高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要點(diǎn)淺析

阮巧春

【摘要】在高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工過程中，由于其建設(shè)路線長，涉及面廣，參與建設(shè)的單位較多，從而會(huì)產(chǎn)生大量與工程相關(guān)的檔案資料。但是，在實(shí)際的施工建設(shè)過程中，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理可能存在很多問題。這就需要相關(guān)單位高度重視檔案管理工作，工程內(nèi)業(yè)必須與工程外業(yè)同步進(jìn)行，才能進(jìn)一步提高高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。本文淺析了高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的幾個(gè)要點(diǎn)，希望能夠?qū)Ω咚俟方ㄔO(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高速公路；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；要點(diǎn)

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從高速公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、征地拆遷、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工到工程管理全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的不同類型載體的檔案資料（包括文件材料、圖表、計(jì)算材料、聲像材料、電子文件等）。高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是指對高速公路建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的相關(guān)資料、文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)地收集、整理、立卷、歸檔工作。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目提供有關(guān)施工質(zhì)量、項(xiàng)目決策以及項(xiàng)目工作考察等方面的書面依據(jù)，能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的學(xué)術(shù)研究等提供參考，此外，它還能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供生產(chǎn)、管理、維護(hù)、改擴(kuò)建等利用需要。高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作對整個(gè)工程項(xiàng)目管理和建設(shè)具有重要作用，但不同的參建單位對檔案管理重視程度各不相同，檔案管理工作還有待完善，以下就檔案管理工作的幾個(gè)要點(diǎn)來闡述如何加強(qiáng)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。

一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的檔案管理工作

（一）制定完善的檔案管理制度。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目管理人員必須按照工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理工作的具體要求，制定出一套完善的檔案管理制度，提高工程項(xiàng)目管理人員對檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的主管部門，指派專門的檔案管理人員，實(shí)行責(zé)任制，將檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，加強(qiáng)對于檔案管理的宣傳，對相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行一定程度的普及，提高全體管理人員和施工人員的檔案意識以及法律意識，能夠主動(dòng)配合檔案管理人員的檔案管理工作，使得檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照檔案管理制度，做好檔案管理工作。

（二）了解高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的總體要求。從整體上把握高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的要點(diǎn)，避免在后期展開檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)不必要的失誤。要求檔案管理人員必須做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，能夠認(rèn)識到建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，根據(jù)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)程進(jìn)行詳細(xì)的安排、部署，以便檔案管理工作能夠和工程項(xiàng)目的建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了讓高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員的管理水平能夠滿足目前檔案管理工作的要求，需要對檔案管理工作人員進(jìn)行一定的專業(yè)知識培養(yǎng)，使得檔案管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)以及較高的職業(yè)道德修養(yǎng)。在聘用檔案管理人員的時(shí)候，就應(yīng)該挑選專業(yè)技能水平較高的專職人員，必須要了解并熟悉國家及所在項(xiàng)目省、市的各項(xiàng)法規(guī)和政策，并且能夠嚴(yán)格地貫徹落實(shí)，還要能夠較熟練掌握電腦計(jì)算機(jī)的操作。只有做到這些，才能夠讓檔案管理人員更好地工作，從而提高檔案管理水平。

（四）充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理部門，應(yīng)該督促各個(gè)參建單位盡量齊備現(xiàn)代化辦公設(shè)施，以保證在后期的檔案編制、歸檔等工作能夠科學(xué)、高效、規(guī)范地進(jìn)行。提升檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，積極采用和推廣功能健全、兼容性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)的信息檢索和存檔，保證檔案文件的安全性，使項(xiàng)目管理人員在查看檔案資料的時(shí)候更加方便快捷，提高檔案資料的利用率，實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。

二、高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的檔案管理工作

（一）做好施工過程中的檔案收集工作。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工過程中，檔案管理人員要收集整個(gè)施工建設(shè)期間的所有文件資料和數(shù)據(jù)，這是一項(xiàng)非常重要的工作。數(shù)據(jù)、信息等材料的收集一定要做到準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，要快速有效地進(jìn)行項(xiàng)目材料的收集，盡可能保證材料的收集工作和工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度保持一致，不能出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，避免在后期整理過程中出現(xiàn)混亂；還要保證材料的真實(shí)性，要積極收集施工建設(shè)的第一手資料，檔案管理人員可以在施工過程中進(jìn)入施工現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地信息收集，特別是原始測量數(shù)據(jù)和原始試驗(yàn)數(shù)據(jù)的收集，這項(xiàng)工作必須是各個(gè)職能部門互相配合才能完成；要保證整個(gè)施工過程中的一切信息、資料都被全面收集起來，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。

（二）做好施工過程中的檔案整理工作。在完成檔案的收集工作之后，就要對材料信息進(jìn)行整理，根據(jù)相關(guān)的材料歸檔原則，將在建設(shè)項(xiàng)目施工、管理過程中形成的資料、信息、數(shù)據(jù)等先按預(yù)立卷分門別類地進(jìn)行歸檔。在歸檔整理的過程中，必須做好不同種材料的區(qū)分工作，一般情況下是按照時(shí)間或者程序進(jìn)行組卷，對于設(shè)備類性質(zhì)的文件則是按照產(chǎn)品說明或者調(diào)試進(jìn)行分類，歸檔、整理工作一定要認(rèn)真仔細(xì)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，保證檔案整理、歸檔的工作效率。對于施工設(shè)計(jì)方面的材料要進(jìn)行單獨(dú)的組卷，便于后期的查閱和使用。需要注意的是，征地拆遷的資料貫穿于工程建設(shè)全過程，無法在短期內(nèi)完成，對征地拆遷資料的收集、整理更需要有專人專門保管和負(fù)責(zé)。高速公路檔案管理工作非常重要，一定要指派專人進(jìn)行，落實(shí)工作責(zé)任，提高檔案整理、歸檔工作的工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

三、高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收和移交工作

在高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工完成之后，檔案管理部門的工作人員要對建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理、驗(yàn)收和移交，只有經(jīng)過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的工程才能提交工程竣工驗(yàn)收。需要驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目檔案，應(yīng)在竣工驗(yàn)收前提請檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請，并提供有關(guān)項(xiàng)目檔案資料收集、整理、歸檔的文字材料，以及工程項(xiàng)目總目錄、竣工檔案分類目錄等材料，經(jīng)有關(guān)部門核查預(yù)驗(yàn)收。如果在預(yù)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)有遺漏或者需整改的材料，應(yīng)該盡快補(bǔ)充完善并整改到位，再提請檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。在通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，就要開始移交檔案，要把握好檔案的移交時(shí)間，一般情況下要在工程竣工3個(gè)月以內(nèi)將檔案移交給有關(guān)部門，做好移交時(shí)的記錄工作，避免出現(xiàn)檔案遺失的情況。

四、結(jié)束語

高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作對于工程項(xiàng)目的施工建設(shè)和管理都具有重要意義，它不僅能夠保證工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度，還可以使建設(shè)項(xiàng)目的施工有序進(jìn)行，此外，對于高速公路的建設(shè)成本控制工作也有著重要的促進(jìn)作用。在實(shí)際的管理工作中，必須嚴(yán)格做好高速公路施工準(zhǔn)備階段、施工階段以及工程竣工驗(yàn)收階段的檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)對高速公路建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量控制和成本控制的目的，促進(jìn)高速公路建設(shè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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