檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題分析

索秀萍

【摘要】本文主要探討檔案信息化管理的優(yōu)勢及其存在的安全問題，進而提出相應(yīng)的意見和建議，以期望能夠更有效地做好檔案信息化管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化管理；優(yōu)勢；安全問題

在當(dāng)今社會，傳統(tǒng)管理檔案的方式已經(jīng)無法滿足時代的需求。因此，在新時期學(xué)習(xí)新的檔案管理方法即是社會發(fā)展的趨勢。為此，增強人們對檔案信息化管理優(yōu)勢與及其所存在安全問題的認(rèn)識是非常必要的?；诖耍疚闹饕獜囊韵氯齻€方面進行分析。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）檔案管理的高效率和利用率。隨著科技的發(fā)展和進步，新時期檔案信息化管理更應(yīng)注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務(wù)對象和檔案信息的傳遞數(shù)量，方顯檔案信息化管理的優(yōu)勢。新時期檔案信息管理的高效率主要體現(xiàn)在數(shù)字信息所占空間小，傳遞空間無限制，且能持續(xù)24小時服務(wù)等。不僅在空間方面，更增強了檔案信息化管理的水平。而新時期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個用戶使用，且不影響保存質(zhì)量。

（二）信息查詢快捷且精確。傳統(tǒng)的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動尋找為主，難免出現(xiàn)效率低，有紕漏，甚至錯誤的現(xiàn)象。而新時期的檔案信息化管理手段恰巧彌補了這種弊端。無論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無法比擬的。例如，在查詢同一類型的檔案資料時，只要通過信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類似的資料，既快速，又避免很多誤差。

（三）信息運輸和共享方便。傳統(tǒng)的檔案信息主要是到相關(guān)部門進行實際查詢或者運用傳真等方式進行運輸或共享，既不方便，又不夠快捷。而新時期的檔案信息在運輸方面和共享方面都是十分方便的。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，自動檢索就可以實現(xiàn)檔案信息間的運輸，不受地域和時間的限制，節(jié)約了人力、物力和財力。另外，對于同一份檔案信息，可以實現(xiàn)多數(shù)人同時學(xué)習(xí)和借鑒，更可以同步完成檔案信息的發(fā)文、歸檔以及使用。這些無不體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。

二、檔案信息化管理存在的安全問題

（一）檔案管理者所帶來的安全問題。在管理檔案信息的過程中，最關(guān)鍵、最重要的因素就是人。由于檔案管理工作者的安全意識淡薄、素質(zhì)水平偏低等都會威脅到檔案信息的管理。例如，因為操作失誤或不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致檔案信息的丟失或遺漏；或者隨意將賬號或密碼告知他人等等，都會造成一些無法估量的安全問題。

（二）檔案管理過程的安全性。傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，以紙質(zhì)檔案、單位蓋章以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字為主。然而相對于新時期的檔案信息管理方式而言，它具有一定的安全性。由于電子信息檔案長期存儲在計算機的硬件或軟件中，那么，無論是硬件的使用壽命，還是軟件的使用壽命都會在一定程度上制約檔案信息管理過程的安全性。若管理不善，將帶來重大的損失和無法估計的后果。

（三）計算機病毒帶來的威脅性。在這個信息膨脹的時代，計算機的廣泛應(yīng)用既給我們帶來了巨大的便利，同時，也給我們帶來了不可避免的威脅——有可能感染計算機病毒。有的計算機病毒所帶來的破壞是非常巨大的，有可能損害管理檔案信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息泄漏，信息修改或竊取等，不僅不利于檔案工作者自身的利益，更會危害到企業(yè)整體的利益。

三、檔案信息化管理的幾點建議

（一）增強檔案工作者的安全意識。在現(xiàn)代社會，檔案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就會導(dǎo)致無法挽回的后果。因此，為提高檔案信息化管理的水平，應(yīng)做到以下兩個方面：第一，加強學(xué)習(xí)保密性法規(guī)，以誤報檔案管理信息的安全性。第二，開展相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作者的文化水平和自身綜合素質(zhì)，進而提高其管理能力。

（二）建立健全檔案信息化管理制度。完善的管理制度是保障檔案信息安全的重要措施，為此，應(yīng)主要從以下兩個方面出發(fā)：首先，健全責(zé)任管理制度，以避免管理過程中帶來的威脅。例如，定期檢查存儲信息的硬件或軟件的安全性以及使用壽命，以做到及時備份。其次，完善歸檔制度，從多方面進行檢查。例如，在歸檔時，檢查檔案內(nèi)容的真實性和一致性以及文件是否為最終版本等等。

（三）采用多樣化的技術(shù)防范措施。為確保檔案信息化管理工作的安全性，應(yīng)采取相應(yīng)的技術(shù)防范措施，具體主要從以下幾個關(guān)鍵點著手：第一，邀請專業(yè)的計算機程序員優(yōu)化檔案信息化管理的程序，以確保程序的安全質(zhì)量。第二，為避免計算機病毒所帶來的危害，選擇正版的殺毒軟件，對計算機進行有效的、合理的殺毒。第三，為保護檔案信息和數(shù)據(jù)不被竊取、篡改或泄漏，可以采用相應(yīng)的加密技術(shù)，電子文件簽署技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、防寫技術(shù)以及限制檔案管理工作者權(quán)限的控制技術(shù)等等。

四、結(jié)論

綜上所述，雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，現(xiàn)代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢，但其安全問題仍舊更需要引起人們的關(guān)注。因此，為應(yīng)對檔案信息化管理中所存在的安全問題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務(wù)大眾。

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