人事檔案的信息化管理及應(yīng)用

劉倩

【摘要】伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機在人事檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，為企事業(yè)單位的經(jīng)營管理帶來了更多的便捷，本文主要就人事檔案信息化的管理及其應(yīng)用進行分析。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化；管理

如今，社會已是信息化時代，無論是政治、經(jīng)濟還是文化方面都迎來了更多的發(fā)展機遇。在這樣的時代背景下，人事檔案管理也逐漸衍變?yōu)樾畔⒒芾?。但就目前來說，人事檔案的信息化管理工作者依然存在著很多的問題，這就需要有關(guān)人員對問題有清晰的認(rèn)識，并不斷改善，從而推進人事檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）符合時代趨勢。在信息化時代的背景下，信息資源的價值日益明顯，加快人事檔案的信息化管理步伐是順應(yīng)時代趨勢的必然之路。信息化管理也能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率。

（二）實現(xiàn)資源共享。如今，信息資源已經(jīng)成為社會發(fā)展中必不可少的戰(zhàn)略資源。加強人事檔案的信息化管理，對于實現(xiàn)檔案資源共享有著重要作用，并且在一定程度上也能促進我國社會的進步。

（三）便于查閱。從本質(zhì)上來講，推動人事檔案管理信息化的主要目的便是為了實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，也就是利用信息技術(shù)將原有的紙質(zhì)檔案進行收集和加工，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化儲存，方便人們查閱，將其價值更好地發(fā)揮出來。

二、人事檔案信息化管理及應(yīng)用中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理，首先必須要擁有一定的設(shè)備作為基礎(chǔ)，主要包括計算機、掃描儀等其他硬件設(shè)備，這些設(shè)備作為信息化管理的技術(shù)支撐，是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的必須前提。但就目前來說，有些單位的基礎(chǔ)設(shè)施過于老舊，常有掃描不清晰等情況出現(xiàn)，在很大程度上影響了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理標(biāo)準(zhǔn)。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化首先要有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，作為管理的參考依據(jù)，以確保人事檔案管理信息建設(shè)的質(zhì)量和效益。但現(xiàn)實中，很多單位都只從自身的利益角度出發(fā)，并未形成一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠暢通，使檔案管理工作的意義無法真正的體現(xiàn)。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。從本質(zhì)上來講，人事檔案管理的主體是人，所以說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性的作用。但就目前來說，我國的人事檔案管理人才相對匱乏，多數(shù)人事檔案管理人員的技術(shù)不過關(guān)，導(dǎo)致檔案信息化管理存在很多的安全隱患。并且由于管理人員的馬虎等原因，常常出現(xiàn)檔案信息的失真現(xiàn)象，也給人事檔案資源的使用帶來很大不便。

三、人事檔案管理的信息化應(yīng)用辦法

（一）配備先進的技術(shù)設(shè)備。要想實現(xiàn)人事檔案信息化管理，先進的技術(shù)設(shè)備是保障一切工作的前提，是開發(fā)、利用資源的基礎(chǔ)條件，同時也是實現(xiàn)檔案信息傳輸與共享的主要途徑。所以，當(dāng)前形勢下。對于人事檔案管理信息化的建設(shè)需要更多的投入，購進更先進的設(shè)備，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，確立更加完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理體系，有效提高檔案管理工作的效率，讓人事檔案管理現(xiàn)代化逐漸走上正軌。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。就目前來說，人事檔案管理工作中，存在著紙質(zhì)材料以及電子文件兩種材料，所以，檔案管理部門就需要對二者同時進行收集與管理，之后將工作的重點放在信息儲存以及二次開發(fā)上。這就需要制定出一套更加科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置合理的人事檔案管理系統(tǒng)，通過信息維護將原始的信息及資料錄入計算機中，建立一個全國范圍的信息數(shù)據(jù)庫，讓人事檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)和管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。

（三）確保人事檔案信息的安全。進行人事檔案的信息化管理建設(shè)，除了要實現(xiàn)信息資源共享，還需要特別注意的一點就是檔案信息的安全問題，要避免由于檔案信息泄露而造成的無法挽回的后果。那便需要檔案管理部門采用更加嚴(yán)密的保護措施來進行維護，并要做到執(zhí)法嚴(yán)格，保證人事檔案信息的真實性。與此同時，對于檔案管理人員的管理能力、操作水準(zhǔn)以及政治素養(yǎng)等方面也要進行提高，對于檔案信息要進行備份，明確數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，所有的工作必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進行，全面保障人事檔案信息的安全。

（四）要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。實際上，人事檔案管理的核心目標(biāo)就是為了滿足人們對于檔案信息資料的需要，為人民提供更多的便捷，所以要不斷提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這要求使用計算機技術(shù)對文本、圖像、聲音、視頻等文件進行分類、提取和處理，通過不同的載體實現(xiàn)人員檔案信息的數(shù)字存儲，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)遠程傳輸和信息資源的通信，從而滿足人們對于人事檔案信息的不同需求，從整體上提高人事檔案管理工作的水平。

四、結(jié)語

伴隨著社會的不斷進步，如今計算機已經(jīng)成為人們生活、學(xué)習(xí)中必不可少的工具，為人們的生活帶來了極大的便利。人事檔案管理中的計算機技術(shù)也將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案管理，使檔案管理工作效率大大提高。但在檔案管理信息化的應(yīng)用過程當(dāng)中，工作人員仍然需要不斷發(fā)現(xiàn)問題、趨利避害，保證人事檔案管理的安全性。

【參考文獻】

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