科研院所財務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)研究

周 華

(江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，江蘇南京210014)

財務(wù)管理信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對傳統(tǒng)財務(wù)管理進行模式重構(gòu)，將財務(wù)信息作為管理信息資源，在此基礎(chǔ)上深化開發(fā)和利用，建立信息技術(shù)與財務(wù)管理高度融合的、開放的現(xiàn)代財務(wù)管理信息系統(tǒng)。隨著國家財政體制和科技體制改革的不斷深入，科研院所的財務(wù)管理正面臨著嚴(yán)峻的形勢和前所未有的挑戰(zhàn)，財務(wù)管理手段的創(chuàng)新勢在必行;國家對科技創(chuàng)新日益重視，投入經(jīng)費逐年加大，科研院所在國家科研任務(wù)中扮演的角色日趨重要，為科技創(chuàng)新服務(wù)的財務(wù)管理工作同樣需要與時俱進、不斷提高，財務(wù)管理信息化建設(shè)迫在眉睫。新的信息技術(shù)手段的不斷涌現(xiàn)，財務(wù)軟件產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，使得對海量財務(wù)數(shù)據(jù)進行動態(tài)實時監(jiān)控和深加工處理分析［1］、實現(xiàn)財務(wù)管理全程自動管控成為可能，財務(wù)管理信息化建設(shè)有了充分的技術(shù)支持和保障。

科研院所的財務(wù)管理信息化建設(shè)隨著全球信息化的發(fā)展而不斷發(fā)展，但發(fā)展的障礙依舊存在，發(fā)展的速度也不能完全滿足科研院所管理需要。大膽嘗試、勇于創(chuàng)新、深入研究、積極構(gòu)建能夠?qū)蒲性核€(wěn)定運營、持續(xù)發(fā)展提供有效支撐的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)，成為新時代財務(wù)部門的首要任務(wù)。本文分析了科研院所財務(wù)管理存在的主要問題，提出了建設(shè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的對策建議，以期為科研院所提高財務(wù)管理效率和工作質(zhì)量提供依據(jù)。

1 科研院所財務(wù)管理存在的主要問題

1.1 對財務(wù)管理信息化建設(shè)認(rèn)識不夠，其在單位管理中的作用未得到充分體現(xiàn)

大數(shù)據(jù)時代的信息化技術(shù)不斷發(fā)展并被廣泛使用，雖然科研院所的財務(wù)管理信息化已經(jīng)起步，并逐漸形成了一定體系，但財務(wù)管理信息化水平還較低，信息化程度還不夠深，加之科研院所財務(wù)管理本身受外部環(huán)境的種種限制，單位的管理層也尚未意識到財務(wù)信息是決策的基礎(chǔ)，尚未充分認(rèn)識到財務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)對提高管理水平、推進學(xué)科建設(shè)、促進科研事業(yè)發(fā)展等方面都具有積極的作用，因此導(dǎo)致科研院所的財務(wù)管理信息化建設(shè)步伐往往邁得不夠大、不夠快。只有充分認(rèn)識到財務(wù)管理信息化建設(shè)是單位信息化建設(shè)的重要一環(huán)，對提高單位的核心競爭力具有相當(dāng)重要的現(xiàn)實意義，才能把建設(shè)工作引領(lǐng)到正確的軌道上來。

1.2 現(xiàn)有財務(wù)管理軟件功能不足，不能滿足使用要求

當(dāng)今科研院所財務(wù)管理大多已經(jīng)進入了信息化建設(shè)階段，但系統(tǒng)建設(shè)尚不夠完善，技術(shù)不夠先進，管理功能仍顯單一，比如賬務(wù)處理功能僅僅在會計業(yè)務(wù)基礎(chǔ)處理上實現(xiàn)了計算機軟件替代手工記賬，財務(wù)管理僅限于體現(xiàn)賬面狀況，賬務(wù)處理功能不能滿足核算要求，高層次的財務(wù)管理仍舊缺少技術(shù)支持，沒有完全實現(xiàn)財務(wù)從核算到管理的根本轉(zhuǎn)變等?，F(xiàn)有財務(wù)管理軟件功能不足主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.2.1 現(xiàn)有財務(wù)管理軟件數(shù)據(jù)加工處理功能欠佳 首先，科研院所的發(fā)展日新月異，管理手段不斷創(chuàng)新，要求不斷變化，現(xiàn)有軟件功能不能滿足單位管理數(shù)據(jù)需要。其次，科研院所的項目來源繁多，不同項目往往有不同的管理要求，各項目主管部門經(jīng)常要求上報各種不同的報表數(shù)據(jù)，現(xiàn)有軟件功能不能滿足科研項目管理需要。再次，財政、稅務(wù)、審計等業(yè)務(wù)主管部門要求填報的報表數(shù)據(jù)種類較多、口徑相差也很大，現(xiàn)有軟件功能不能滿足這些報表數(shù)據(jù)填報要求。目前的財務(wù)系統(tǒng)無法實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動采集，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、篩選、匯總功能不能滿足使用要求，財務(wù)人員往往只能通過手工篩選匯總的方式完成各項數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計工作，工作準(zhǔn)確性差、效率較低。

1.2.2 現(xiàn)有財務(wù)管理信息軟件自動控制及預(yù)警、信息查詢輸出功能不足 現(xiàn)有財務(wù)管理軟件自動控制功能不足表現(xiàn)在:有預(yù)算的項目經(jīng)費支出管理、有標(biāo)準(zhǔn)的支出(如有住宿費、補貼發(fā)放控制標(biāo)準(zhǔn)的差旅費支出)管理、資產(chǎn)管理等財務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)的審核、控制主要依靠財務(wù)人員人工來進行控制，效率較低且容易產(chǎn)生工作差錯?，F(xiàn)有財務(wù)管理軟件信息輸出、查詢功能較弱，及時性差，使用不夠便捷，突出表現(xiàn)在相關(guān)部門及人員不能方便、及時地了解如經(jīng)費到賬、預(yù)算執(zhí)行、個人收入等財務(wù)信息，導(dǎo)致財務(wù)信息的使用存在障礙，不能夠?qū)挝皇聵I(yè)發(fā)展充分發(fā)揮信息支撐作用。

1.2.3 財務(wù)管理信息相對孤立，未能實現(xiàn)財務(wù)及相關(guān)系統(tǒng)的銜接和數(shù)據(jù)共享 財務(wù)管理信息相對孤立主要表現(xiàn)在3個層次:首先各財務(wù)管理信息功能模塊之間存在信息孤立，賬務(wù)核算、預(yù)決算、工資酬金發(fā)放等財務(wù)管理功能模塊之間未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通共享;其次財務(wù)管理信息系統(tǒng)與單位各部門管理信息系統(tǒng)之間存在信息孤立，財務(wù)管理信息系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、人事人才考核系統(tǒng)等職能部門管理系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一的共享平臺，導(dǎo)致單位內(nèi)部管理流程的銜接不暢;最后，財務(wù)管理信息系統(tǒng)與單位外部管理信息系統(tǒng)之間也存在信息孤立，表現(xiàn)在與銀行系統(tǒng)、財政部門、稅務(wù)部門等外部數(shù)據(jù)使用部門由于安全考慮、技術(shù)層面的原因，未能實現(xiàn)完全對接，數(shù)據(jù)有效傳輸存在障礙。

綜上可見，科研院所的財務(wù)管理系統(tǒng)普遍存在數(shù)據(jù)處理與輸出、控制管理等功能的不足，財務(wù)管理信息相對孤立，財務(wù)信息實時性、流程可視性、使用的便捷性較差，導(dǎo)致財務(wù)管理效率較低，構(gòu)建規(guī)范、智能、高效的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)勢在必行。

2 建設(shè)科研院所財務(wù)管理信息系統(tǒng)的對策和建議

2.1 完善信息化制度建設(shè)

科學(xué)合理的信息化制度是信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)，科研院所涉及不同的級別、不同的研究方向，情況相對比較復(fù)雜。因此在財務(wù)管理信息系統(tǒng)實際建設(shè)過程中，不僅要考慮國家財經(jīng)制度的規(guī)定和要求，更要結(jié)合本單位的實際，建立行之有效的信息化管理制度，明確單位信息化管理的總體要求、部門職責(zé)、信息化工作流程等相關(guān)內(nèi)容，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)單位信息化制度要求及財務(wù)管理的工作實際制定財務(wù)管理信息化管理制度，從而減少工作的盲目性，保障財務(wù)管理信息化建設(shè)的順利進行。

2.2 重視系統(tǒng)建設(shè)的頂層設(shè)計

頂層設(shè)計是鋪展在管理目標(biāo)與實踐之間的精確可控的“藍圖”，財務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)要從系統(tǒng)和全局的高度對科研院所的財務(wù)管理進行總體構(gòu)想和戰(zhàn)略設(shè)計。頂層設(shè)計要與科研院所不同類型工作的實際需求緊密結(jié)合，強調(diào)從理想到現(xiàn)實的技術(shù)化、精確化構(gòu)建。頂層設(shè)計要圍繞全局目標(biāo)，重視建設(shè)規(guī)劃的數(shù)據(jù)共享與互連，注重細(xì)節(jié)及各環(huán)節(jié)之間的銜接，從多角度來加以謀劃。貫徹執(zhí)行頂層設(shè)計要強調(diào)執(zhí)行力，具體實施機制與財務(wù)管理信息化工作要相互協(xié)調(diào)配合，這樣才能更科學(xué)、更有效地開展、推進系統(tǒng)建設(shè)工作，保障“藍圖”有序、漸進地落實和推進，最終產(chǎn)生頂層設(shè)計所預(yù)期的整體效應(yīng)。

2.3 明確信息化需求，針對問題制定明確建設(shè)細(xì)化方案

財務(wù)管理信息化系統(tǒng)不是一個單純的財務(wù)信息系統(tǒng)，而是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。財務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)包含但不限于以下方面的模塊:以全面預(yù)算管理為目標(biāo)的預(yù)算管理模塊、網(wǎng)絡(luò)手機報賬模塊、基礎(chǔ)會計核算模塊、實現(xiàn)自動計算的工資薪金發(fā)放管理模塊、實現(xiàn)科學(xué)管控的物資采購模塊、實現(xiàn)精細(xì)化管理的資產(chǎn)管理模塊、實現(xiàn)資金全程動態(tài)化管理的項目管理模塊、滿足各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能的報表模塊、便捷安全的實時財務(wù)查詢模塊［2］、與銀行國庫支付系統(tǒng)無縫對接且能實現(xiàn)自動對賬的資金支付模塊、能自動催收的往來管理模塊、電子憑證檔案管理模塊、發(fā)票及收款管理模塊、業(yè)務(wù)流程實時物流查詢模塊等，各功能模塊之間應(yīng)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)全面共享互通。財務(wù)管理信息化建設(shè)應(yīng)從宏觀著眼，同時考慮實際需求以及單位信息化發(fā)展現(xiàn)狀，系統(tǒng)合理規(guī)劃、科學(xué)分析調(diào)整相關(guān)業(yè)務(wù)流程，最終建立切實可行的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)細(xì)化方案。

2.4 充分利用有效資源，對財務(wù)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)進行集成整合

高效的財務(wù)管理信息系統(tǒng)必須具有強大的兼容性，兼容性除了要實現(xiàn)財務(wù)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部功能模塊之間的兼容外，更要實現(xiàn)與相關(guān)管理信息系統(tǒng)的對接。首先要充分開發(fā)利用單位現(xiàn)有信息資源，打通與其他管理軟件間的數(shù)據(jù)通道，實現(xiàn)與單位其他管理信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)系統(tǒng)間的信息數(shù)據(jù)共享互通;其次還要建設(shè)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接接口，實現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)管理信息系統(tǒng)與財政、銀行、稅務(wù)等外部數(shù)據(jù)使用單位的系統(tǒng)對接與數(shù)據(jù)。只有充分利用有效資源，對財務(wù)及相關(guān)系統(tǒng)進行整合，才能實現(xiàn)財務(wù)管理信息的高效集成，充分發(fā)揮財務(wù)管理效能。

2.5 充分考慮到科研院所內(nèi)部控制建設(shè)的需要

為加強內(nèi)部管理，加強廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)，目前各科研院所都按照財政部要求積極開展了內(nèi)控制度建設(shè)和評價工作。財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)要充分利用信息技術(shù)增強財務(wù)控制手段的多樣性、靈活性、高效性，加強內(nèi)部控制的預(yù)防、檢查與糾正的功能，擴大原有財務(wù)系統(tǒng)控制范圍，優(yōu)化各項銷售與收入、采購與付款、資金支付、資產(chǎn)管理等內(nèi)部控制活動環(huán)節(jié)，對內(nèi)部控制從控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控等5個方面進行優(yōu)化，從整體層面助力內(nèi)部控制建設(shè)，提高單位內(nèi)部控制水平。

2.6 加強風(fēng)險管控，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全

財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中，財務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)部、所依賴的外部環(huán)境都存在一定風(fēng)險［3］，財務(wù)管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)與其他平臺對接時存在著被攻擊、惡意篡改等威脅，網(wǎng)絡(luò)報賬、手機報賬等現(xiàn)代化財務(wù)手段的運用更增加了風(fēng)險。因此，建設(shè)現(xiàn)代化的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，必須強調(diào)系統(tǒng)的安全建設(shè)，對系統(tǒng)要定期進行風(fēng)險排查和測評，增加安全邊界防護，時刻做好軟件殺毒、登錄防護、數(shù)據(jù)加密與備份、權(quán)限控制等風(fēng)險防控工作。

2.7 注重財會信息化人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代化財務(wù)管理信息化改變了傳統(tǒng)的財務(wù)管理核算模式，財務(wù)管理信息化建設(shè)和實施的關(guān)鍵在于人，系統(tǒng)建設(shè)和實施不僅需要引進專業(yè)的信息化管理人才，也需要引進或培養(yǎng)既懂信息化技術(shù)又懂財務(wù)管理的復(fù)合型人才，對原有財務(wù)及相關(guān)人員更要加強財務(wù)管理信息化培訓(xùn)，制定具有針對性的在職培訓(xùn)計劃，使之熟練掌握系統(tǒng)操作及管理技能，提高他們的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時還要制定長期的后備人才培養(yǎng)方案，注重對后備人才的培養(yǎng)?？傊⒅囟鄬哟稳舜蔚呐囵B(yǎng)，提高本單位財務(wù)管理信息化建設(shè)和應(yīng)用水平。

2.8 加強宣傳推廣，營造良好的系統(tǒng)建設(shè)、運行環(huán)境

財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的使用者不僅僅是財務(wù)部門、財務(wù)人員，財務(wù)管理信息化的開展、系統(tǒng)的正常運行和推進，還需要依靠相關(guān)部門、相關(guān)人員的支持配合。財務(wù)部門應(yīng)著力做好實施財務(wù)管理信息化的宣傳工作，使各部門人員都能認(rèn)識到實施財務(wù)管理信息化的必要性，為財務(wù)管理信息化建設(shè)營造良好環(huán)境，確保財務(wù)管理信息化建設(shè)有序進行。信息化宣傳工作可通過多種方式進行，如組織專場培訓(xùn)、運用各大網(wǎng)絡(luò)平臺、建立微信群和QQ群等，也可以根據(jù)各下屬單位、學(xué)科的特點，指定專門的對口服務(wù)財務(wù)人員或設(shè)置專業(yè)的財務(wù)助理，進行多層次現(xiàn)場指導(dǎo)，通過多種方式和途徑實事求是地解決實際運行問題。

3 結(jié)語

為學(xué)科建設(shè)、科研事業(yè)的長遠發(fā)展保駕護航，是當(dāng)今科研院所財務(wù)人員必挑的重?fù)?dān)，唯有以一體化的財務(wù)管理信息系統(tǒng)為著力點，不斷提高財務(wù)管理工作水平，提升財務(wù)管理服務(wù)能力，才能很好地完成這項工作。財務(wù)管理信息化建設(shè)又是一項管理理念創(chuàng)新的系統(tǒng)性長期工程，財務(wù)管理信息化建設(shè)雖能具備一定的前瞻性，但《政府會計制度》等國家各項制度對科研院所的財務(wù)管理不斷提出新的要求，科研院所持續(xù)發(fā)展導(dǎo)致內(nèi)部管理對財務(wù)信息需求不斷變化，以及財務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)管理流程的不斷調(diào)整，這些都決定了財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)絕不是一勞永逸的，其功能需要根據(jù)實際情況不斷進行補充完善和拓展創(chuàng)新，才能保證財務(wù)管理信息系統(tǒng)與時俱進，保證其便捷性、高效性，才能持續(xù)發(fā)揮決策支持作用。