淺談如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

于曉燕

一、企業(yè)人事檔案管理工作的重要性

所謂人事檔案，主要是指社會機(jī)構(gòu)或組織在人事管理活動中形成的人事文件材料，內(nèi)容包括個人經(jīng)歷、德才能績、工作情況等，并以個人為單位集中保存起來的以備査考。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分。

二、我國企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題

（1）人事檔案管理模式落后。目前，我國無論是國家行政機(jī)構(gòu)，還是企事業(yè)單位都執(zhí)行統(tǒng)一的人事檔案管理格式、分類、保管方式和裝訂標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致相關(guān)的人事檔案管理工作模式老套，無法推動人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（2）人事檔案管理人員思想意識淡薄。受傳統(tǒng)管理觀念的束縛，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工對人事檔案管理工作普遍缺乏深刻認(rèn)識，檔案管理意識淡漠，認(rèn)為人事檔案只是一些資料，沒有太多的利用價值，沒有對其予以重視。

（3）檔案室辦公設(shè)備不健全。由于部分單位的經(jīng)費(fèi)不足，沒有固定的檔案經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致檔案室現(xiàn)代化辦公設(shè)備不健全。防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠及濕度調(diào)節(jié)等設(shè)施設(shè)備更是無法得到保障，這在一定程度上影響和制約了人事檔案管理的發(fā)展。

（4）檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。部分人事檔案管理人員，由于素質(zhì)低、責(zé)任心不強(qiáng)、服務(wù)觀念薄弱，從而導(dǎo)致人事檔案管理水平落后，工作方法比較陳舊，只注重紙質(zhì)檔案材料，卻忽略了與之配套的電子檔案，管理水平僅停留在存檔的層面上。

三、解決人事檔案管理工作現(xiàn)狀的途徑

（1）建立健全人事檔案相關(guān)的規(guī)章制度。人事檔案管理人員可以結(jié)合單位的實(shí)際情況制定管理規(guī)章制度，促使檔案管理人員重視人事檔案管理工作，增強(qiáng)責(zé)任心。

（2）加大人事檔案管理的宣傳力度，努力提高領(lǐng)導(dǎo)干部及職工的檔案管理意識。檔案管理人員要充分利用展板、政務(wù)宣傳欄、黑板報、簡報、電子郵箱、QQ群等工具大力宣傳與全體干部職工切身利益相關(guān)的檔案知識。

（3）徹底改變現(xiàn)有人事檔案材料內(nèi)容的單調(diào)性和陳舊性，提高檔案的利用價值和功能，豐富人事檔案多元化的內(nèi)涵。在人事檔案中可增加反映個人真實(shí)情況的一些材料，這樣更能全方位的了解個人在“德、能、勤、績、廉”等方面的最新信息。

（4）加強(qiáng)檔案室的硬件配置。設(shè)立專門的檔案室，檔案室必須配置專人專用的計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施。必須重點(diǎn)加強(qiáng)硬件建設(shè)，這也是保證人事檔案管理質(zhì)量的必要手段。

（5）提高人事檔案管理人員素質(zhì)。首先是增強(qiáng)人事檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德的培養(yǎng)。檔案工作者要提高政治修養(yǎng)和黨性修養(yǎng)，忠于職守、愛崗敬業(yè)，堂堂正正做人，清清白白做事。其次是加強(qiáng)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，努力豐富其檔案管理業(yè)務(wù)知識，不斷提高檔案工作水平。最后是要學(xué)會計算機(jī)的操作和現(xiàn)代化的檔案管理知識，才可以從以前人事檔案整理繁瑣、勞動強(qiáng)度大、重復(fù)性勞動多的工作中解脫出來，提高人事檔案管理工作的效率。

（6）以人為本，增強(qiáng)服務(wù)意識。人事檔案管理人員應(yīng)該解放思想、與時俱進(jìn)，樹立“以人為本”的理念。在人事檔案管理工作中，始終堅持以“人”為中心，做到尊重人、關(guān)心人、愛護(hù)人。建立新的人事檔案管理模式，變封閉式的管理為開放式管理，把人事檔案社會化、公開化，才能使人才資源得到更有效、更合理、更公正的利用。

四、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)人事檔案管理工作是一項漫長、復(fù)雜、重要的基礎(chǔ)性工作，我們只有不斷地創(chuàng)新工作思路，才能提高人事檔案管理工作效率，體現(xiàn)人事檔案的社會價值，發(fā)揮人事檔案的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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