優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的方法

康美寧

摘要：事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的日常工作中是有非常重要的作用，是單位里日常工作的真實(shí)記錄，直接體現(xiàn)出單位此時(shí)的工作狀態(tài)，也為單位以后的發(fā)展提供依據(jù)和方向。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作是有必要的，對(duì)于提高工作效率、規(guī)范管理有著重大作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 工作方法

在單位發(fā)展的過程中必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案和資料，這些資料可能會(huì)成為日后工作的參考和依據(jù)，會(huì)根據(jù)這些資料制定出單位日后的工作計(jì)劃，因此，事業(yè)單位的檔案管理工作受到政府以及各個(gè)部門的高度關(guān)注，并且要求事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提升工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位積極穩(wěn)定并且長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)度不夠

很多的事業(yè)單位在工作當(dāng)中，忽略了檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，目前的情況下，檔案管理的工作人員缺少專業(yè)的知識(shí)和專業(yè)的能力，而且很多的檔案管理人員也沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)就上崗，缺少了專業(yè)度。對(duì)檔案收集的要求、裝訂、整理的工作不夠認(rèn)真仔細(xì)。還有些單位的檔案管理工作人員人兼多職，人員流動(dòng)性大，變動(dòng)頻繁。這些問題都直接影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性，也影響了工作效率。

（二）檔案信息化程度不高

社會(huì)在不斷的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到生活的方方面面，在檔案管理中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施信息化管理的優(yōu)勢(shì)也日益凸顯，但是在實(shí)際操作過程中，很多單位還不能很好的應(yīng)用信息化的技術(shù)。導(dǎo)致檔案管理的效率很低，對(duì)于單位里些混合的文件也不能起到合理的監(jiān)督作用。

（三）管理制度流于形式，執(zhí)行力不夠，不完善

事業(yè)單位檔案管理中存在很多問題，最主要的問題還是檔案管理制度混亂。一些單位對(duì)檔案管理工作不夠重視。國(guó)家頒布了很多關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，如《檔案法》、《檔案管理辦法》。但是很多單位對(duì)這些法規(guī)的認(rèn)識(shí)不夠，執(zhí)行力度也達(dá)不到。也沒有根據(jù)本單位的特點(diǎn)結(jié)合國(guó)家的法規(guī)制定適合本單位檔案管理辦法。因此，造成了檔案管理工作沒有具體的參考標(biāo)準(zhǔn)，也沒有具體的可執(zhí)行的根據(jù)。在正常的工作當(dāng)中，沒有章法可以參考，工作混亂。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的方法

（一）優(yōu)化并且提高檔案管理工作人員素質(zhì)

每個(gè)單位最主要的核心是人，要建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，也才能提升工作效率。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志也要足夠的重視檔案管理工作，意識(shí)到檔案管理與單位發(fā)展之間重要的關(guān)系，定期的給檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織人員外出學(xué)習(xí)，制定適合本單位的人才培養(yǎng)的技術(shù)，也結(jié)合本單位的實(shí)際確定一套科學(xué)的評(píng)價(jià)考核體系和激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于過去的工作有更好的評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)好的員工有更好的獎(jiǎng)勵(lì)，提高工作的積極性。同時(shí)也要完善人才培養(yǎng)目標(biāo)，將檔案管理工作列入單位整體發(fā)展和規(guī)劃當(dāng)中，更好的促進(jìn)人才的選拔和發(fā)展，也讓事業(yè)單位檔案管理工作有個(gè)整體水平的質(zhì)的提高。

（二）優(yōu)化檔案管理體系

在有了一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍之后，對(duì)于檔案管理，還應(yīng)該建立一套科學(xué)的管理體系，用來約束和規(guī)范檔案管理人員的行為，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，強(qiáng)化他們的管理的意識(shí)和積極性。要他們從現(xiàn)有的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合本單位檔案管理中存在的問題，制定出適合本單位檔案管理的制度。促進(jìn)單位整體的工作效率的提升。具體的實(shí)施上，第一，單位的管理人員要認(rèn)真做好各項(xiàng)基本調(diào)研，結(jié)合本單位的具體情況制度出實(shí)施度比較高的制度和規(guī)定，基本要求是從實(shí)際出發(fā)。第二，要保證制度可以有效的實(shí)施，操作性要高，制定的規(guī)章制度和內(nèi)容也要能明確的規(guī)范工作人員的行為準(zhǔn)則和思想，并且有積極的引導(dǎo)作用；第三，制定的制度要人性化，要符合單位員工的個(gè)性工作特點(diǎn)，員工可以積極并且自覺的投入到日常工作當(dāng)中，畢竟管理并不是一種束縛，是為了更好的工作。這些制度要更好的體現(xiàn)對(duì)于員工的體恤和關(guān)懷，但是檔案管理制度也要具有權(quán)威性，有獎(jiǎng)懲制度和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，連接著單位員工的日常量化考核和單位領(lǐng)導(dǎo)的升職，用制度約束人，更好的讓單位員工執(zhí)行制度規(guī)范。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理之間的關(guān)系的優(yōu)化路徑

目前事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中主要的工作方式還是紙質(zhì)檔案的管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然的趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化可以有效的提高工作效率。很多單位目前還沒有普及信息化檔案管理，可以采用數(shù)字化與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理模式。在實(shí)際的工作中，可以采用日常的管理模式進(jìn)行歸檔，收集然后將收集的資料錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，形成電子檔案，方便查閱和尋找，提高工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，首先要改變觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)，在新的管理理念之下實(shí)施管理。在具體的工作過程當(dāng)中，熟練的運(yùn)用各種技術(shù)和社保，沖破傳統(tǒng)觀念的束縛，建立有效并且完善的管理機(jī)制，確保單位檔案得到合理的保管，為大家提供更加便利的服務(wù)。endprint