小微企業(yè)檔案管理問(wèn)題研究

許勇

摘 要： 自改革開(kāi)放以來(lái)，小微企業(yè)經(jīng)濟(jì)逐漸融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)中，為我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了新的動(dòng)力源泉。小微企業(yè)在政府的支持鼓勵(lì)下興起并發(fā)展壯大，長(zhǎng)期在經(jīng)營(yíng)模式、管理模式上的探索，小微企業(yè)也積累了一定的適合自身發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，但是檔案管理仍是易于疏漏的問(wèn)題，所以小微企業(yè)在檔案管理上也仍存在諸多問(wèn)題，論文將基于小微企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，分析其原因并提出一些建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：小微企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；建議

小微企業(yè)雖然自身規(guī)模有限，但在我國(guó)數(shù)目眾多，因此在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中占有很大比例，而檔案管理又直接決定小微企業(yè)的企業(yè)性質(zhì)及企業(yè)管理的質(zhì)量，進(jìn)而影響該企業(yè)在同類企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中是否具有優(yōu)勢(shì)，能否發(fā)展壯大，因此研究小微企業(yè)的檔案管理模式對(duì)于企業(yè)本身及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展是十分必要的。

一、我國(guó)小微企業(yè)現(xiàn)狀

目前在“大眾創(chuàng)新，萬(wàn)眾創(chuàng)業(yè)”的浪潮下，小微企業(yè)正以星星之火可以燎原的趨勢(shì)迅猛發(fā)展，其數(shù)量之多，涉及領(lǐng)域眾多，分布區(qū)域之廣，據(jù)權(quán)威數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2013年底，我國(guó)小微企業(yè)占全國(guó)企業(yè)總數(shù)為76.57%，因此其在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的作用不容小覷。更重要的是，小微企業(yè)雖然規(guī)模小，但如果經(jīng)營(yíng)管理合理其便具有發(fā)展為大企業(yè)的潛力，并且這樣的例子在我國(guó)屢見(jiàn)不鮮，很多行業(yè)的龍頭企業(yè)都是從小微企業(yè)做起來(lái)的。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)各級(jí)政府也開(kāi)始關(guān)注小微企業(yè)的管理問(wèn)題，尤其是檔案管理更是管理工作中最易忽視但卻是重中之重的工作。

二、我國(guó)小微企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視程度不夠

首先從政府層面來(lái)看，小微企業(yè)規(guī)模小數(shù)量多，且大多是私營(yíng)企業(yè)，不易于管理，相較于大企業(yè)來(lái)說(shuō)，單個(gè)企業(yè)對(duì)國(guó)民生產(chǎn)總值影響并不大，因此政府在一定程度上忽視了對(duì)小微企業(yè)的管理，更不會(huì)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性。從企業(yè)管理者的層面來(lái)看，企業(yè)管理者以營(yíng)利為目的，在他們意識(shí)不到檔案管理的重要性時(shí)，會(huì)認(rèn)為檔案管理只是各項(xiàng)數(shù)據(jù)的記載，對(duì)企業(yè)創(chuàng)收效益的作用微乎其微，還會(huì)增加不必要的成本支出，便會(huì)把工作重心放在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)營(yíng)管理上，很多企業(yè)甚至根本沒(méi)有企業(yè)相關(guān)的檔案記載，以至于檔案管理薄弱或者缺失是眾多小微企業(yè)的通病。從小微企業(yè)員工層面來(lái)看，他們認(rèn)為小微企業(yè)規(guī)模小，工作人員少，在檔案管理上不如大企業(yè)正規(guī)，在檔案記載上也會(huì)存在記錄數(shù)據(jù)不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案記載的不完善，間接影響企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理體系不健全

長(zhǎng)期以來(lái)小微企業(yè)的檔案管理上至企業(yè)管理者不重視，下至檔案管理的工作人員由于沒(méi)有嚴(yán)格的歸檔要求而致使檔案記載工作存在很大的隨意性，檔案文件不完整、排列混亂，檔案管理的日期界限不明確，短期和長(zhǎng)期檔案也尚未分開(kāi)保存，對(duì)于檔案記載的數(shù)據(jù)也沒(méi)有合理的整理歸檔，同時(shí)小微企業(yè)的監(jiān)督機(jī)制不完善，未能做到定期檢查與核查檔案，不可避免會(huì)發(fā)生因年代久遠(yuǎn)，檔案紙質(zhì)腐壞、檔案丟失等現(xiàn)象，所以檔案管理工作也一直是形同虛設(shè)，不能為企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)及借鑒意義。大企業(yè)在長(zhǎng)期的發(fā)展和檔案管理模式的探索，其檔案管理體系已基本成熟，但小微企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)薄弱，并因其具有自身發(fā)展的特點(diǎn)，對(duì)于大企業(yè)的檔案管理模式不適用，需要探索適于自身運(yùn)營(yíng)特色的檔案管理體系，以在根本上強(qiáng)化小微企業(yè)的文化建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理，這是當(dāng)今社會(huì)小微企業(yè)發(fā)展的必由之路。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定企業(yè)檔案管理質(zhì)量的高低，但目前我國(guó)小微企業(yè)幾乎沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，一般是由會(huì)計(jì)保管人員或其他非專業(yè)人士代為管理，而檔案管理不僅是各項(xiàng)數(shù)據(jù)的記載，還需要專業(yè)的整理歸檔，不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)就會(huì)使檔案管理的質(zhì)量大打折扣。并且有些素質(zhì)低下的檔案管理人員會(huì)因一己私利倒賣企業(yè)檔案信息，造成企業(yè)重要信息的泄露，阻礙企業(yè)發(fā)展。

（四）檔案管理設(shè)施落后

一些小微企業(yè)不注重配套硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，有些企業(yè)甚至依舊沿用紙質(zhì)版檔案，沒(méi)有電腦、打印機(jī)等硬件設(shè)施，或這些硬件設(shè)施不用于檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的效率低下，不利于檔案的查找，也易于丟失一些重要數(shù)據(jù)，并且不利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)歸檔，在同等情況下，即使檔案保存完善，沒(méi)有科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起不到實(shí)質(zhì)作用，更發(fā)揮不了檔案管理的真諦。

三、完善小微企業(yè)檔案管理的建議

（一）提高對(duì)小微企業(yè)檔案管理的重視程度

企業(yè)意識(shí)形態(tài)的轉(zhuǎn)變及工作重心的轉(zhuǎn)移需要管理者和工作人員的共同努力，首先政府要提高對(duì)小微企業(yè)檔案管理的要求，管理者要提高對(duì)檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)移企業(yè)管理的工作重心，切實(shí)意識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的必要性與重要意義，工作人員也要上行下效，積極配合檔案管理人員的檔案記載。

（二）建立健全小微企業(yè)檔案管理體系

探索適于自身發(fā)展的檔案管理體系是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，首先企業(yè)要制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，例如檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用及銷毀制度等，其次設(shè)立嚴(yán)格監(jiān)管制度，加強(qiáng)檔案安全管理保障，也可與績(jī)效評(píng)估體系相結(jié)合，提高檔案管理工作的積極性與可執(zhí)行性。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)管理者積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以提升其專業(yè)能力。同時(shí)由于檔案管理涉及到企業(yè)發(fā)展的機(jī)密，需要對(duì)檔案管理人員的個(gè)人道德素質(zhì)進(jìn)行定期考察和教育，以保障企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與安全。

（四）完善檔案管理的硬件設(shè)施

小微企業(yè)要想提高檔案管理質(zhì)量，就必須完善相應(yīng)的硬件配套設(shè)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，例如及時(shí)更新電腦、打印機(jī)等硬件設(shè)施，構(gòu)建電子檔案，避免重要檔案的丟失，同時(shí)也利于數(shù)據(jù)的整理分析和歸檔，為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展提供指導(dǎo)與借鑒意義，從而切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案管理的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案管理既是企業(yè)發(fā)展的剪影，又能為企業(yè)發(fā)展提供方向與借鑒經(jīng)驗(yàn)，因此做好小微企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)做大做強(qiáng)的根本所在也是動(dòng)力源泉。從我國(guó)小微企業(yè)目前的發(fā)展來(lái)看，檔案管理仍是企業(yè)管理工作中最薄弱的環(huán)節(jié)，尚存在較多的問(wèn)題，而只有政府、企業(yè)管理者和工作人員通力合作加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)，小微企業(yè)才有可能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，躋身于行業(yè)發(fā)展的前列。

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