黨校檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題探討

徐綱

摘 要：隨著信息化技術(shù)水平的不斷提升，促使該項(xiàng)技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，并取得了較好的效果。黨校檔案的管理對(duì)黨校的發(fā)展具有重要作用，因此在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，促進(jìn)信息化的管理刻不容緩。通過(guò)信息化的檔案管理，有利于提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，并且符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，有利于促進(jìn)黨校的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：管理方式；信息系統(tǒng)；人員素質(zhì)

1 研究背景

黨校在進(jìn)行日常的教學(xué)和其他活動(dòng)時(shí)，會(huì)歸納總結(jié)出寶貴的信息、數(shù)據(jù)等，而這些便是黨校的檔案，對(duì)黨校的持續(xù)發(fā)展等具有重要的作用。因此對(duì)檔案加強(qiáng)管理力度具有必要性，但是檔案管理的工作具有較大的工作量，一定的難度和復(fù)雜性，需要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，從而使檔案信息的全面性、準(zhǔn)確性等得到有效保障。通過(guò)信息化的管理充分利用計(jì)算機(jī)的高效性、及時(shí)性等優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并且有利于提供更具有開(kāi)發(fā)價(jià)值和利用價(jià)值的平臺(tái)，但是當(dāng)前階段黨校在進(jìn)行信息化的管理時(shí)，仍存在部分問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)提高重視，制定相應(yīng)的措施有效解決。

2 當(dāng)前黨校檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息材料收集管理工作不完善

在對(duì)檔案進(jìn)行日常的管理時(shí)，尤為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)便是收集相應(yīng)的檔案信息。信息資料的完整性與準(zhǔn)確性，對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行具有重要影響，并起著決定性作用。但是在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，受不完善的信息化檔案管理體系的影響，使得收集檔案信息和進(jìn)行整理等缺乏完善性，收集信息資料進(jìn)行后續(xù)的錄入等缺乏熟練度，進(jìn)而導(dǎo)致信息資料出現(xiàn)缺失，對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行產(chǎn)生不利影響。

2.2 管理手段落后

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，管理方式的合理性是保障該項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，并且是保障檔案管理信息化建設(shè)的重要組成。但是當(dāng)前階段部分黨校在進(jìn)行日常的管理時(shí)，應(yīng)用的管理檔案的手段較為落后，無(wú)法更好的滿足當(dāng)下的實(shí)際需求，保管檔案等相關(guān)條件與規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不相符，致使紙質(zhì)檔案缺乏完整性，對(duì)后續(xù)錄入信息的質(zhì)量和效率等方面產(chǎn)生不利的影響。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)未能明確的進(jìn)行檔案的分類，致使錄入信息時(shí)出現(xiàn)漏錄、錯(cuò)錄等，對(duì)信息化檔案管理的建設(shè)產(chǎn)生影響。

2.3 檔案信息化管理制度不夠完善

在進(jìn)行信息化檔案管理的建設(shè)時(shí)，必不可少的依據(jù)便是具有完善性的檔案管理體系，該體系對(duì)整體流程的進(jìn)行提供有力的支持。但是在實(shí)際工作中，部分黨校建設(shè)信息化的檔案管理相對(duì)較晚，致使缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致相應(yīng)體系缺乏完善性。使得管理制度等規(guī)章制度上存在缺陷，受管理體系的影響，使得收集信息、分類整理和后續(xù)的錄入等均受到影響存在缺陷，而監(jiān)督管理機(jī)制的缺失使得信息化建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)一步受到影響。

2.4 檔案管理人員信息化意識(shí)比較薄弱

在黨校中進(jìn)行檔案的日常管理，相應(yīng)的工作人員是主體，因此其專業(yè)水平和工作態(tài)度等會(huì)對(duì)管理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生較為直接的影響。在進(jìn)行黨校檔案信息化管理的建設(shè)時(shí)，部分檔案工作人員缺乏應(yīng)有的意識(shí)，對(duì)信息化建設(shè)的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，致使工作態(tài)度消極敷衍，未能認(rèn)真進(jìn)行信息資料的收集與整理，致使信息資料的完整性和真實(shí)性等受到影響。部分管理工作人員信息化等專業(yè)性知識(shí)的缺乏，使其其在日常的工作中無(wú)法熟練的操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)檔案的信息化管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

3 加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的若干對(duì)策

3.1 完善檔案資料的收集管理方式

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)信息化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類的檔案如教學(xué)、科研等進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為黨校教學(xué)、科研等等發(fā)展提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能真正成為未來(lái)信息社會(huì)基層黨校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

3.2 建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)是關(guān)鍵

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)。為此，要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到：一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化具有公開(kāi)化的屬性，所以要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下病毒的入侵等防范技術(shù)，確保電子檔案的安全性。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。從檔案信息的收集整理到錄入都需要嚴(yán)格把關(guān)，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，一定要明確檔案的所有權(quán)，并且對(duì)于信息的公開(kāi)要嚴(yán)格執(zhí)行等級(jí)機(jī)密制度。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)是基礎(chǔ)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用迫使檔案工作人員要學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)。從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，并促進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)步的時(shí)代大背景下，黨校的檔案管理工作也應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行合理的使用。通過(guò)信息化的管理方式，有利于減少人工的工作量，降低工作難度和復(fù)雜性的同時(shí)，提高工作的質(zhì)量與效率。針對(duì)當(dāng)前階段部分黨校在進(jìn)行檔案的信息化管理時(shí)存在的問(wèn)題，應(yīng)制定相應(yīng)的措施從而及時(shí)解決這些問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)水平的提升。首先應(yīng)保障管理檔案的方式更具完善性，從而使信息資料的收集和整理得到保障。其次應(yīng)保障信息系統(tǒng)的有效性，從而為后續(xù)工作的進(jìn)行提供有力的支持。然后應(yīng)提高既有工作人員的綜合素質(zhì)，提高其信息化管理的意識(shí)，并對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)熟練掌握，從而保障日常操作的熟練度。切實(shí)保障黨校檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，使檔案的使用功能可充分發(fā)揮，促進(jìn)黨校的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張繼芳.關(guān)于黨校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的探討[J].赤子：上中旬，2016（3）.

[2]張鶯.新時(shí)期基層黨校檔案信息化管理創(chuàng)新研究[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，37（8）：216-217.

[3]于寧寧.新時(shí)期黨校檔案信息化管理策略探討[J].卷宗，2015（4）：90-91.

[4]陳欽華.淺談基層黨校檔案信息化管理[J].科研：00290-00290.