基礎(chǔ)，無(wú)數(shù)據(jù)掛接方面要求。

2.檔案數(shù)字化項(xiàng)目的評(píng)價(jià)指標(biāo)

在政府采購(gòu)網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告后，會(huì)有公司進(jìn)行投標(biāo)，在投標(biāo)書(shū)中會(huì)有具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，遼寧省檔案館會(huì)對(duì)這些投標(biāo)公司進(jìn)行打分，分高者中標(biāo)。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分為價(jià)格、技術(shù)、商務(wù)三部分，每個(gè)部分會(huì)再進(jìn)行細(xì)分，滿分為10-1分不等。

價(jià)格部分。價(jià)格分統(tǒng)一采用綜合低價(jià)優(yōu)先法計(jì)算，即滿足招標(biāo)文件要求且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商的價(jià)格為評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其價(jià)格分為滿分。其他供應(yīng)商的價(jià)格分計(jì)算會(huì)有相應(yīng)的計(jì)算公式，不同的項(xiàng)目，價(jià)格分的滿分標(biāo)準(zhǔn)不一樣，其他供應(yīng)商的價(jià)格分計(jì)算公式也不一樣。

技術(shù)部分。技術(shù)部分會(huì)設(shè)定不同的技術(shù)指標(biāo)，對(duì)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求進(jìn)行規(guī)范，具體包括：①具備項(xiàng)目實(shí)施方案，實(shí)施流程科學(xué)合理，總體工作模式清晰、工作定位、工作目標(biāo)符合項(xiàng)目整體需求，組織管理架構(gòu)、人力配置方案，設(shè)置合理，措施得當(dāng)。②有項(xiàng)目保密監(jiān)管方案，相應(yīng)的安全與保密措施完備，具備良好的安全與保密措施，基本設(shè)立安全與保密措施。③業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)方案完備，機(jī)制合理。④擁有專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化加工軟件，軟件支持圖像處理、條目輸入、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)化等功能，軟件信息保密安全及質(zhì)量控制機(jī)制齊全，能夠?qū)崿F(xiàn)流程跟蹤管理、圖像一致性實(shí)時(shí)校核、圖像糾偏、數(shù)據(jù)自動(dòng)掛接、錯(cuò)誤反饋等功能，任務(wù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)。⑤有完整詳細(xì)的項(xiàng)目保密保障方案，項(xiàng)目保密措施完備切實(shí)可行。⑥有完整合理的項(xiàng)目安全生產(chǎn)保障方案，措施得當(dāng)，責(zé)任明確。⑦投標(biāo)供應(yīng)商項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有從事歷史檔案修復(fù)及數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)證明，投標(biāo)供應(yīng)商專(zhuān)職檔案數(shù)字化人員具有從事歷史檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)證明。具備以上方案且方案完整規(guī)范的得滿分，方案完整度一般的得分相應(yīng)遞減，無(wú)相關(guān)方案的投標(biāo)供應(yīng)商不得分。

商務(wù)部分分為投標(biāo)人業(yè)績(jī)和認(rèn)證兩方面。投標(biāo)供應(yīng)商為省級(jí)以上（含省級(jí)、直轄市）檔案館提供歷史檔案數(shù)字化加工服務(wù)，能夠提供證明。對(duì)投標(biāo)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，投標(biāo)供應(yīng)商最好具有ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO27001信息安全管理體系認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO20000信息技術(shù)服務(wù)管理體系認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括檔案數(shù)字化加工服務(wù)）、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括數(shù)據(jù)加工服務(wù)）、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括數(shù)字化加工服務(wù)）、GBT27922-2011商品售后服務(wù)認(rèn)證證書(shū)（認(rèn)證范圍包括數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)處理）、省級(jí)或以上認(rèn)證的軟件企業(yè)證書(shū)、國(guó)家保密局頒發(fā)的國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)（檔案數(shù)字化加工類(lèi)）證書(shū)，具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案數(shù)字化質(zhì)檢與驗(yàn)收系統(tǒng)，能夠提供著作權(quán)登記證書(shū)或軟件產(chǎn)品認(rèn)證證書(shū)。具有相關(guān)資質(zhì)、證書(shū)或等級(jí)高的投標(biāo)供應(yīng)商得滿分，資質(zhì)不高或證書(shū)等級(jí)低的得分遞減，無(wú)資質(zhì)或無(wú)證書(shū)的不得分。

三、關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的建議

筆者在對(duì)篩選出的“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”“編輯出版《盛京內(nèi)務(wù)府檔? 乾隆朝》項(xiàng)目”“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”和“遼寧省檔案館磁盤(pán)陣列購(gòu)置項(xiàng)目”四個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分析后，總結(jié)出關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的幾條建議。

1.成立行業(yè)協(xié)會(huì)

根據(jù)筆者在遼寧省政府采購(gòu)網(wǎng)的查詢(xún)顯示，“2020年滿鐵檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”和“2020年歷史檔案文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)目”的中標(biāo)供應(yīng)商均為北京星震同源數(shù)字系統(tǒng)股份有限公司，該企業(yè)的多次中標(biāo)體現(xiàn)出其具有較完善的全流程生態(tài)管理體系、技術(shù)體系和服務(wù)體系，企業(yè)在檔案數(shù)字化方面有很深的資質(zhì)和豐富的經(jīng)驗(yàn)并取得多項(xiàng)認(rèn)證證書(shū)，檔案館能夠選擇與它多次合作，也恰恰說(shuō)明該企業(yè)能提供迎合檔案館需求的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但是，同一企業(yè)的多次中標(biāo)不利于行業(yè)內(nèi)部的良性循環(huán)，很多有能力的企業(yè)沒(méi)有得到機(jī)會(huì)而無(wú)法嶄露頭角。檔案館檔案數(shù)字化的重大項(xiàng)目通常外包給企業(yè)進(jìn)行，不同的企業(yè)有其擅長(zhǎng)的不同方向和獨(dú)特的服務(wù)特色，應(yīng)成立行業(yè)協(xié)會(huì)督促行業(yè)內(nèi)部的良性競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)行業(yè)內(nèi)新興企業(yè)進(jìn)行鼓勵(lì)和扶持，在競(jìng)爭(zhēng)中促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展。

2.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才

檔案館會(huì)在招標(biāo)的技術(shù)指標(biāo)中明確表示對(duì)“企業(yè)專(zhuān)職著錄及數(shù)字化人員并能提供相關(guān)專(zhuān)業(yè)（歷史、檔案、中文、圖書(shū)館等）碩士學(xué)位證書(shū)”“專(zhuān)職著錄及數(shù)字化人員能提供全日制本科相關(guān)專(zhuān)業(yè)（歷史、檔案、中文、圖書(shū)館等）學(xué)士學(xué)位證書(shū)”“配備具有從事歷史檔案著錄工作經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)”有所要求。而目前我國(guó)檔案及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的本科畢業(yè)生和研究生數(shù)量較少，高校檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)綜合性檔案管理人才的培養(yǎng)目標(biāo)，不能滿足企業(yè)檔案實(shí)操技能型人才的需求，單一企業(yè)人才需求量少、多元，教育機(jī)構(gòu)較難系統(tǒng)開(kāi)展培訓(xùn)。[4]所以應(yīng)定向地培養(yǎng)掌握實(shí)操技能的專(zhuān)業(yè)人才，培養(yǎng)更多的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)本科生和研究生，為從事檔案數(shù)字化的企業(yè)進(jìn)行源源不斷的人才資源輸送。企業(yè)也應(yīng)繼續(xù)做好在職員工教育培訓(xùn)工作，幫助新入職的非專(zhuān)業(yè)員工快速掌握專(zhuān)業(yè)實(shí)操技能。

3.細(xì)化評(píng)價(jià)方法

雖然在公開(kāi)招標(biāo)文件中對(duì)檔案數(shù)字化的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了規(guī)范，但是部分評(píng)價(jià)指標(biāo)并未明確細(xì)分。如“遼寧省檔案館2020年滿鐵檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)項(xiàng)目”的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)雖分為價(jià)格、技術(shù)、商務(wù)三大部分，但大部分下的細(xì)分做得不夠清晰明確，技術(shù)指標(biāo)中只提出了“項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理方案切實(shí)可行，人員分工明確、職責(zé)明晰”“有合理的技術(shù)支持方案和措施，能夠及時(shí)提供技術(shù)支持”“有完整詳細(xì)的項(xiàng)目保密保障方案，項(xiàng)目保密措施完備切實(shí)可行”，并沒(méi)有明確說(shuō)明何為可行的管理方案，何為合理的技術(shù)支持方案，何為完整的項(xiàng)目保密保障方案，應(yīng)根據(jù)具體的技術(shù)指標(biāo)給出標(biāo)準(zhǔn)的方案內(nèi)容，以供投標(biāo)供應(yīng)商參考來(lái)改進(jìn)自己的使用方案，也為評(píng)價(jià)的實(shí)行提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)一直是我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)之一，也是我國(guó)綜合檔案館的檔案資源信息化建設(shè)的主要工作之一。本文對(duì)遼寧省檔案館2020年檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)項(xiàng)目中檔案數(shù)字化具體內(nèi)容、要求和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究和分析，檔案數(shù)字化技術(shù)要求嚴(yán)格遵行DA/T 31《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)普遍包括價(jià)格、技術(shù)和商務(wù)三部分，對(duì)檔案數(shù)字化時(shí)檔案資源的保密和工作人員的保密工作有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。通過(guò)對(duì)遼寧省檔案館2020年檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出關(guān)于檔案館檔案數(shù)字化工作的幾條建議，分別為成立行業(yè)協(xié)會(huì)，規(guī)范行業(yè)市場(chǎng);培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，滿足人才需求;細(xì)化評(píng)價(jià)方法，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。總之，在檔案數(shù)字化的實(shí)踐中，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，取得更優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化成果和更安全的檔案數(shù)字化外包服務(wù)。

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作者單位：遼寧大學(xué)歷史學(xué)院