關(guān)于中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析及路徑探討

郭軍玲

摘 要：本文結(jié)合實際，對中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并提出中學(xué)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的三條路徑，總結(jié)數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)注意的要點，希望本文能夠為中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；數(shù)字化管理

引言：檔案數(shù)字化管理指的是利用信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案資料的收集、存儲和應(yīng)用，這是目前檔案管理工作發(fā)展的主要模式，也是中學(xué)檔案管理建設(shè)的基本目標(biāo)。討論中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其中的問題并尋找有效的發(fā)展路徑，對中學(xué)檔案工作的進步大有裨益，值得我們進行深入的思考和探索。

1.中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)字化管理模式基本建立

檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)是使用信息技術(shù)，目前，我國大部分省市地區(qū)的中學(xué)已經(jīng)基本建立了數(shù)字化檔案管理制度，大多數(shù)學(xué)校檔案管理部門都配備計算機、打印機、掃描儀等數(shù)字化辦公設(shè)備；教師人事檔案中涉及到社會人力資源保障、教師個人職稱評定等事項的，都已經(jīng)與學(xué)校所在地相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)；學(xué)生學(xué)籍檔案電子化、教師人事檔案電子化、學(xué)校財務(wù)檔案電子化基本實現(xiàn)。可以說，中學(xué)檔案數(shù)字化管理模式基本建立起來了。

1.2 檔案數(shù)字化管理進程發(fā)展緩慢

中學(xué)檔案管理數(shù)字化進程相對復(fù)雜，但從整體上來講，檔案資料錄入程序以及結(jié)果信息化、檔案調(diào)取自動化、檔案資料利用多樣化以及資源共享，是數(shù)字化發(fā)展的主要指標(biāo)，但是實際上，很多中學(xué)學(xué)校檔案管理工作人員存在著能力方面的不足，例如，對檔案管理系統(tǒng)接受速度慢、不能主動應(yīng)對管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題，甚至有些工作人員對數(shù)字化管理存在抗拒態(tài)度，降低了檔案管理工作效率；學(xué)校檔案管理缺乏相應(yīng)的制度、硬件、軟件存在漏洞，使檔案管理工作中的額外操作增加，數(shù)字化管理進程發(fā)展緩慢；猶如，對學(xué)校檔案利用程度不足，不能對師生檔案進行全面分析，對學(xué)校發(fā)展相關(guān)事宜的資料錄入形式單一，不能如實反映事件的本質(zhì)等。這些問題的存在，使數(shù)字化管理的優(yōu)勢難以發(fā)揮出來。

2. 中學(xué)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展路徑

2.1 以檔案管理工作者能力為核心實現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展

檔案管理工作包括三個基本的程序，即檔案資料的收集、存儲和調(diào)取利用，在這些環(huán)節(jié)中，檔案管理工作人員的個人能力，對檔案工作進程影響很大。不能夠主動發(fā)現(xiàn)檔案資料價值、沒有信息化檔案意識的工作者，在數(shù)字化管理發(fā)展進程中能夠?qū)崿F(xiàn)的工作價值是有限的，而一個對檔案管理工作有高度的敏感性，能夠主動搜集資料、主動應(yīng)用檔案資料的管理工作者，其對數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展的促進作用也非常明顯。對照目前中學(xué)檔案管理工作發(fā)展實際情況，提高管理者工作能力，是實現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展的首要路徑。中學(xué)學(xué)校應(yīng)做到以下兩點：第一，對現(xiàn)有的檔案管理工作者職業(yè)能力進行考核，有發(fā)展空間的，安排培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動，提高其職業(yè)能力，對工作態(tài)度消極，不能積極主動配合數(shù)字化管理發(fā)展的，應(yīng)進行調(diào)崗；第二，將檔案管理工作部分外包，或者招聘專業(yè)的數(shù)字化管理人才參與到中學(xué)檔案管理工作中來，對工作中存在的失誤進行及時整改。

2.2 以檔案管理資源投入為核心實現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展

中學(xué)檔案數(shù)字化的服務(wù)對象主要為社會、教育主管部門、教職工、學(xué)校、學(xué)生與家長等五個方面，為他們提供檔案目錄檢索、資料查找、借閱、歸還、資源、復(fù)制、編研等檔案服務(wù)工作，師生和學(xué)校管理做好服務(wù)。因此，利用檔案數(shù)字化查詢速度快、自動化程度高等強大技術(shù)優(yōu)勢，為社會各界做好服務(wù)工作是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的目的。這不僅需要檔案管理工作者的工作能力作為基礎(chǔ)，還需要大量的硬件和軟件投入，以及數(shù)字化檔案利用相關(guān)的資源投入，只有這樣，中學(xué)檔案才能真正發(fā)揮出價值。中學(xué)加大對數(shù)字化檔案管理的資源投入，主要包括以下三個方面；第一，加大硬件投入，淘汰老舊的計算機、淘汰可能造成工作誤差、網(wǎng)絡(luò)傳播風(fēng)險的其他硬件設(shè)施，更換適合檔案數(shù)字化管理工作的硬件設(shè)備；第二，加大軟件投入，積極購入適合中學(xué)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，有條件的學(xué)校，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息資源共享；第三，加大社會資源投入，聘任檔案管理技術(shù)指導(dǎo)員，針對目前的數(shù)字化檔案管理工作進行全面分析，尋找提高檔案利用率、擴大檔案服務(wù)范圍的有效措施。

2.3 以檔案管理服務(wù)意識為核心實現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展

在信息時代，檔案就是最有價值、集中性最強的信息資源，中學(xué)檔案包含了與中學(xué)學(xué)校發(fā)展的一切內(nèi)容，而數(shù)字化管理的目標(biāo)，就是實現(xiàn)中學(xué)檔案資源的高效利用，突出檔案管理的服務(wù)價值，展示出其對中學(xué)學(xué)校、教師以及學(xué)生的服務(wù)價值。因此，提高服務(wù)意識，展示服務(wù)作為，是數(shù)字化管理發(fā)展的路徑。首先，中學(xué)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和全校教師應(yīng)充分重視檔案管理工作，學(xué)會對檔案內(nèi)容進行積極主動的查詢和應(yīng)用，檔案管理工作者也應(yīng)該具有創(chuàng)新意識，為全校師生主動提供檔案服務(wù)，如根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績檔案資料，分析某一個班級的學(xué)習(xí)狀態(tài)以及班主任的班級管理能力，為班級發(fā)展提供科學(xué)的資料基礎(chǔ)；其次，檔案管理工作人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)，定期展開檔案資料分析討論會，充分利用檔案資源，從全局角度出發(fā)，為學(xué)校師生以及校園發(fā)展計劃獻(xiàn)策獻(xiàn)計。

3. 中學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中應(yīng)注意的問題

3.1 提高檔案管理工作的宣傳力度

為了使中學(xué)檔案資料信息收集工作更加順利，提高檔案資料的收集管理效力，使檔案管理工作擁有堅實的基礎(chǔ)，就必須改變中學(xué)師生以及學(xué)校管理層對檔案工作的認(rèn)知，進行檔案管理工作宣傳十分必要。具體可以從以下三方面進行：第一，以講座的形式，向全校師生宣傳檔案管理工作的重要性，通過講座上距離以及播放相關(guān)短片的形式，提高師生對檔案管理工作的重視程度，提升資料收集工作的效力；第二，制作宣傳手冊，發(fā)布給班級、教研室、辦公室，幫助教師和學(xué)生們理清檔案資料的填寫程序并說明其實際價值，因此師生重視；第三，主動對已有檔案進行分析，主動向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作，主動引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

3.2 做好保密工作

部分學(xué)校在推進檔案數(shù)字化管理的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響?；诖?，在對各類信息數(shù)據(jù)的密級上應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格界定，我們要科學(xué)應(yīng)用計算機的加密技術(shù)，對檔案材料進行數(shù)據(jù)加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認(rèn)真對待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學(xué)處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保檔案信息的安全。

4.結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)有一定的基礎(chǔ)，但是，數(shù)字化管理發(fā)展進行仍舊較慢，數(shù)字化水平不高，程度不足。中學(xué)學(xué)校應(yīng)該立足三個核心，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力、加大資源投入，發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)思維，以此作為檔案數(shù)字化管理發(fā)展的基本路徑，在這個過程中，應(yīng)重視檔案管理工作的宣傳以及檔案保密工作，以便為數(shù)字化管理的發(fā)展提供良好的環(huán)境。

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