機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策研究

蘇志紅

《中華人民共和國檔案法》第二條指出檔案是對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]，它將人類的發(fā)展歷史完整的保存下來，成為后來人探究和探索歷史發(fā)展的重要信息庫[2]。重視檔案和檔案管理工作，是中國共產(chǎn)黨的傳統(tǒng)和優(yōu)勢之一[3]。習(xí)近平總書記在對檔案工作的重要批示中指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。要加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

機關(guān)事業(yè)單位在我國分別承擔(dān)著各項任務(wù)與職責(zé)，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中是必不可少的一部分，是現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中的中流砥柱[4]。機關(guān)單位檔案記錄著機關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系、人事檔案、工作流程等重要信息[5]，對于事業(yè)單位內(nèi)部各項工作具有重要的參考價值[6]。但是長期以來機關(guān)事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)存在工作理念與傳統(tǒng)檔案管理模式不能充分適應(yīng)新形勢下單位需求，在一定程度上弱化了事業(yè)單位的公共服務(wù)屬性，對事業(yè)單位改革與發(fā)展造成了消極影響[6]，本文著重分析了存在的上述問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

一、存在的問題

（一）重藏輕用

長期以來，檔案管理部門有一種傳統(tǒng)的管理服務(wù)思想，那就是重藏輕用，重視館藏資源建設(shè)，該收的檔案應(yīng)收盡收，檔案資源建設(shè)在數(shù)量上明顯增加，但并沒有進行有效開發(fā)利用，并沒有使得檔案信息資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為信息資本優(yōu)勢，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

（二）缺乏重視

檔案是一種活資源，是動態(tài)性變化的，最能反映事物發(fā)展變化的軌跡和事物發(fā)展全貌。缺乏重視表現(xiàn)在兩方面，一方面是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值與作用認識不夠，認為檔案工作只是裝裝訂訂、分類存放，需要時再查詢管理，沒有認識到活檔案的價值;另一方面是單位檔案管理部門對檔案工作重要性認識不夠，導(dǎo)致檔案管理工作中存在工作理念老舊，比如重藏輕用;責(zé)任心不足，沒有嚴格做到按檔案整理規(guī)程辦事，認真核對、審核、蓋章，收集整理好每一件檔案，并分類、編號、裝訂、打印目錄、掃描等[7]，只是簡單裝訂，寫上封面，無編號，無目錄，檔案標(biāo)準化程度較低[8];職業(yè)操守不到位，沒有嚴格按照規(guī)章制度辦事等;投入不足，仍舊為傳統(tǒng)的手工管理模式，缺乏自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段等。

（三）專業(yè)人員缺乏素養(yǎng)

檔案管理是專業(yè)技術(shù)工作，需要專業(yè)的人來干專業(yè)的事。但是長期以來機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員素養(yǎng)普遍不足，表現(xiàn)在以下方面。其一，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，同時事業(yè)單位本身也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)體系[6]，導(dǎo)致檔案管理人員普遍缺乏基礎(chǔ)理論知識和專業(yè)技術(shù)水平，且吸收新知識、新技能在心理和行動方面遲緩。其二，職稱結(jié)構(gòu)方面，受職稱結(jié)構(gòu)比例限制，工作人員多為初級、中級職稱，高級職稱比例偏低，且高級職稱評審條件嚴格，使得大多數(shù)同志失去上升通道，大家在工作方面創(chuàng)新意識和研究意識不足，導(dǎo)致工作創(chuàng)新性不強，工作能力提升緩慢。同時職稱結(jié)構(gòu)限制促使一部分同志沒有上進心，得過且過，滿足于工作安穩(wěn)，責(zé)任心不足。

（四）信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是各行業(yè)發(fā)展的基本趨勢，離開以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的信息化，一切工作都將重歸為低效率和低質(zhì)量狀態(tài)。要提升檔案管理水平與質(zhì)量，就要加強信息化水平建設(shè)。但是當(dāng)前大多數(shù)市、縣級檔案局、檔案館最大的短板都出現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)方面。比如絕大多數(shù)縣級檔案館電子目錄占比和紙質(zhì)檔案數(shù)字化率均低于 50%，個別縣級檔案館甚至尚未開展電子目錄著錄、檔案數(shù)字化[9]，大量的檔案館由于受各種因素制約，館藏檔案數(shù)字化水平較低，有的檔案館數(shù)字化工作未實現(xiàn)零的突破[10]。信息化建設(shè)普遍滯后，投入不足，缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發(fā)揮信息化設(shè)施的作用[6]。

二、解決的對策

（一）改變服務(wù)理念

服務(wù)理念對檔案管理服務(wù)十分重要，要主動擔(dān)當(dāng)，有所作為，就要積極融入機關(guān)事業(yè)單位工作中，改變“重藏輕用”的管理服務(wù)理念，改變傳統(tǒng)資源決定服務(wù)的理念，重視館藏資源建設(shè)，更加注重檔案資源開發(fā)利用，“藏”“用”同等重視，為機關(guān)事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)，為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，為人民服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（二）提升工作價值

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作普遍不受重視，工作方面收收、藏藏、裝裝、訂訂，常規(guī)性工作是一方面，沒有體現(xiàn)出應(yīng)有的價值與作用。其次是部門自身存在感不強，與其它部門相比較自我定位過低，沒有真正認識到自身價值。要想被重視，提高地位，就需要在工作方面提升價值與作用。要加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。要做出有效成績，用實力來說話，用實力為自己贏得地位。

（三）做好人才培養(yǎng)

專業(yè)的人干專業(yè)的事是社會的普遍共識，檔案工作離不開專業(yè)的檔案工作人員。要做好檔案管理服務(wù)工作，其一，機關(guān)事業(yè)單位需要招聘專業(yè)的檔案管理工作人員;其二，加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，要系統(tǒng)化、專業(yè)化和精準化培訓(xùn)，達到基礎(chǔ)理論知識和專業(yè)服務(wù)技能逐步提高，鼓勵專業(yè)技術(shù)人員走出去參觀交流或參加學(xué)術(shù)會議，開闊眼界，增長知識和技能;其三，創(chuàng)建研究型學(xué)術(shù)團隊，邀請專家進行科研意識和科研能力培訓(xùn)，為職業(yè)能力提升和職稱晉升打好基礎(chǔ)。

（四）強化技術(shù)保障

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平的不斷普及和提高，檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機關(guān)事業(yè)單位要大力加強檔案管理工作與服務(wù)的信息化水平，加大人力物力和財力保障水平。做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等，添置專業(yè)的打印機、復(fù)印機及掃描設(shè)備，提高檔案管理工作效率。加強工作人員的信息化水平培訓(xùn)，確保工作人員可以熟練操作各類相關(guān)的設(shè)施，充分發(fā)揮各項信息化設(shè)施的作用。

參考文獻：

[1] 《中華人民共和國檔案法》

[2]閆衛(wèi)文.淺議檔案工作的重要性和價值[J].新西部（理論版），2013（06）：96+105.

[3]何虎生，雷引杰.中共中央檔案管理體系的初步沿革、特點與經(jīng)驗[J].檔案學(xué)通訊，2021（03）：4-11.

[4]史丹蕊.新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].商訊，2021（18）：178-180.

[5]王芳.創(chuàng)新機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性及途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：110.

[6]張麗娜.事業(yè)單位檔案管理存在的問題與解決對策[J].城建檔案，2021（05）：96-97.

[7]柏振樂.“活檔案”是這樣煉成的[N]. 中國檔案報. 2019-04-11（4）

[8]張艷娟，王賽春，劉水英.新時代縣級民生檔案管理及利用研究[J].檔案天地，2021（06）：48-49+59.

[9] 搶抓機遇 迎接挑戰(zhàn) 聚焦關(guān)鍵 補齊短板——“十四五”時期全力推進全省檔案信息化體系建設(shè)[J]. 四川檔案 ，2021，（02）：18-20.

[10] 黃華陽.遠程下載本人檔案，檔案館準備好了嗎？[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018，（20）：185-186

作者單位：河北省邯鄲市政府民生工作督辦室