數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐與探索

張晶

數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對(duì)象，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、保護(hù)及共享利用，是各單位辦公自動(dòng)化的一個(gè)必需的組成部分，是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案室到數(shù)字檔案室的變革，是信息化條件下的必然選擇，是檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求，是實(shí)現(xiàn)電子文件全過(guò)程管理和推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的最佳途徑。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)概況

1.政策推進(jìn)

國(guó)家檔案局于2014年和2016年分別發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》）和《數(shù)字檔案室建設(shè)概論》，從數(shù)字檔案室的內(nèi)涵、內(nèi)容和建設(shè)要求等幾方面明確了建設(shè)要點(diǎn)?！吨改稀分赋觯瑪?shù)字檔案室具有檔案資源“數(shù)字”化、檔案實(shí)體“虛擬化”、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識(shí)化的特點(diǎn)。從而可以看出，數(shù)字檔案室不僅具備傳統(tǒng)檔案室的基本功能，而且在管理檔案的載體方面更加全面，管理流程更加連續(xù)系統(tǒng)，服務(wù)方式更為智能。同時(shí)，《指南》指明了數(shù)字檔案室的建設(shè)原則，應(yīng)當(dāng)遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實(shí)施，務(wù)求實(shí)效。陸續(xù)出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字檔案室的規(guī)范建設(shè)提供了保障。所以，以檔案資源為根本，標(biāo)準(zhǔn)為保障，技術(shù)為支持的數(shù)字檔案室建設(shè)，能夠達(dá)到檔案信息資源有效管理和利用共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全過(guò)程管理，與數(shù)字檔案館無(wú)縫銜接。

2.技術(shù)推進(jìn)

數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級(jí)版”，是電子化的信息倉(cāng)儲(chǔ)，給檔案信息管理帶來(lái)了極大的便利。我國(guó)的數(shù)字檔案室建設(shè)從2000年后增多，在建設(shè)初期，借鑒了圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，采用傳統(tǒng)的抽取、分類、聚類和關(guān)聯(lián)分析法進(jìn)行資源管理。而隨著理論的完善和實(shí)踐的推進(jìn)，越來(lái)越多的融以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、算法和水印技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，多采用“三網(wǎng)一庫(kù)”基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，北京市77%的市屬單位都是用電子檔案管理系統(tǒng)，云南各館室還設(shè)立了電子文件中心、電子檔案查閱場(chǎng)所等，多依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從軟硬件設(shè)備方面保障了數(shù)字檔案室的基本建設(shè)。天津市的“一站式”查詢服務(wù)，長(zhǎng)春市開(kāi)展的網(wǎng)上惠民工程、遼寧省的檔案信息共享平臺(tái)等，都利用網(wǎng)絡(luò)之便，使數(shù)字檔案室成為真正意義上的“沒(méi)有圍墻”的信息利用中心。而在數(shù)字檔案室信息安全方面，各省市均采用檔案數(shù)據(jù)異地備份的方法，建立“本地、同城、異地”備份體系，互結(jié)為檔案異地備份基地，確保數(shù)字檔案室信息安全。

3.實(shí)踐推進(jìn)

從實(shí)踐角度來(lái)講，數(shù)字檔案室是真正意義上的中國(guó)創(chuàng)造。在我國(guó)建設(shè)數(shù)字檔案室的實(shí)踐過(guò)程中，各級(jí)政府都積極的進(jìn)行了有益的探索，而且數(shù)字檔案室建設(shè)大都列入了各級(jí)政府工作規(guī)劃，如福建省將數(shù)字檔案建設(shè)納入“數(shù)字福建”建設(shè)規(guī)劃等。同時(shí)，浙江省政府下發(fā)決定，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入浙江省政府直屬單位工作責(zé)任制目標(biāo)考核中。而且在實(shí)踐推進(jìn)中，還形成了具有中國(guó)地方特色的數(shù)字檔案館室，如太倉(cāng)市數(shù)字檔案室，長(zhǎng)春數(shù)字檔案室等。在提供服務(wù)方面，天津市的“一站式”查詢服務(wù)，長(zhǎng)春市開(kāi)展的網(wǎng)上惠民工程、遼寧省的檔案信息共享平臺(tái)等，都利用網(wǎng)絡(luò)之便，使數(shù)字檔案室成為真正意義上的“沒(méi)有圍墻”的信息利用中心。而在數(shù)字檔案室信息安全方面，各省市均采用檔案數(shù)據(jù)異地備份的方法，建立“本地、同城、異地”備份體系，互結(jié)為檔案異地備份基地，確保數(shù)字檔案室信息安全。這些實(shí)踐對(duì)中國(guó)今后的數(shù)字檔案室建設(shè)的發(fā)展都有著積極的借鑒作用。

在政策、技術(shù)和實(shí)踐的三重推動(dòng)下，數(shù)字檔案室的建設(shè)正穩(wěn)定和健康的發(fā)展。而在其發(fā)展過(guò)程中，形成了幾種有代表性的數(shù)字檔案室模式，這對(duì)其未來(lái)發(fā)展有很好的借鑒作用。根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)其實(shí)踐方法進(jìn)行介紹，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)數(shù)字檔案室的發(fā)展。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)展

通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行分析，總結(jié)了“太倉(cāng)模式”“遼寧模式”“天津模式”，就其特色之處進(jìn)行分析研究，從而思考我國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)的新方向。

1.太倉(cāng)模式

在信息化的背景下，江蘇省太倉(cāng)市主動(dòng)推進(jìn)本市的數(shù)字檔案館室的建設(shè)。2011年12月在全國(guó)率先實(shí)現(xiàn)館藏檔案和所有進(jìn)館單位檔案的兩個(gè)百分百數(shù)字化，2012年3月成立全省首家縣級(jí)以上電子數(shù)據(jù)備份中心。作為縣級(jí)檔案室，其建設(shè)過(guò)程對(duì)其他地區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)有著很大的借鑒意義。

以實(shí)際技術(shù)推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)。太倉(cāng)市先后開(kāi)展國(guó)家級(jí)省級(jí)課題研究多個(gè)，獲得國(guó)家、省、市級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)十余個(gè)，并將實(shí)際科研技術(shù)投入到數(shù)字檔案室建設(shè)中來(lái)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與實(shí)踐的結(jié)合。同時(shí)，積極尋求專業(yè)力量和有關(guān)高校的支持合作，將電子文件管理、RFID等技術(shù)調(diào)整優(yōu)化后應(yīng)用到實(shí)際館室建設(shè)中去。太倉(cāng)市開(kāi)辟了一條新的建設(shè)路徑，不再墨守現(xiàn)成的技術(shù)，而是積極主動(dòng)的去開(kāi)發(fā)和探索適合自己的數(shù)字檔案室之路。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)具體操作的實(shí)際工作，在其建設(shè)中應(yīng)采用具體可行的技術(shù)支持，才能促進(jìn)其健康發(fā)展。

推動(dòng)館室一體共享共建。太倉(cāng)市采用的是數(shù)字檔案館室一體建設(shè)，以館帶室，以室促館，保證電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程的連續(xù)性和全程性。同時(shí)，全方位構(gòu)建檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)體系，建立太倉(cāng)市數(shù)字檔案館室系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線歸檔、在線服務(wù)、在線利用的電子管理模式。而且，兼顧建設(shè)民生檔案基層查閱窗口，將民生檔案查閱服務(wù)延伸到村和社區(qū)，使檔案不再是“圍墻里的信息”，而是真正成為人們生活的一部分。

2.遼寧模式

遼寧省響應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)的號(hào)召，積極推動(dòng)本省數(shù)字檔案室的建設(shè)。采取館室一體的建設(shè)模式，同時(shí)將本省十四個(gè)市的數(shù)字檔案室建設(shè)工作連成一體，共同發(fā)展，形成獨(dú)具特色的“遼寧模式”。

推進(jìn)信息異地共享。數(shù)字檔案室建設(shè)的目的是對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行規(guī)范管理，從而最大化的服務(wù)利用者，實(shí)現(xiàn)信息共享。為此，遼寧省下發(fā)了省直機(jī)關(guān)電子文件接收與歸檔平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，縮短時(shí)滯，及時(shí)掌握更多的信息資源。最為特色的是建立檔案網(wǎng)站信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全省14個(gè)市檔案目錄及現(xiàn)行文件的異地共享，推動(dòng)異地服務(wù)，方便利用者的查詢。數(shù)字檔案室的異地共享順應(yīng)了人口流動(dòng)的趨勢(shì)，符合檔案工作的目的，也推動(dòng)了各市之間的聯(lián)系，促進(jìn)了整體數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程。endprint

推進(jìn)信息異地備份。安全問(wèn)題是數(shù)字檔案室建設(shè)要考慮的重要問(wèn)題。遼寧省在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，省館與本省各市簽訂“電子檔案異地備份存儲(chǔ)協(xié)議”， 在整合全省信息資源的前提下，打通和聯(lián)接數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)異地備份，確保信息安全。在現(xiàn)階段，異地備份是確保信息安全的有效措施之一，能夠提高數(shù)字檔案室的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

3.天津模式

天津市以實(shí)際行動(dòng)開(kāi)展檔案信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字升級(jí)”，形成“數(shù)字導(dǎo)向”，從制度、基礎(chǔ)設(shè)施等方面入手，推動(dòng)數(shù)字檔案室的健康發(fā)展，形成適合本市情況的“天津模式”。

推行制度標(biāo)準(zhǔn)。制度建設(shè)是數(shù)字檔案室健康發(fā)展的保障，標(biāo)準(zhǔn)制定可以促進(jìn)數(shù)字檔案室的規(guī)范化建設(shè)，二者是天津市建設(shè)數(shù)字檔案室的首要任務(wù)。天津市檔案局相繼出臺(tái)了《天津市機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》《天津市機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)辦法和標(biāo)準(zhǔn)》以及《天津市文書(shū)類電子文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)規(guī)范》和《天津市文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》兩個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)，從具體職責(zé)、措施以及測(cè)評(píng)方法等方面提出具體規(guī)定，規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，使數(shù)字檔案室建設(shè)有法可依、有章可循。所以，宏觀建設(shè)是保障數(shù)字檔案室建設(shè)的基本手段，促進(jìn)其建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，有助于其適應(yīng)地區(qū)的實(shí)際情況，也方便與檔案工作的對(duì)接。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基本內(nèi)容，天津市根據(jù)實(shí)際情況，改建了傳統(tǒng)的“三網(wǎng)一庫(kù)”，建立了基于互聯(lián)網(wǎng)的全市檔案信息共享平臺(tái)和基于政務(wù)網(wǎng)的電子檔案接收?qǐng)?bào)送平臺(tái)。同時(shí)，在數(shù)字資源建設(shè)方面，不斷完善專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄庫(kù)，確保了數(shù)字資源的安全管理和合理利用。所以，在數(shù)字檔案室建設(shè)中，應(yīng)注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保障整個(gè)系統(tǒng)工程的基礎(chǔ)，同時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況的差異進(jìn)行調(diào)整，是數(shù)字檔案室更符合本地區(qū)的發(fā)展需要。

無(wú)論是太倉(cāng)模式、遼寧模式還是天津模式，都是依據(jù)本省市的具體情況，結(jié)合信息化大背景，開(kāi)展的數(shù)字檔案室的建設(shè)探索。除此之外，如長(zhǎng)春的“常用常掃、現(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃”的“三掃”模式，同樣對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)有著重要的借鑒意義。數(shù)字檔案室建設(shè)不能拘泥于某一種模式，具體情況具體分析，結(jié)合實(shí)際情況，切實(shí)開(kāi)展工作，從而推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)問(wèn)題與展望

通過(guò)對(duì)特色數(shù)字檔案室建設(shè)模式的分析和總結(jié)，雖然建設(shè)取得一定的成績(jī)和成效，但在建設(shè)過(guò)程中仍然遇到諸多問(wèn)題與困惑，傳統(tǒng)體制和觀念的慣性、建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足及前瞻性規(guī)范制度的缺失，以及與當(dāng)前結(jié)構(gòu)化改革不適應(yīng)的情況都為數(shù)字檔案室的深化與擴(kuò)展帶來(lái)了一定阻力。因此，在今后的建設(shè)工作中，應(yīng)努力打造主導(dǎo)式、一體化和開(kāi)放式的數(shù)字檔案室。

1.面向用戶，打造需求主導(dǎo)式數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案室是我國(guó)信息資源開(kāi)發(fā)的主要陣地之一，如何更好的開(kāi)發(fā)檔案信息資源一直是其關(guān)注的重要問(wèn)題。隨著國(guó)家供給側(cè)改革的推進(jìn)，對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)的結(jié)構(gòu)性調(diào)整也提出了新的要求。從需求側(cè)來(lái)看，不同利用主體對(duì)檔案資源的需求各異，這就要求作為信息存儲(chǔ)開(kāi)發(fā)和利用的數(shù)字檔案室要相應(yīng)作出調(diào)整。首先，從供給角度出發(fā)，推進(jìn)檔案資源的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，不斷提高檔案信息的開(kāi)發(fā)層次，淺加工和深加工相結(jié)合，挖掘檔案的潛在信息，激活檔案的潛在價(jià)值。關(guān)注對(duì)檔案的分析、濃縮和提煉，根據(jù)不同需求進(jìn)行專題性開(kāi)發(fā)。其次，從用戶需求入手，綜合運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，提高不同技術(shù)之間的兼容性和互操作性，縮短與利用者之間的“時(shí)滯”，提高館藏資源對(duì)需求變化的靈活性和適應(yīng)性，擴(kuò)大信息的有效供給。第三，保證開(kāi)發(fā)模式的創(chuàng)新和順利進(jìn)行，應(yīng)推動(dòng)相關(guān)的制度設(shè)計(jì)與標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新，及時(shí)推動(dòng)信息的開(kāi)發(fā)和利用，保證信息的驅(qū)動(dòng)型增長(zhǎng)。

2.館室聯(lián)動(dòng)，打造一體化數(shù)字檔案室

就目前我國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)情況來(lái)看，數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室的建設(shè)是緊密結(jié)合的，館室一體的數(shù)字檔案室建設(shè)模式更符合我國(guó)檔案管理的實(shí)際。太倉(cāng)市在建設(shè)之初，對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)十分重視，正是得益于數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，其數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程大大縮短。而檔案室是我國(guó)檔案事業(yè)的特色所在，更是應(yīng)該將館室建設(shè)統(tǒng)籌起來(lái)，也方便檔案信息的全程管理和控制。因此，數(shù)字檔案室將檔案信息發(fā)布模塊建在區(qū)域數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上，網(wǎng)站空間、技術(shù)維護(hù)、數(shù)字資源存儲(chǔ)、安全保障、標(biāo)準(zhǔn)制定全部架構(gòu)于區(qū)域數(shù)字檔案館平臺(tái)之上，這樣數(shù)字檔案室避免浪費(fèi)許多資源。在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)時(shí)，要注重?cái)?shù)字資源和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。同時(shí)，規(guī)范電子文件的歸檔流程。而數(shù)字檔案館要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，注重網(wǎng)絡(luò)傳輸安全，保障進(jìn)館檔案資源的完整和齊全。館室分工明確，能最大化發(fā)揮館室的作用，避免重復(fù)建設(shè)造成資源浪費(fèi)。館室一體建設(shè)最大程度保障了電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)的連續(xù)性，符合電子文件管理的要求。

3.服務(wù)共享，打造開(kāi)放式數(shù)字檔案室

數(shù)字檔案室是信息化建設(shè)的一環(huán)，而信息化的核心在于共享信息資源，所以，數(shù)字檔案室應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，積極開(kāi)發(fā)館藏資源，打造共享的、服務(wù)的、開(kāi)放式的信息資源中心。從數(shù)字檔案室建設(shè)的進(jìn)程看，各檔案室都十分重視資源的共享服務(wù)。而現(xiàn)階段，打造真正意義上的開(kāi)放數(shù)字檔案室，首先，多層次多途徑開(kāi)發(fā)有特色的檔案信息資源，促進(jìn)館藏資源的有序整合和漸進(jìn)開(kāi)發(fā)。其次，提升檔案資源開(kāi)發(fā)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和專業(yè)化，有效消除檔案共享中的溝通障礙。第三，建立規(guī)?；㈤_(kāi)放性和互動(dòng)性的檔案數(shù)據(jù)群，使利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自由獲取和共享，建立積極的“雙向”互動(dòng)關(guān)系。由于數(shù)字檔案室中信息量大且處于動(dòng)態(tài)更新之中，所以，應(yīng)循序漸進(jìn)的推進(jìn)共享與服務(wù)的進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案室的建設(shè)是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，促進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要舉措，也是新時(shí)期下，與數(shù)字檔案館聯(lián)動(dòng)發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以要充分了解相關(guān)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，提出新見(jiàn)解，從而更好的促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案室的建設(shè)和發(fā)展。

（作者單位：上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系）endprint