關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探討

鐘燕萍

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院綜合實(shí)力不斷增強(qiáng)，對醫(yī)療設(shè)備的使用和管理也提出更高要求。但是長期以來醫(yī)院將主要精力用于臨床和科研工作，醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)踐中仍存在一系列的問題有待改進(jìn)。今后醫(yī)院應(yīng)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作給予高度的重視，盡快健全檔案管理制度，提高檔案管理信息化水平，并組建專業(yè)人才隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 檔案 管理

中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

前言

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，隨著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量不斷增加，相應(yīng)的檔案管理工作也受到廣泛關(guān)注。積極推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的發(fā)展不僅有助于醫(yī)院加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，同時也能更好地服務(wù)于臨床工作，展現(xiàn)醫(yī)院的綜合管理能力。

一、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從論證、申請、采購、安裝、驗(yàn)收、應(yīng)用、維修、保養(yǎng)、報廢等各個方面對醫(yī)療設(shè)備的檔案信息進(jìn)行的全程跟蹤管理。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院開展診斷與治療工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理過程中會產(chǎn)生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。

一方面，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理本身就是醫(yī)院管理工作的組成部分。通過檔案信息的生成以及持續(xù)跟蹤，能夠及時掌握設(shè)備運(yùn)行情況，提高設(shè)備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫(yī)療設(shè)備檔案信息與臨床工作有著緊密的關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)信息的分析利用至關(guān)重要，醫(yī)療設(shè)備檔案信息的生成可以為醫(yī)院臨床工作提供參考，例如設(shè)備使用頻率、故障率等信息都是醫(yī)院合理布局醫(yī)療設(shè)備、制定采購計(jì)劃、進(jìn)行設(shè)備更新的依據(jù)，同時也體現(xiàn)出醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問題

第一，醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強(qiáng)。對于醫(yī)療設(shè)備的管理，建檔是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關(guān)文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對設(shè)備購置時的靜態(tài)信息進(jìn)行收集，后續(xù)的動態(tài)檔案信息生成則普遍缺乏。

第二，檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備的采購成本高，設(shè)備使用周期長，且設(shè)備使用過程中要持續(xù)開展檔案管理工作，涉及多個部門的協(xié)同參與。但是在不少醫(yī)院中，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，醫(yī)療設(shè)備采購、管理、使用環(huán)節(jié)的檔案信息并不能及時生成，各部門對自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任缺乏清晰的認(rèn)知，設(shè)備使用與檔案管理常發(fā)生脫節(jié)，另外相應(yīng)的監(jiān)督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不僅設(shè)備采購、驗(yàn)收需要建檔，后續(xù)的使用、維護(hù)、計(jì)量、降級、報廢等各個環(huán)節(jié)也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的要求。但是醫(yī)院檔案管理仍以手工為主，尤其是對持續(xù)生成的動態(tài)檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。

第四，專業(yè)檔案管理人才不足。近年來隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院綜合實(shí)力顯著提升，醫(yī)療設(shè)備更加先進(jìn)，采購數(shù)量不斷增加，醫(yī)療設(shè)備的管理和使用也向著更加精準(zhǔn)的方向發(fā)展。但是相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作還未跟上步伐，現(xiàn)有檔案管理人員往往是從其他部門調(diào)任，專業(yè)知識和能力儲備不足，難以對檔案信息的真實(shí)性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。

三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的舉措

第一，深化對檔案管理工作的認(rèn)識。國家衛(wèi)生部和財政部對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了明確的要求，醫(yī)療設(shè)備在申請購置和使用過程中都必須做好相應(yīng)的檔案管理工作。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)深刻領(lǐng)會相關(guān)工作精神，積極轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫(yī)院臨床治療和內(nèi)部管理之間的密切關(guān)聯(lián)。同時醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更要以身作則，在醫(yī)院內(nèi)部開展相關(guān)的宣傳教育活動，使各科室人員認(rèn)識到工作的重要性，樹立起全員意識。

第二，建立健全檔案管理制度。嚴(yán)格的制度是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)和保障，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)醫(yī)療市場和醫(yī)院發(fā)展的需要，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責(zé)，形成崗位責(zé)任制，將醫(yī)療設(shè)備采購、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、維修、報廢等各個環(huán)節(jié)的工作責(zé)任到人，并與相應(yīng)的檔案信息生成工作對接，確保動態(tài)檔案的及時記錄。管理人員要注意檢查設(shè)備使用和維修過程中的檔案記錄，及時反饋給臨床科室參考。另外醫(yī)院還應(yīng)對檔案管理工作給予監(jiān)督和考評，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識。

第三，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。近年來醫(yī)院采購的設(shè)備數(shù)量不斷增長，醫(yī)療設(shè)備的功能以及維護(hù)要求更加復(fù)雜，使用過程中生成的信息量大，積極開展檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前的一項(xiàng)緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進(jìn)信息共享的實(shí)現(xiàn)。因此，醫(yī)院應(yīng)建立功能強(qiáng)大的檔案管理信息系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息的生成、更新、查詢、分析等功能，并結(jié)合不同部門的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的使用權(quán)限，以便于各部門在工作中隨時進(jìn)行檔案信息的查詢和使用，發(fā)揮檔案信息的使用價值。

第四，組建專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，特別是對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，本身具有動態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)，設(shè)備從采購計(jì)劃制定開始到驗(yàn)收使用，以及長期的維護(hù)，都需要不斷豐富檔案信息，并實(shí)現(xiàn)對檔案信息的分析利用。所以一臺設(shè)備檔案的生成只是管理工作的開始，后續(xù)還要涉及一系列專業(yè)的工作。這就要求醫(yī)院充分重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，吸納具備高度責(zé)任意識、檔案管理背景和一定醫(yī)學(xué)知識的專業(yè)人才，立足長遠(yuǎn)發(fā)展，組建起高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，并定期組織相關(guān)培訓(xùn)，切實(shí)通過人才素質(zhì)的提高為臨床提供幫助。

總結(jié)

醫(yī)療設(shè)備是衡量醫(yī)院綜合實(shí)力的標(biāo)志之一，特別是在醫(yī)療技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)療設(shè)備的增加與更新成為保證醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件，所以對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作也必須上升到新的高度，才能使醫(yī)療設(shè)備的管理和使用發(fā)揮應(yīng)有的效能，切實(shí)為臨床工作提供參考。

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