做好煤炭施工企業(yè)工程檔案管理的思考

王懷民

【摘要】工程檔案是施工企業(yè)檔案管理的重中之重，工程檔案具有技術(shù)的綜合性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性特點，掌握工程檔案管理的相關(guān)知識，對于檔案人員完整規(guī)范地收集歸檔文件，將起到事半功倍的效果。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工程檔案；收集與整理；規(guī)范

作為一個沿革40多年產(chǎn)值累計百億元的煤炭施工企業(yè)，檔案的歷史從上世紀(jì)70年代保存至今，伴隨著企業(yè)總部的搬遷，檔案室經(jīng)歷了3次搬家，檔案人員也新老交替換了幾茬，曾經(jīng)的市級、省級檔案室的獎牌已經(jīng)成為歷史沿革榮譽檔案的一部分。如何面對新形勢、新任務(wù)，面對未來大集團(tuán)數(shù)據(jù)庫的建立，迎接數(shù)字檔案時代的來臨，如何做好施工企業(yè)檔案管理，尤其是工程檔案管理，做到更加專業(yè)細(xì)致、更加規(guī)范有序，筆者就煤炭基層施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，經(jīng)過專家的講學(xué)授課，自身的學(xué)習(xí)理解，結(jié)合施工企業(yè)實際，就做好煤炭施工企業(yè)工程檔案管理進(jìn)行思考。

一、工程檔案管理的重要性

企業(yè)檔案的潛在價值是企業(yè)固本強基謀發(fā)展不可或缺的基石，企業(yè)檔案作為一項無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。工程檔案更是施工企業(yè)檔案管理的重中之重。工程檔案的定義，就是在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，它包括在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，簡稱工程文件，也就是說，工程項目從策劃立項直至竣工并投入使用的全過程中直接形成的大量工程文件，包括文字、圖紙、圖像、聲像、模型、實物等各種形式的記錄。作為施工企業(yè)，檔案的本質(zhì)是具有憑證價值的原始記錄，檔案在企業(yè)發(fā)展中提供最原始的信息源，同時也是可供學(xué)習(xí)的知識源。因此，企業(yè)工程檔案無論與本企業(yè)還是與社會，具有以下幾個重要性：一是工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持。二是工程檔案不僅對本身工程有指導(dǎo)利用作用，而且對其他同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)。三是工程竣工檔案乃檢驗和衡量施工單位資質(zhì)等級和信譽的依據(jù)，是驗證企業(yè)施工能力的有效證明。四是能夠促進(jìn)工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。五是工程竣工檔案與整個城市建設(shè)檔案有密不可分的關(guān)系，它是城市建設(shè)檔案資料的基礎(chǔ)，是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟效益的最佳途徑。舉例說明，在2016年底，城市進(jìn)行供熱系統(tǒng)改造，時間緊、任務(wù)重，熱力公司到我公司求助，雖然20多年前施工的住宅小區(qū)，施工圖紙和資料我們公司檔案室相對齊全，真是“存檔千日，用檔一時”，工程檔案的利用為熱力改造發(fā)揮了顯著作用，為老舊小區(qū)“三供一業(yè)”改造移交，為施工效率提高和節(jié)約資金作出了貢獻(xiàn)。 作為煤炭基層施工企業(yè)的檔案管理部門，面對領(lǐng)導(dǎo)的肯定，同行的認(rèn)可，必須繼續(xù)發(fā)揚“不用揚鞭自奮蹄”的精神，更加系統(tǒng)、規(guī)范地做好工程檔案管理。

二、工程檔案的范圍和特點

（一）工程檔案的范圍。1.工程準(zhǔn)備階段。工程管理—立項文件—征地拆遷—勘察測繪—招投標(biāo)—開工審批—設(shè)備采購—財務(wù)預(yù)算。2.監(jiān)理文件。施工管理—施工安全控制—施工質(zhì)量控制—施工進(jìn)度控制—造價控制—合同管理—竣工驗收資料。3.施工文件。施工管理—施工技術(shù)—施工測量—施工物資—施工實驗—施工記錄—質(zhì)量驗收。4.竣工驗收文件?？⒐を炇铡獓覍ｍ楎炇铡攧?wù)決算—聲像檔案。5.竣工圖。設(shè)計變更匯總—竣工圖。

（二）工程檔案的特點。1.技術(shù)的綜合性。技術(shù)的綜合性是工程檔案突出的特點，建設(shè)項目自身的建設(shè)技術(shù)也是綜合性的，工程建設(shè)中涉及的專業(yè)多。2.形成領(lǐng)域的廣泛性。專業(yè)的廣泛性，建設(shè)單位的廣泛性，形成文件部門的廣泛性。3.內(nèi)容的專業(yè)性。工程要涉及多種專業(yè)，如土建、給排水、電氣、通風(fēng)與空調(diào)、供電系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、信號系統(tǒng)等。

三、當(dāng)前工程檔案管理存在的問題

（一）項目施工文件不完整。項目施工文件是指項目施工過程中形成的反映項目礦建、土建、安裝情況的文件。主要有施工單位資質(zhì)、管理人員資質(zhì)，特殊工種上崗證，開工報告，施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、圖紙會審，原材料及構(gòu)建出廠證明質(zhì)量鑒定文件，項目部公章啟用文件，設(shè)計變更通知，施工記錄，施工日志，分部、分項質(zhì)量檢驗評定，單位工程竣工驗收等文件。

容易出問題的19個環(huán)節(jié)：1.部分資料是復(fù)印件，不是追溯性原件（不能使用復(fù)制品代替）。2.文件簽名是電腦打印的名字，不是手寫。3.會議紀(jì)要的規(guī)范性不足（參會人員的簽到表）。4.資料不得隨意涂改，當(dāng)確實需要修改的時候應(yīng)用劃改，強調(diào)施工記錄的完整性（按部位及工序檢查）。5.施工日志的完整性（每天一志，內(nèi)容完整）。6.分部分項的完整性（報驗表）。7.資料簽字、蓋章的規(guī)范性（施工資料的結(jié)論性簽字及單位工程竣工文件蓋章）。8.招投標(biāo)文件的規(guī)范性（資質(zhì)文件的完整性、規(guī)范性、打分表的準(zhǔn)確性、合同的規(guī)范性）。9.特種設(shè)備安裝：告知書、質(zhì)量監(jiān)督檢驗報告的收集歸檔。10.設(shè)計及項目服務(wù)機構(gòu)出具的文件的完整性（資質(zhì)、附圖、附表、附件）。11.單位工程驗收及綜合驗收文件的收集（建設(shè)單位、監(jiān)理、施工單位、設(shè)計單位、意見）。12.施工圖及設(shè)計單位告知已作廢的施工圖。13.注意新的規(guī)程規(guī)范。例如：核準(zhǔn)方面的新規(guī)定；特種設(shè)備安裝質(zhì)量管理；監(jiān)理；工程資料編制標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)程、規(guī)范。14.檔案管理方面的新標(biāo)準(zhǔn)，新要求。15.注意修訂項目檔案收集范圍。16.單位工程定位測量的依據(jù)（基準(zhǔn)點）。17.文書檔案與項目檔案的區(qū)別（紅頭文件）。18.項目文件與生產(chǎn)技術(shù)文件的劃分。19.消防施工圖紙審批及設(shè)計變更資料收集。

（二）工程資料歸檔檔案意識不強。由于施工企業(yè)按項目施工，工程項目多分散，一般只設(shè)立臨時基地，為了便于使用和追溯，要考慮后期維護(hù)和及時回收質(zhì)量保證金，項目部有申請暫時各自保管的情況；工程資料缺失嚴(yán)重，收集過程曠日持久，即使匆匆歸口交至生產(chǎn)技術(shù)部門或檔案管理部門，勢必影響今后使用。endprint

（三）對于工程檔案收集過程控制不足。做好此項工作遠(yuǎn)非檔案人員或是職能部門幾個人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視、共同努力。而實際工作中，工程檔案管理人員因人員業(yè)務(wù)問題，或是其他原因，沒有摸清項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作統(tǒng)籌策劃不夠。有的項目對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理資料，這對于完善資料，整理檔案帶來很大難度；還有一種情況，即文件分家，生產(chǎn)技術(shù)部管理技術(shù)檔案，企業(yè)管理部管理合同原件，招投標(biāo)資料在工程開發(fā)部，如果不及時整理，肯定拖延了資料時間。造成以上的情況原因，一方面是干部職工檔案意識不強，企業(yè)檔案宣貫力度不夠，專業(yè)的人才相對缺乏；另一方面是檔案管理人員對于工程檔案經(jīng)歷不足，沒有足夠理解工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案需歸檔、并掌握具體的歸檔范圍，無法統(tǒng)籌安排等等，這些需要工程技術(shù)部門、項目部共同協(xié)作完成。

四、解決工程檔案管理存在問題的幾點建議

（一）以法立檔，制度立檔。1988年國家檔案局、原國家計委發(fā)布《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》，對基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了規(guī)定。2002年國家檔案局頒布了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28—2002），再次修改和明確了建設(shè)項目檔案歸檔范圍和保管期限。2006年國家檔案局、國家發(fā)改委印發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，明確規(guī)定：“項目檔案是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收”。這一系列的規(guī)則出臺，使項目檔案工作更加規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步明確了檔案工作在項目建設(shè)中的職責(zé)和地位，也使項目檔案工作有章可循，有法可依。

（二）建立檔案人員網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。建立健全各項管理制度及編制檔案收集范圍、分類方案等業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件；使資料收集工作規(guī)范化、制度化。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部分工，結(jié)合實際要素，將檔案的積累、形成、收集列入各部門的職責(zé)范圍，并有控制及考核措施，制定《企業(yè)項目檔案收集目錄表》并認(rèn)真執(zhí)行。工程技術(shù)部、檔案等部門到項目部做好檔案交底，明確各部門的歸檔范圍，暫時保管期間檔案的安全防范教育和檢查工作；開工前依據(jù)設(shè)計文件及各單位工程劃分規(guī)定，組織設(shè)計、監(jiān)理等單位進(jìn)行單位工程劃分，確定單位工程名稱，并報行業(yè)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站備案。同時，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

（三）工程檔案的收集納入經(jīng)營管理。即納入合同管理，依規(guī)開展檔案工作，納入結(jié)算程序，檔案不合格，財務(wù)不結(jié)算；納入工程進(jìn)度管理，能夠保證檔案管理及時形成，按時收集；納入工程技術(shù)管理，有效保證文件質(zhì)量；納入工程質(zhì)量管理體系，監(jiān)督檔案制度的執(zhí)行、落實情況。

（四）加強檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。檔案相關(guān)人員要通過培訓(xùn)、交流等形式提高自己的業(yè)務(wù)水平 ，一方面要學(xué)習(xí)檔案管理方面的前沿、先進(jìn)知識，不斷吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新概念的機會，為檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件。另一方面，也要學(xué)習(xí)建設(shè)項目檔案專業(yè)知識，掌握項目驗收的基本流程，熟悉項目文件的收集辦法等，對工程檔案管理做到有的放矢。另外，企業(yè)專職檔案人員還要做好對企業(yè)各部門以及各施工單位的指導(dǎo)培訓(xùn)工作，如果條件具備，在各部門、各單位設(shè)置一名兼職檔案員，更加有利于檔案管理與交接的初始工作，更加有利于檔案的保護(hù)工作。還要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，懇談檔案工作對單位長遠(yuǎn)發(fā)展的影響，啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。endprint