做好電力檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

孫景

摘 要：電力企業(yè)發(fā)展過程的各種真實(shí)歷史記錄與原始憑證資料都記載在電力文書檔案中，如何對電力檔案進(jìn)行有效、規(guī)范管理是電力企業(yè)亟待解決的一大焦點(diǎn)問題。從電力檔案的管理現(xiàn)狀來看，許多電力企業(yè)檔案管理實(shí)際工作中都出現(xiàn)了較多問題，本文首先論述電力檔案管理中出現(xiàn)的主要問題，在此前提下，總結(jié)相關(guān)的改進(jìn)對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理工作；改進(jìn)對策

近些年來，國內(nèi)電力企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大變化，由于檔案信息及數(shù)據(jù)資料越來越復(fù)雜，覆蓋范圍越來越廣泛，使檔案管理工作的開展難度與日俱增，如何高效管理各類電力檔案資料，為企業(yè)提供全面、優(yōu)良的檔案資源服務(wù)，成為了當(dāng)前電力企業(yè)共同探討的熱點(diǎn)問題。

本文在闡述電力檔案管理出現(xiàn)的突出問題的前提下，總結(jié)提出了相應(yīng)的改進(jìn)對策。

闡述電力檔案管理中出現(xiàn)的突出問題

對檔案管理的重視程度不夠高

許多電力企業(yè)的檔案管理部門沒有高度重視自身職責(zé)，部分員工以及管理領(lǐng)導(dǎo)都未意識到檔案管理工作對于企業(yè)的關(guān)鍵作用。

管理層缺乏檔案法制意識，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是簡單地搜集、保存文書資料，忽視了檔案管理的發(fā)展建設(shè)工作。

另外，一些電力企業(yè)縮減檔案管理方面的資金投入，致使企業(yè)沒有建立起科學(xué)、有效的管理機(jī)制，管理設(shè)備和保管條件也比較落后[1]。

管理人員的職業(yè)素質(zhì)普遍偏低

由于企業(yè)沒有足夠重視檔案管理建設(shè)，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理工作的大部分人員都缺乏良好的崗位素質(zhì)與職業(yè)技能，并且許多檔案管理人員并非專業(yè)人員，沒有掌握規(guī)范正確的檔案管理知識，致使電力企業(yè)檔案管理長期處于一個(gè)組織松散、被動(dòng)服務(wù)的工作狀態(tài)，情節(jié)嚴(yán)重時(shí)還可能丟失重要的檔案信息資源，對電力企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利影響。

還有，部分管理人員難以熟練掌握現(xiàn)代化信息管理的有關(guān)技術(shù)及檔案保存技術(shù)，致使檔案管理效率顯著降低。

檔案管理方法及手段較為落伍

電力檔案管理出現(xiàn)的一個(gè)普遍問題是管理手段及方法較為落后，例如，計(jì)算機(jī)的配置落后，硬、軟件設(shè)施的更新頻率較低，沿用手工抄寫的傳統(tǒng)管理方式等。另外，由于受到多方面的條件限制，檔案管理部門未能和其他部門建立良好的工作溝通關(guān)系，致使檔案管理工作難以順利有序開展。

檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展存在脫節(jié)現(xiàn)象

近幾年來，電力行業(yè)改革越來越深入，傳統(tǒng)檔案管理模式受到極大沖擊，大部分企業(yè)意識到檔案工作難以滿足電力技術(shù)發(fā)展的服務(wù)需求，于是開始建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，但電力企業(yè)構(gòu)建管理系統(tǒng)時(shí)并未充分考慮檔案管理系統(tǒng)融合的相關(guān)問題，致使檔案資源沒有得到合理的開發(fā)利用，讓企業(yè)檔案的信息化建設(shè)受到限制[2]。

總結(jié)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)對策

增強(qiáng)對電力檔案管理工作的重視程度

電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度重視檔案資料管理的相關(guān)工作，并要求檔案管理部門員工增強(qiáng)責(zé)任意識、崗位意識及法律意識，明確檔案管理在企業(yè)內(nèi)部管理中的重要地位，真正將電力檔案的各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，基層管理人員需明確自己的崗位職責(zé)，重視各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，與其他部門的管理人員構(gòu)建良好溝通關(guān)系，認(rèn)真做好電力文書資料的收集、保存及利用服務(wù)工作，注重提升電力基建檔案的管理效率。

提升電力檔案管理人員整體工作素質(zhì)

首先，電力企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理任職人員開展技能考核及評鑒，結(jié)合考核結(jié)果裁減一部分崗位能力較差的管理人員；之后，企業(yè)應(yīng)以具備競爭性的薪酬福利來公開招聘專業(yè)的電力檔案管理人才，進(jìn)而補(bǔ)充檔案管理人才庫的空缺，并提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。再次，企業(yè)要定期組織檔案管理部門的全體人員參加技能培訓(xùn)活動(dòng)。實(shí)際培訓(xùn)中，應(yīng)針對各個(gè)管理崗位的不同技能需求和人員能力情況開展針對性培訓(xùn)教學(xué)，比如說，一些管理人員已經(jīng)熟練掌握了檔案管理技術(shù)，但是對計(jì)算機(jī)軟件操作并不熟悉，針對這些人員應(yīng)該重點(diǎn)教授計(jì)算機(jī)的操作知識；而對于部分精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作知識，但欠缺專業(yè)檔案管理技能的人員，需要增強(qiáng)其專業(yè)管理能力。經(jīng)培訓(xùn)后，管理人員還需接受集中考核，以確保電力培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期效果，特別要注意做好新入職人員的培訓(xùn)、考核工作，確定考核結(jié)果合格后才可準(zhǔn)許上崗[3]。

在電力檔案管理中落實(shí)分解管控措施

檔案管理具備持續(xù)性、長期性及整體性等特點(diǎn)，為了更好地完成各個(gè)環(huán)節(jié)的信息管理工作，可將其進(jìn)行細(xì)化分解；從分解結(jié)構(gòu)來看，電力檔案材料、信息管理基本分解為：數(shù)據(jù)收集、資料存儲、分類管理、編碼記錄和資源利用等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)流程之間環(huán)環(huán)緊扣、缺一不可。要落實(shí)電力檔案管理中的分解管控措施，需從下面幾點(diǎn)著手：一是對本企業(yè)（單位）的各類檔案材料進(jìn)行完整收集，并予以分類處理，按照檔案類型差異，分門別類地存放各種材料，以增強(qiáng)檔案查找、傳輸使用的正確率；二是強(qiáng)化檔案保存、信息查閱等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以防檔案材料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；三是對于不同分類的電力檔案材料，要設(shè)置相應(yīng)保密等級，保障重要信息不會被泄露；四是明確各個(gè)管理人員的分工和職責(zé)，讓他們各盡其職，仔細(xì)做好材料分類、編目索引、立卷歸檔等具體工作[4]。

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升電力檔案管理質(zhì)量

電力企業(yè)引用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理各類檔案，能夠?qū)n案資料及信息數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的電子文檔，并利用計(jì)算機(jī)軟件將其正確傳輸給相關(guān)部門，使檔案管理工作的開展更加便利。此外，電力檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)可將圖片資料、視頻文件、文字資料等充分融合于一體，讓檔案信息更加生動(dòng)、直觀和完整。但在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理電力檔案時(shí)，應(yīng)要求使用一種統(tǒng)一的文檔格式，以方便各部門傳輸和利用檔案資源，并體現(xiàn)出檔案管理的有序性與高效性。除此以外，計(jì)算機(jī)技術(shù)還能提高檔案保管的安全性，將檔案資料制成電子文檔之后，可以對其進(jìn)行備份，即便部分文檔和信息因意外因素丟失，也可以從備份文檔中成功找回[5]。

積極創(chuàng)新電力檔案管理的思路與方法

新的發(fā)展形勢下，電力企業(yè)應(yīng)按照自身發(fā)展需求和市場情況，對原有的檔案管理思路及方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，對于一些較為繁復(fù)的管理工作程序，可以適當(dāng)予以簡化，力求高效率、高質(zhì)量完成檔案材料的具體管理工作。在組卷檔案和歸檔的操作中，相關(guān)人員可以在不影響管理質(zhì)量的基礎(chǔ)之上，采用一些合理方法取消部分復(fù)雜的工作程序。還有，實(shí)際管理中，檔案人員應(yīng)善于歸納工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)的不同問題，思考相應(yīng)的解決改進(jìn)方法，把自身所學(xué)知識合理地用于實(shí)踐工作中，以提升檔案材料管理的創(chuàng)造性和科學(xué)性，促使電力檔案資源真正為企業(yè)發(fā)展所用[6]。

結(jié)語

電力檔案資源管理屬于電力企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要構(gòu)成部分，其牽涉到企業(yè)供電服務(wù)能否順利開展，尤其在存儲供電信息、記錄供電設(shè)備數(shù)據(jù)等相關(guān)方面均體現(xiàn)出重要作用。因此，電力行業(yè)檔案管理人員要增強(qiáng)對檔案管理的重視程度，秉著“發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、處理問題”的態(tài)度，有效提升自身工作素質(zhì)，落實(shí)分解管控措施，積極創(chuàng)新檔案管理思路及方法，使檔案管理的工作價(jià)值與效用得到全面發(fā)揮，促進(jìn)電力企業(yè)贏取更多社會和經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：景東供電有限公司）

【參考文獻(xiàn)】

[1]陶建華.探析電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）.

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[3]許丹峰.關(guān)于如何做好供電企業(yè)檔案管理工作的思考[J].現(xiàn)代國企研究，2017（10）.

[4]陳運(yùn)鵬，羅艷，金巧芳.做好電力企業(yè)檔案保密工作的有效措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）.

[5]金梅花，蔡雨，陳賀，等.“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的電力檔案管理模式研究與探索[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2017，30（14）.

[6]韓燕.關(guān)于電力企業(yè)檔案信息現(xiàn)代化管理及對策的探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）.