機(jī)關(guān)檔案管理中的幾個問題及對策

陳德華

習(xí)近平總書記曾指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。誠然，機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)有序、集中統(tǒng)一的依法管理必將對提高機(jī)關(guān)的工作效率和工作質(zhì)量起到舉足輕重的作用。因而，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理其意義不言而喻，下面結(jié)合工作實際談幾點建議。

一、機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題和不足

近幾年通過對部分機(jī)關(guān)檔案管理工作開展檔案執(zhí)法檢查的情況看，機(jī)關(guān)檔案管理仍然存在諸多不盡人意的問題和不足。主要有如下三個方面。

1.“不要”。所謂“不要”，即為不重視，從領(lǐng)導(dǎo)到普通機(jī)關(guān)工作人員，依法收集、管理、利用檔案的意識淡薄，日常工作不注重及時收集、及時歸檔，管理制度不夠健全，久而久之，檔案工作就處于“荒廢”的狀態(tài)，處于“有人用無人管”的狀態(tài)。

2. “不懂”?！安欢毕嘤凇安灰眮碇v，領(lǐng)導(dǎo)重視程度高，直觀的認(rèn)識到了檔案的重要性，懂得檔案工作是機(jī)關(guān)一切工作的基礎(chǔ)和根本，但是由于檔案工作絕非“文盲”工作，搞好檔案工作需要系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識做支撐，從檔案的管理制度的制定、檔案日常的安全管理和維護(hù)到檔案的收集、整理、歸檔、利用和移交都有著專業(yè)的要求，因而，單位檔案工作就出現(xiàn)了“想抓而無從下手”的狀態(tài)。

3.“不熟”。這里的“不熟”專指機(jī)關(guān)檔案員的業(yè)務(wù)水平而言，多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案員對檔案業(yè)務(wù)存在不熟悉、一知半解等問題。客觀上存在一些原因，比如，一部分機(jī)關(guān)檔案員類似“走馬燈”一樣更換頻繁，于是單位的檔案工作也就像“擊鼓傳花”，在一個人手里還沒有捂熱又傳到他人手中；一部分機(jī)關(guān)檔案員兼任數(shù)職，因而，踏踏實實的，鉆研檔案業(yè)務(wù)工作實屬為難之舉。

二、提升機(jī)關(guān)檔案管理水平的幾點建議

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作，作為檔案行政管理機(jī)關(guān)的工作者是首當(dāng)其沖的工作任務(wù)，我認(rèn)為應(yīng)從三個方面加大力度。

1.加大檔案依法管理的宣傳力度。檔案依法管理的宣傳，要把各單位的領(lǐng)導(dǎo)作為宣傳的主要方向和重點，進(jìn)一步提升他們的依法治檔的意識。比如可以采取印發(fā)文件的形式，印發(fā)開展檔案執(zhí)法檢查的通知、檔案安全管理檢查的通知等等文件，提醒各單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)時刻不能放松對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視；比如，采取以案釋法的形式，提升檔案管理的法律意識，可以編輯印制“檔案違法案例”收集整理在管理中出現(xiàn)的檔案損毀、丟失、盜搶檔案等等檔案違法案例，用活生生的檔案違法案例，以案釋法，為各單位檔案主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員敲響警鐘，促使依法收集整理檔案、依法安全管理檔案、依法利用檔案形成工作的自覺。

2.加大檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)的力度。檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)是年年搞的活動，也是提高業(yè)務(wù)知識水平必選之路。但是，業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動搞了，其效果多數(shù)時候不盡人意。我認(rèn)為在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，要從兩個方面努力：

一方面，要抓“綱”立“目”。所謂“綱”即是檔案工作的宏觀管理，具體一點就是要把單位的全宗卷的重要作用講清楚，組織各機(jī)關(guān)單位把全宗卷建立起來，這樣以來，單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案員在開展檔案工作時思路就清晰了，工作就有方向了，避免盲目抓，所謂立“目”即是具體環(huán)節(jié)的要求和操作技巧，比如具體的檔案收集、歸檔、管理及利用的具體內(nèi)容、具體標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)要求，一一分解，詳細(xì)研究。另一方面，要變方式提效果。培訓(xùn)活動搞的成功與否，最終是要用培訓(xùn)的效果來檢驗。我們搞培訓(xùn)一般都習(xí)慣采取“課堂式”的形式，請行業(yè)的專家或是領(lǐng)導(dǎo)開展授課，并且是“滿堂灌”的授課方式，中間互動的環(huán)節(jié)基本沒有，往往是上面只管講課，下面只管聽課，能不能解決具體的、實際的問題，授課老師一點也沒有底氣，而實際上，培訓(xùn)效果往往不盡人意。我們不妨改變一下培訓(xùn)方式，比如，采取觀摩形式的培訓(xùn)，檔案的安全管理經(jīng)驗、檔案利用方面的管理經(jīng)驗以及檔案收集、歸檔的成功經(jīng)驗等等環(huán)節(jié)的具體的、實際的操作技巧和經(jīng)驗，采取現(xiàn)場觀摩、現(xiàn)場講解的方式，并且即時采取互動，更能促進(jìn)好做法的傳播；再比如，檔案的歸檔整理，可以采取組織技能比賽的方式，提前組織幾個單位組成參賽隊，從一份文件，到形成檔案，現(xiàn)場操作，按照時間和標(biāo)準(zhǔn)衡量比賽結(jié)果，并且現(xiàn)場點評，這樣更有抓手、更直觀，利于提高培訓(xùn)效果。

3.加大檔案執(zhí)法檢查的力度。檔案執(zhí)法檢查是各級檔案行政管理部門普遍薄弱的環(huán)節(jié)，各地檔案行政管理部門強(qiáng)調(diào)為其他機(jī)關(guān)做好檔案工作的業(yè)務(wù)服務(wù)方面多一些，“真刀實槍”“叫真碰硬”的開展檔案執(zhí)法檢查的時候相對少之又少，尤其是縣級檔案行政管理部門，甚至從未開展過檔案執(zhí)法檢查工作。提升檔案執(zhí)法檢查的力度，我認(rèn)為應(yīng)從兩個方面入手。

第一，要克服畏難情緒。多年來，大部分檔案行政管部門工作人員，習(xí)慣于被檔案部門是“軟部門”的思想困擾，于是乎，在開展檔案執(zhí)法檢查時，習(xí)慣了“協(xié)商執(zhí)法”“寬容執(zhí)法”的方式，而這種工作方式和狀態(tài)，已經(jīng)涉嫌褻瀆檔案崗位和職責(zé)之嫌，《檔案法》已于1987年頒布，并明確了我們檔案行政執(zhí)法的職權(quán)，因而，我們在開展檔案執(zhí)法時，要擯棄這種“協(xié)商式”執(zhí)法，要把檔案執(zhí)法檢查作為防止檔案違法違紀(jì)行為發(fā)生的“防患之盾”、打擊檔案違法行為的“雷霆之劍”用好、用準(zhǔn)、用在經(jīng)常。

第二，要強(qiáng)素質(zhì)樹形象。強(qiáng)素質(zhì)是老生常談，也是必須之舉，開展檔案執(zhí)法檢查，首先執(zhí)法人員要熟知檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)要求及檔案業(yè)務(wù)知識的標(biāo)準(zhǔn)，做到有底數(shù)、有底氣；其次要樹立良好的形象，小到著裝、言談，大到程序規(guī)范、執(zhí)法文書使用適當(dāng)，多個方面都要向合法、合規(guī)、規(guī)范、正規(guī)的方向努力。

（作者單位：保定市檔案局 ）endprint