利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能的思考

郁慧華

【摘 要】近年來，如何利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能，成了多數(shù)大型國有企業(yè)都在探索、實踐的熱點問題。信息化技術(shù)的運用，為企業(yè)借力技術(shù)手段提升法務(wù)管理效能帶來了機遇，將使企業(yè)法務(wù)管理工作走上快車道，帶來風(fēng)險管控能力切實全面的提升。本文從影響企業(yè)法務(wù)管理效能的幾個問題談起，結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗，談一些體會，希望能為相關(guān)問題的解決提供些許思路和參考。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；法務(wù)管理效能；合同風(fēng)險管理

自2005年國務(wù)院國資委提出“中央企業(yè)法制工作三年目標”要求以來，以建立健全企業(yè)法律風(fēng)險防范機制為核心，中央企業(yè)及其重要子企業(yè)的法務(wù)機構(gòu)建設(shè)得到了加強、機構(gòu)工作職能得到了豐富、在企業(yè)法律風(fēng)險防范工作中的地位變得越來越重要。

多數(shù)大型企業(yè)的法務(wù)部都有以下職能，如合同管理、案件管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、法律風(fēng)險管理、授權(quán)管理、證照管理、外聘律師管理、參與重大決策和規(guī)章制度管理等。就企業(yè)法務(wù)日常工作而言，最基礎(chǔ)、占據(jù)工作時間最多和造成困擾最多的就是合同管理這部分工作。所以企業(yè)在提升法務(wù)管理效能的需求中，對提升合同管理效能的需求通常是最迫切的。從法務(wù)信息化的實踐來看，也是先將合同管理信息化，再將其他業(yè)務(wù)逐步信息化。

一、合同管理中普遍存在的問題

很多企業(yè)的合同審核都經(jīng)歷了從轉(zhuǎn)簽紙質(zhì)評審單到使用辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA）評審這樣的過程，合同文本的傳遞變得越來越便捷，但不論采用哪種方式傳遞合同文本，通常都會存在以下問題：

（一）合同送審文本與蓋章文本不一致

各部門通過人工傳遞或使用在OA系統(tǒng)中上傳下載待評審合同文本的方式進行合同評審，使得在最后蓋章環(huán)節(jié)，蓋章人員無法確認各文本之間的一致性，校對工作量大，校對難。容易造成合同文本內(nèi)容與評審表單內(nèi)容不一致、合同審核意見與合同文本脫節(jié)、合同評審版本雜亂、合同蓋章文本與送審文本不一致等情況的發(fā)生，為合同風(fēng)險的發(fā)生埋下隱患。

（二）合同評審內(nèi)容重復(fù)、效率低

很多企業(yè)的法務(wù)人員每年要審查、修改大量的合同，以至于某些企業(yè)以審查、修改的合同總量作為考核法律顧問工作的標準之一，但這種做法未必合適。因為忙碌不等于效益也不等于效率。在日常送審的大量的合同中，存在著版本相似甚至相同的合同文本，采用傳統(tǒng)的一事一審的工作方式，將會使無效或低效勞動占據(jù)大部分工作時間，因此需要改進工作方法。

（三）合同數(shù)據(jù)未實現(xiàn)集中化管理

企業(yè)通常會有采購、財務(wù)、人力、質(zhì)量、儲運等各個信息系統(tǒng)，與合同洽商、簽訂、履行、歸檔、糾紛解決相關(guān)的各種信息常常散見在各系統(tǒng)中，沒有形成有效關(guān)聯(lián)。企業(yè)管理人員無法對合同全生命周期的相關(guān)信息進行有效的統(tǒng)計與分析，合同風(fēng)險無法得到有效提示，數(shù)據(jù)的價值得不到體現(xiàn)，各系統(tǒng)之間不能形成合力，合同全面風(fēng)險管理也就無從談起。

二、信息化系統(tǒng)提供的解決路徑

（一）使用在線文本技術(shù)解決合同送審文本與蓋章文本不一致的問題

利用在線文本技術(shù)可將送審的合同文檔轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€文本或直接通過在線擬稿的方式進行評審，各審批環(huán)節(jié)的意見和經(jīng)辦人的修改記錄都會在同一在線文本上進行留痕、流轉(zhuǎn)和展示。簽章人員可對完成評審和清稿操作的合同進行在線打印、簽章登記和正本回收登記。這樣通過在線文本技術(shù)的使用，使送審合同完全實現(xiàn)了封閉式流轉(zhuǎn)，保證了送審合同文本和用印合同文本的一致性，解決了合同審核意見與合同文本脫節(jié)、合同評審版本雜亂等問題。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)手段推行合同標準化，解決合同評審效率低的問題

合同審核標準的不統(tǒng)一、合同起草和評審人員水平的差異等各種因素會導(dǎo)致合同質(zhì)量參差不齊。通過信息化手段可以推行合同文本和合同條款的標準化，將差異性不大的文本和條款進行統(tǒng)一，最大限度地降低重復(fù)率。同時，通過信息化手段提供合同起草，文本比對等功能，能夠減輕人工對重復(fù)文本審核的精力。推行合同標準化，能將企業(yè)法務(wù)人員熟悉企業(yè)的交易與外部律師熟悉相關(guān)法律體系的優(yōu)勢結(jié)合起來，做到將制度中對風(fēng)險防控的要求固化在標準化管理流程中，規(guī)范合同文本的起草，提升合同文本質(zhì)量，使企業(yè)合同管理水平產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，切實提升合同評審效能。只有將法務(wù)人員從簡單低效的重復(fù)勞動中解脫出來，才有機會使他們進一步提高業(yè)務(wù)水平，在更高的層面上完成企業(yè)法律風(fēng)險管理工作。

（三）通過信息技術(shù)解決合同數(shù)據(jù)集中化管理問題

合同的全面風(fēng)險管理是以風(fēng)險防控為導(dǎo)向，對合同的起草、審核、用印、歸檔、履行、糾紛等各環(huán)節(jié)中的風(fēng)險進行防控，而這種合同全生命周期的風(fēng)險防控必須要解決信息不對稱問題。要求合同相關(guān)數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中做到統(tǒng)一展現(xiàn)，各相關(guān)信息能方便獲取和分析。利用信息化手段可實現(xiàn)企業(yè)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的集成，并進行有效的風(fēng)險提示，能為決策分析，管理優(yōu)化提供良好的數(shù)據(jù)支持，為合同全面風(fēng)險管理和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力抓手。

三、法務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)的幾個關(guān)鍵點

法務(wù)信息化系統(tǒng)是法務(wù)管理信息化成果的集中體現(xiàn)，一個完整的法務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)是個復(fù)雜并需要持續(xù)投入的事情。法務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建立，需要進行明確管理目標、需求分析、功能設(shè)計、代碼開發(fā)、系統(tǒng)測試、上線試運行、正式上線、人員培訓(xùn)，系統(tǒng)完善，系統(tǒng)維護等工作，離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持和相關(guān)部門的密切配合。同時要注意以下幾個關(guān)鍵點：

（一）制定與信息化要求匹配的法務(wù)管理制度

要健全、完善和細化法務(wù)管理相關(guān)的制度、業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。以合同管理為例，需要對合同管理制度、授權(quán)管理制度、合同分類標準、合同編號規(guī)則、合同信息錄入規(guī)范、合同審核的電子化流程、合同執(zhí)行監(jiān)控要求、合同統(tǒng)計分析模型等內(nèi)容進行整理和制定。如果沒有規(guī)范的制度和統(tǒng)一的標準，信息化系統(tǒng)就無法將企業(yè)管理制度進行落地，無法建立合規(guī)有效的操作流程，合同信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性也得不到保障，整個系統(tǒng)的價值也就難以實現(xiàn)。

（二）建立與其他系統(tǒng)的集成

在新建法務(wù)信息化系統(tǒng)時，必須充分考慮與其他系統(tǒng)的集成的問題。在法務(wù)管理系統(tǒng)實施時，必須開發(fā)標準的系統(tǒng)集成接口，實現(xiàn)與企業(yè)現(xiàn)有的財務(wù)管理、辦公管理等其他系統(tǒng)的充分集成，根據(jù)企業(yè)管理需要，最終實現(xiàn)合同風(fēng)險防控需要的數(shù)據(jù)能在各個系統(tǒng)中抓取，避免信息孤島產(chǎn)生。

（三）重視法務(wù)管理隊伍的建設(shè)

每個企業(yè)的實際情況不同，信息系統(tǒng)的實施是否順暢、各項管理措施是否符合企業(yè)實際，切實可行，有成效，離不開企業(yè)法務(wù)人員的智慧、探索和辛勤工作。法務(wù)管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和法務(wù)信息化管理系統(tǒng)的使用，因此要重視提高一線法務(wù)人員的信息化意識和信息化技術(shù)水平。企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行法務(wù)管理信息化的培訓(xùn)，提高法務(wù)管理人員的信息化工作技能，同時要注重調(diào)動法務(wù)人員的工作積極性，重視促進法務(wù)人員的風(fēng)險防控經(jīng)驗向信息化實現(xiàn)方式的轉(zhuǎn)化，鼓勵他們?yōu)槠髽I(yè)法律風(fēng)險防范工作作出有益的探索。

期望通過以上對利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能的思考，給在探索企業(yè)法務(wù)信息化過程中的法務(wù)管理人員以借鑒，希望企業(yè)法務(wù)工作能借力信息化手段帶來法務(wù)管理效能和風(fēng)險管控能力切實全面的提升。

【參考文獻】

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