對(duì)館藏歷史檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的思考

李來賓

摘 要：歷史檔案是我國(guó)檔案資源體系的重要組成部分，是政治經(jīng)濟(jì)文化活動(dòng)的歷史憑證，是研究社會(huì)歷史的第一手資料，是國(guó)家的記憶，是中華民族寶貴的歷史文獻(xiàn)遺產(chǎn)。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，歷史檔案數(shù)字化已成為不可逆轉(zhuǎn)的重要潮流。因此文章重點(diǎn)就館藏歷史檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：館藏歷史檔案；數(shù)字化；質(zhì)量控制

隨著檔案數(shù)字化工作的蓬勃開展，對(duì)數(shù)字化質(zhì)量控制的研究已越來越深入。歷史檔案形制復(fù)雜多樣，數(shù)字化質(zhì)量控制要從多方面入手，多角度考慮，系統(tǒng)制定解決方案，才能做到歷史檔案數(shù)字化的全過程質(zhì)量控制，以達(dá)到數(shù)字化的質(zhì)量要求。

一、檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

（一）檔案條目著錄環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

一是未錄入條目數(shù)據(jù)的，運(yùn)用專業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化加工管理系統(tǒng)，錄入條目數(shù)據(jù)，并生成二維條碼，與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)地粘貼在相應(yīng)位置。二是對(duì)著錄項(xiàng)不齊、不全、不準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，要進(jìn)行補(bǔ)錄。三是要根據(jù)檔案的性質(zhì)、類別、查閱權(quán)限等情況對(duì)著錄項(xiàng)進(jìn)行切分。四是重大工作任務(wù)、任免、表彰、獎(jiǎng)懲等文件所涉人員姓名要錄入到備注項(xiàng)中。

（二）檔案整理環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

一是拆釘。在不損壞檔案實(shí)體的前提下，對(duì)已裝訂檔案要拆除裝訂，以保證掃描的質(zhì)量和效率；二是規(guī)范編頁(yè)。在掃描之前，對(duì)沒有編頁(yè)或編頁(yè)不規(guī)范的檔案進(jìn)行重新編頁(yè)，編頁(yè)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容和原編頁(yè)號(hào)；三是對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；四是圖像質(zhì)檢完成后，拆除裝訂的檔案應(yīng)按照基本恢復(fù)檔案原貌的要求重新裝訂。最后，在上述整理過程中，要對(duì)檔案實(shí)體調(diào)整情況在備考中注明。

（三）檔案掃描環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

一是掃描設(shè)備的選擇。應(yīng)按照檔案幅面的大小和紙張狀況選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備。二是數(shù)字化后文件命名和存放位置。掃描后的圖像文件存儲(chǔ)于以相應(yīng)案卷或文件的檔號(hào)命名的文件夾中。文件夾內(nèi)的圖像文件命名宜與相應(yīng)案卷或文件的題名保持一致。確實(shí)無法保持一致的，可根據(jù)檔案主要內(nèi)容提取關(guān)鍵字重新命名。三是在圖像采集過程中，要確保原件完好無損。

（四）圖像處理環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

一是對(duì)圖像清晰度、失真度、偏斜度等進(jìn)行檢查，同時(shí)核對(duì)文件內(nèi)的頁(yè)數(shù)是否與工作單中記錄的頁(yè)數(shù)相符。二是圖像自動(dòng)加工，包括格式自動(dòng)轉(zhuǎn)換、圖像自動(dòng)裁切等功能。在TIFF格式圖像轉(zhuǎn)換為JPG格式圖像過程中，通過自動(dòng)定位圖像背景坐標(biāo)，對(duì)TIFF格式圖像自動(dòng)裁切并壓縮轉(zhuǎn)換，生成J PG格式圖像，很大程度上可以避免人工操作造成的失誤，提高質(zhì)量管控能力。三是對(duì)掃描結(jié)果按照?qǐng)D像上的頁(yè)號(hào)進(jìn)行檢查，如次序不對(duì)進(jìn)行調(diào)整，以確保電子影像的順序與實(shí)際紙張資料的順序完全相符。同時(shí)可以對(duì)成品自動(dòng)檢查，包括畫幅數(shù)自動(dòng)核查、圖像命名核對(duì)、封套圖像核對(duì)等功能，通過技術(shù)手段進(jìn)行自動(dòng)檢查。數(shù)據(jù)掃描加工過程中，系統(tǒng)能夠前后比對(duì)目錄與實(shí)際掃描圖像數(shù)量、命名及封套圖像等，一旦實(shí)際掃描圖像與目錄出現(xiàn)不吻合時(shí)，不允許掃描圖像上傳，倒逼加工人員檢查核對(duì)掃描圖像的準(zhǔn)確性，從而確保掃描加工環(huán)節(jié)圖像數(shù)據(jù)的質(zhì)量。四是在服務(wù)器端對(duì)已錄入完成的卷宗進(jìn)行抽驗(yàn)，根據(jù)工作單準(zhǔn)確核對(duì)頁(yè)數(shù)頁(yè)碼的正確性，并檢查影像圖質(zhì)量。以上過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格圖像應(yīng)及時(shí)返回前一工序進(jìn)行糾正。

（五）數(shù)據(jù)掛接與總檢環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

一是對(duì)條目數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，對(duì)質(zhì)量不合格的條目數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行整改。二是對(duì)成品文件是否存在不能打開，或內(nèi)容與相應(yīng)條目數(shù)據(jù)不符等現(xiàn)象進(jìn)行逐一檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋整改。三是對(duì)圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查。圖像模糊、不完整、變形或缺頁(yè)都要整改，重新數(shù)字化。

（六）數(shù)據(jù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制

檔案管理部門及業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)以抽檢方式對(duì)條目數(shù)據(jù)、成品文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查，并填寫《檔案數(shù)字化成品驗(yàn)收單》。當(dāng)條目錄入有錯(cuò)誤或圖像文件不完整、不清晰或掛接錯(cuò)誤時(shí)，判定為“不合格”。抽檢的比率應(yīng)達(dá)到掛接條目數(shù)量的5%以上（含5%），合格率應(yīng)達(dá)到95%以上（含95%）。合格率=（抽檢合格條目數(shù)/抽檢條目總數(shù)）×100%。

二、館藏歷史檔案數(shù)字化質(zhì)量保障措施

（一）完善相關(guān)規(guī)章制度

制度是維護(hù)正常工作秩序、保證各項(xiàng)決策順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作正常開展的基礎(chǔ)。制度的規(guī)范性和實(shí)操性在實(shí)現(xiàn)工作程序的規(guī)范化、崗位責(zé)任的法規(guī)化、管理方法的科學(xué)化等方面起著重要作用，對(duì)大規(guī)模數(shù)字化工作及質(zhì)量控制尤為重要。在歷史檔案數(shù)字化工作中，可以將制度分為兩類：一類為管理性的，對(duì)數(shù)字化工作相關(guān)行為和工作流程進(jìn)行規(guī)范和約束，確保數(shù)字化各項(xiàng)工作的有效執(zhí)行，并根據(jù)數(shù)字化項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合質(zhì)量管理各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)的管理制度；一類為實(shí)操性的，對(duì)數(shù)字化工作相關(guān)工作要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等作詳細(xì)說明，用以指導(dǎo)各項(xiàng)工作的有效開展。由于歷史檔案形制復(fù)雜、檔案狀況不一，很難采用一個(gè)數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)來衡量。為此，在制定規(guī)范性制度時(shí)，需采取分層設(shè)計(jì)的方法。首先，建立數(shù)字化加工質(zhì)量基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，確定圖像質(zhì)量基本要求和操作規(guī)范，劃定數(shù)字化加工質(zhì)量紅線；其次，根據(jù)檔案的不同類型和保管狀況，在基本質(zhì)量要求和操作規(guī)范的基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則；最后，統(tǒng)一項(xiàng)目質(zhì)檢工作程序及標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)，將常見錯(cuò)誤分類，并制定相應(yīng)處理機(jī)制，確保質(zhì)檢工作中檢查標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)化及質(zhì)量可控化。

（二）加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)備的管理力度

檔案數(shù)字化是檔案管理的趨勢(shì)，要確保最終數(shù)字化成品質(zhì)量，對(duì)設(shè)備和軟件的管理極其重要。設(shè)備型號(hào)、加工方式等都會(huì)對(duì)最終圖像參數(shù)產(chǎn)生一定影響。為此，在設(shè)備使用上，應(yīng)型號(hào)統(tǒng)一，使用前統(tǒng)一進(jìn)行檢查和調(diào)試安裝，并對(duì)設(shè)備的使用權(quán)限和功能進(jìn)行物理和軟件使用上的限制，避免加工人員擅自調(diào)整設(shè)備參數(shù)，增刪軟件，確保成品數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和安全。同時(shí)，應(yīng)做好設(shè)備運(yùn)維，每天要對(duì)設(shè)備進(jìn)行除塵等日常清潔，同時(shí)由專人定期檢查掃描儀玻璃板、背板等，通過色卡進(jìn)一步檢查設(shè)備色彩狀況。若出現(xiàn)玻璃劃痕、背板變色等情況，須由專業(yè)人員進(jìn)行更換。在軟件管理方面，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，設(shè)計(jì)掃描、優(yōu)化、著錄、校對(duì)、質(zhì)檢、自動(dòng)掛接、查詢檢索、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)備份等數(shù)字化相關(guān)功能。能夠支持“目錄數(shù)據(jù)庫(kù)”和“圖像數(shù)據(jù)庫(kù)”的創(chuàng)建、錄入和導(dǎo)入、導(dǎo)出，并自動(dòng)批量掛接，支持實(shí)時(shí)工作量的統(tǒng)計(jì)輸出，并能夠自動(dòng)生成工作進(jìn)度統(tǒng)計(jì)圖表。通過對(duì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以全面掌握當(dāng)前數(shù)字化質(zhì)量狀況，并有針對(duì)性地制定相應(yīng)舉措，開展專項(xiàng)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高加工人員的業(yè)務(wù)能力，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制。

（三）做好流程管控工作

鑒于歷史檔案的復(fù)雜性，結(jié)合檔案特性，質(zhì)量控制需要建立一個(gè)相對(duì)合理、運(yùn)行順暢的數(shù)字化項(xiàng)目運(yùn)作流程。整體來看，歷史檔案數(shù)字化工作流程包括前期準(zhǔn)備、加工監(jiān)管和檢驗(yàn)接收3個(gè)階段，包含了立項(xiàng)調(diào)研、前期試掃、檔案原件交接、掃描前處理、加工掃描、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，并設(shè)有相應(yīng)的工作流程和管理權(quán)限。

總之，館藏檔案數(shù)字化工作作為檔案資源建設(shè)的主要手段之一，是數(shù)字檔案館積累館藏的基礎(chǔ)。如何保證數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量，一直是數(shù)字化工作面臨的關(guān)鍵所在。文章詳細(xì)闡述了館藏歷史檔案數(shù)字化過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制要點(diǎn)，同時(shí)建議從制度、設(shè)備和流程三個(gè)角度進(jìn)行一步強(qiáng)化管理，切實(shí)保障館藏歷史檔案數(shù)字化過程有序安全開展。

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