信息時代檔案工作要點分析

趙紅梅

檔案工作是企事業(yè)、機關(guān)單位日常工作中的重要內(nèi)容之一，對單位的運行與發(fā)展有著非常重要的作用。企事業(yè)、機關(guān)單位在日常活動中會產(chǎn)生大量的文件，這些文件中不少具有一定的價值，會被作為檔案搜集、整理、存儲起來，以備不時之需。檔案工作的內(nèi)容就是對檔案進行收集、整理、分類、利用。在傳統(tǒng)的檔案工作中，人工居核心地位，信息技術(shù)的誕生與發(fā)展深刻地改變了人類社會的方方面面，檔案工作也不例外。

一、檔案收集工作

檔案收集是檔案工作的初級階段，也是決定之后檔案整理、分類、應(yīng)用的基礎(chǔ)工作。檔案搜集工作需要做到全面性、針對性、層次性，在以往的人工檔案工作中，檔案的全面性往往難以保證，總會有掛一漏萬的現(xiàn)象。為了提高檔案工作的效能，信息時代的檔案收集工作需要做到以下兩點內(nèi)容：首先，做好無紙化辦公工作。無紙化辦公即信息化辦公。目前信息化辦公是企事業(yè)、機關(guān)單位辦公的主流，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公而言，無紙化辦公更為便捷，也更環(huán)保。不僅如此，檔案收集上也更便利，僅需利用郵箱便能完成檔案的搜集；其次，檔案工作部門要做好傳統(tǒng)檔案的電子化轉(zhuǎn)化工作。單位中的不少有價值的檔案仍然是紙質(zhì)形態(tài)保存的，利用起來較為麻煩，檔案部門需要做好相應(yīng)的轉(zhuǎn)化工作，如采用掃描技術(shù)將之電子化、信息化。

二、檔案存儲工作

1.存儲介質(zhì)信息化

檔案存儲是檔案工作中的難點之一。在以往的檔案工作中，檔案存儲通常需要一個專門的檔案室，這不可避免地會占用到企事業(yè)、機關(guān)單位的辦公空間。不僅如此，檔案室對空間環(huán)境的要求通常比較高，比如溫度、濕度、日照等。信息時代的檔案工作存儲介質(zhì)發(fā)生了很大的變化，從以往的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字介質(zhì)乃至網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)。相比于紙質(zhì)介質(zhì)而言，數(shù)字介質(zhì)，比如磁盤、光盤等的容量更大，且占用空間非常小，不會影響到單位的正常辦公。此外，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，云盤成為文件存儲的重要形式，云盤依托于網(wǎng)絡(luò)，僅需輕輕一點，便可以將單位的檔案上傳其中，更為高效、便捷。這也使得檔案利用者可以隨時隨地突破時空限制利用檔案，提高了檔案的傳播與利用效率。

2.利用方式信息化

檔案利用是檔案工作中的重要內(nèi)容，也是檔案實現(xiàn)自身服務(wù)價值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在以往的檔案利用中，因為檔案自身的載體、內(nèi)容都比較單一，因而其利用方式也比較簡便。通常是用戶或者檔案工作人員手工檢索，不僅耗時長，且檢索效率低，存在檢索不全的現(xiàn)象，弱化了檔案利用的效率。信息時代的檔案利用工作雖然難以直接展開（檔案的存儲形態(tài)決定了檔案檢索必須依托于一定的介質(zhì)，比如電腦），但檢索方式卻更為便捷，搜索引擎檢索、網(wǎng)絡(luò)檢索、光盤檢索等都是檔案檢索的有效手段，不僅準(zhǔn)確性高，且確保了檢索的全面性。并且，相比于傳統(tǒng)的檔案利用而言，信息時代的利用方式也更多元，在線閱讀、資料下載乃至網(wǎng)絡(luò)聊天都是檔案利用的重要途徑，服務(wù)效果更為突出。

三、檔案服務(wù)工作

無論是企事業(yè)、機關(guān)單位的檔案科、檔案室，還是專業(yè)的檔案館，檔案工作的核心要義都是服務(wù)，換言之，服務(wù)是檔案工作的關(guān)鍵內(nèi)容，也是信息時代檔案工作的主要關(guān)注點之一。

1.更新服務(wù)理念

服務(wù)理念指檔案部門在具體工作中所秉持的基本理念，對檔案服務(wù)效能有著非常直觀的影響。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案服務(wù)存在著“物本主義”、被動服務(wù)等弊端，影響了服務(wù)的具體效能。因此，在信息時代的檔案工作中需要做好必要的調(diào)整工作。首先，檔案部門需要徹底轉(zhuǎn)變檔案工作的理念，將檔案工作的著力點從物轉(zhuǎn)移到人，即不再以單位活動中產(chǎn)生的檔案為檔案工作的出發(fā)點、立足點，而是從人的檔案需求出發(fā)，著手檔案工作，提高檔案工作的效能；其次，檔案部門需要強化檔案服務(wù)的意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。根據(jù)單位部門或工作人員的實際需要，借助信息技術(shù)及時地將檔案信息分門別類，降低用戶在信息搜集中的實踐，提高服務(wù)效率。

2.創(chuàng)新服務(wù)模式

服務(wù)模式是檔案服務(wù)中最為活躍的元素，也是對檔案服務(wù)效能影響最大的內(nèi)容。在以往的檔案工作中，服務(wù)模式較為單一，無差別服務(wù)和零散信息服務(wù)占據(jù)主流。信息時代的到來，極大地改變了人們對信息的認(rèn)知，與此同時，人們對檔案服務(wù)的要求也越來越高，無差別服務(wù)、零散信息服務(wù)越來越難以滿足用戶的檔案服務(wù)需求。對此，檔案部門需要做好針對性地調(diào)整工作，創(chuàng)新服務(wù)模式。比如，檔案工作部門可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)平臺，在平臺中記錄用戶的檔案搜索軌跡、搜索偏好等，根據(jù)用戶的搜索信息向用戶提供針對性服務(wù)，降低用戶搜索時間，提高服務(wù)效率；又如，檔案工作部門需要做好服務(wù)信息的整合工作，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對零散的信息資源進行整理、歸類，使之成為有價值的知識。

3.拓展服務(wù)范圍

信息時代的檔案工作，歸根到底即檔案的信息化及建設(shè)工作，包括檔案資源的信息化以及數(shù)字檔案館、檔案室的構(gòu)建。如前所述，檔案服務(wù)是所有檔案工作的要點所在，信息時代的檔案工作也不例外。對此，信息時代的檔案工作要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，做好檔案服務(wù)范圍的拓展工作，具體而言，包含以下兩層內(nèi)容。首先，檔案工作部門要加大檔案的搜集、整理力度。在以往的檔案工作中，紙質(zhì)化文件是檔案的主要來源，但紙質(zhì)文件存在不易搜集、整理、保存的弊端，因而，檔案工作多有缺失，信息時代到來轉(zhuǎn)變了此一趨勢，檔案工作部門可以輕而易舉地獲取各種電子文件，豐富了檔案來源；其次，檔案工作部門要做好服務(wù)對象的拓展工作，不能有“門戶之見”，要挖掘更多的潛在信息服務(wù)需求者。

四、結(jié)語

檔案工作是企事業(yè)、機關(guān)單位工作中的重要內(nèi)容，對單位的發(fā)展有著不可估量的作用。信息時代的到來對檔案工作而言，既是挑戰(zhàn)，又是機遇。信息技術(shù)一方面對檔案工作中檔案的搜集、存儲提供了更為便捷的條件，另一方面又加劇了檔案服務(wù)變革的壓力。對此，檔案工作部門需要從信息時代出發(fā)，采取針對性的措施。

（作者單位：河北省科學(xué)院 ）endprint