醫(yī)院重點工程項目檔案管理工作實踐

熊含艷

【摘要】本文結合醫(yī)院遷建工程建設項目過程中檔案管理的實踐情況，為醫(yī)院開展重大工程項目檔案管理提供一些借鑒，共同探索更符合實際的工程項目檔案管理方法。

【關鍵詞】醫(yī)院；工程項目；檔案管理

廣西柳州市人民醫(yī)院遷建工程是城市重點建設工程，是集醫(yī)療、保健、教學、科研、預防、康復等功能于一體的綜合性現(xiàn)代化醫(yī)院，是對城市的國民經(jīng)濟和社會發(fā)展具有影響的骨干工程，有利于城市衛(wèi)生資源結構優(yōu)化，滿足不斷增長的醫(yī)療服務需求。本文在利用項目檔案成套性、同步性、現(xiàn)實性等普遍性特點的同時，結合遷建工程檔案形成時間跨度大、數(shù)量大、利用實效久的新特點，加強了項目檔案管理，為醫(yī)院開展重大工程項目檔案管理提供一些借鑒。

一、建設項目檔案案卷組成概況

2008年11月底，醫(yī)院遷建工程一、二期建設項目投入使用，三期及后續(xù)工程待建中。2017年，醫(yī)院綜合檔案室完成竣工項目全過程文件材料的收集、分類、立卷歸檔工作，共收集整理項目檔案共1148卷，其中工程準備階段檔案304卷，監(jiān)理文件12卷，施工技術檔案270卷，施工圖140卷，竣工文件201卷，竣工圖209卷，聲像檔案12卷。

建設項目檔案的主要內(nèi)容涵蓋了設計、施工、監(jiān)理、設備安裝調(diào)試到竣工各過程的文件材料，綜合檔案室收集和整理好的歸檔文件主要有：1.項目立項報告、可行性研究報告的批準文件；2.選址申請及選址規(guī)劃意見書；3.國有土地使用、建設用地許可的批準文件；4.關于征地拆遷補償、人員安置的文件材料；5.項目初步設計、施工圖設計的審批及說明；6.項目勘察、設計、施工、監(jiān)理等招投標文件；7.開工審批、建設施工許可證的文件材料；8.反映項目工程質(zhì)量、進度、資金使用控制情況的文件材料；9.工程監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理日記、監(jiān)理工作總結等文件材料；10.項目主要設備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證、裝箱清單、開箱記錄等文件材料；11.竣工備案表、整改通知書等文件材料。

二、建設項目檔案管理的主要措施

（一）制度管理，做好前端控制。醫(yī)院遷建工程項目參建單位數(shù)量眾多，必須運用管理制度和標準來規(guī)范指導工作。醫(yī)院綜合檔案室依據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》修訂了《柳州市人民醫(yī)院項目檔案管理規(guī)定》和《柳州市人民醫(yī)院項目檔案范圍及保管期限表》。當參建單位確定時，立即將醫(yī)院項目檔案管理制度和歸檔范圍以正式文件的形式下發(fā)，并召開由各參建單位專兼職檔案人員參加的工程項目檔案會議，并說明各自在項目檔案管理中的職責以及具體要求等。在工程開工之前，提前介入，了解工程項目內(nèi)容、涉及的部門和人員、工程進度安排等，根據(jù)實際情況進一步安排項目檔案工作計劃，做好前端控制，使建設項目檔案工作得以有序開展。

（二）同步管理，做好全程控制。醫(yī)院綜合檔案室制定了《檔案管理“三參加”制度》《科技檔案工作“四同步”管理制度》，在項目檔案管理工作中，堅持在項目前期設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收的全過程做到項目建設的檔案材料形成、積累、歸檔與工程同步進行。檔案管理人員在立項、設計、施工、驗收等過程中，全程跟蹤，進行指導、監(jiān)督、檢查，明確檔案歸檔范圍和質(zhì)量。尤其在施工中的檔案管理，深入施工現(xiàn)場，實地了解各施工單位檔案資料的收集歸檔情況，切實履行督查指導職能。同時與監(jiān)理單位多溝通，要求加強對項目檔案的收集齊全工作。

（三）實行預立卷制度，做好質(zhì)量管理。實行項目檔案預立卷制度，“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”，施工單位在工程承包的范圍內(nèi)負責編制，提交完整的竣工文件資料，要求收集齊全、內(nèi)容準確、整理系統(tǒng)，質(zhì)量符合管理要求。監(jiān)理單位在負責監(jiān)督各施工單位做好竣工檔案資料工作同時也按質(zhì)量要求移交整個項目管理工作形成的文件材料。實行預立卷制度，為醫(yī)院建設項目的竣工文件材料的歸檔管理打下了良好的基礎。

三、建議及對策

（一）進一步完善項目檔案全程管理。運用管理理念，繼續(xù)推行項目檔案全程管理，定期學習研究國家制定的檔案管理制度和法規(guī)，根據(jù)醫(yī)院實際情況，及時制定符合項目檔案工作自身發(fā)展規(guī)律的檔案規(guī)章制度，并結合工程建設實踐，不斷完善建設項目檔案全程管理，確保工程項目檔案的完整與齊全。

（二）完善工程項目檔案管理人員培訓制度。工程項目檔案管理是一項綜合性工作，檔案管理人員不僅要有扎實的工程項目管理的基礎知識，還要有檔案管理技能。在重大建設工程中需要專業(yè)復合型的人才就必須完善培訓制度，采用定期性、階段性、專題性不同的培訓方式來提升檔案管理人員對工程項目的檔案管理專業(yè)技能。有助于檔案管理人員了解工程動態(tài)，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。

（三）進一步加強溝通能力。項目檔案工作僅憑檔案人員的專業(yè)知識和工作熱情是不夠的，在工程項目檔案管理的各個階段，要與施工單位的工程技術人員進行有效溝通。工程技術人員看重的是工程本身的質(zhì)量和進度，容易忽視工程項目檔案管理的重要性，檔案管理人員要主動與工程技術人員溝通，使歸檔文件符合歸檔要求。同時，與監(jiān)理、項目部門加強溝通，充分利用他們的行政力量，層層把關，才能確保工程項目檔案的合格率、準確率。

（四）加強項目檔案管理信息化。檔案管理信息化，涉及檔案數(shù)字化、檔案材料載體轉(zhuǎn)換、存儲、檢索方式研究設計、軟件平臺功能設置等眾多問。醫(yī)院目前正處于信息技術與傳統(tǒng)的檔案管理相銜接的過渡時期，因此我們要從多方面進行思考、改進，檔案管理信息化建設迫在眉睫。

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