淺析Microsoft Access在房地產(chǎn)企業(yè)合同管理中的輔助核算方法及作用

康元波

成都坤盛置業(yè)有限公司財(cái)務(wù)部

一、引言

房地產(chǎn)行業(yè)有其自身特點(diǎn)，具有項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，涉及到合作單位多，業(yè)務(wù)類(lèi)型復(fù)雜，由此也決定了房地產(chǎn)企業(yè)的合同具有“數(shù)量多”、“種類(lèi)多”“執(zhí)行周期長(zhǎng)”等特點(diǎn)。《合同法》中的各類(lèi)合同，房地產(chǎn)企業(yè)在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目過(guò)程中均會(huì)涉及。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司合同管理的日常工作相當(dāng)繁重，如房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司有的同時(shí)開(kāi)發(fā)2-3個(gè)項(xiàng)目，有些合同同時(shí)跨項(xiàng)目簽訂，同一單位簽訂若干合同等，從而造成了合同的管理的內(nèi)容變得更加復(fù)雜多樣。目前一般中小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)未完全實(shí)現(xiàn)管理信息化，有的甚至還存在采取手工臺(tái)賬的方法來(lái)管理合同。

本文試圖用微軟應(yīng)用軟件Access建立小型通用數(shù)據(jù)庫(kù)的方法來(lái)管理合同，以達(dá)到合同管控，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)成本控制。

二、目前房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)中合同管理存在的問(wèn)題

(一)財(cái)務(wù)軟件中未單獨(dú)設(shè)置合同輔助核算

目前實(shí)際工作中傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算的輔助核算基本上以客商核算、項(xiàng)目核算、部門(mén)核算為主，基本未單獨(dú)設(shè)置合同輔助核算，若財(cái)務(wù)軟件中完全建立合同核算，需較專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)軟件技術(shù)人員。為此多數(shù)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)合同采取供應(yīng)商核算，該核算模式僅能實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商只簽一個(gè)合同、只施工一個(gè)項(xiàng)目的合同管理，而無(wú)法實(shí)現(xiàn)一個(gè)供應(yīng)商簽訂多個(gè)項(xiàng)目、多個(gè)合同的管理。

(二)合同臺(tái)賬管理以電子表格為載體、手工登記為主

合同管理中很重要的內(nèi)容就是付工程款、收發(fā)票。目前除了市場(chǎng)上較為常用的明源軟件成本管理系統(tǒng)外，通用的辦法是建電子表格，依據(jù)付款資料做賬，并在賬務(wù)處理后手工登記合同臺(tái)賬。

上述通用做法的缺點(diǎn)顯而易見(jiàn)，電子表格改動(dòng)的隨意性較大，數(shù)據(jù)的規(guī)范性無(wú)法保障，對(duì)于后期數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)工作造成一定困難，由于數(shù)據(jù)不規(guī)范進(jìn)而無(wú)法提供相對(duì)可靠的決策依據(jù)；手工登記也易出錯(cuò)，造成合同超付等現(xiàn)象的發(fā)生。而對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)付款單位多、付款次數(shù)多需頻繁登記臺(tái)賬而言，電子表格就顯得捉襟見(jiàn)肘。

(三)財(cái)務(wù)核算人員無(wú)法實(shí)時(shí)掌控各合同完成產(chǎn)值及應(yīng)付未付款情況

大多數(shù)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)將合同的完成產(chǎn)值交由成本預(yù)算部門(mén)控制，而忽略財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)該部分的核算與控制，尤其是應(yīng)付未付款，目前通常做法也是暫時(shí)不入賬，這樣造成公司資產(chǎn)負(fù)債表中缺少一部分負(fù)債(應(yīng)付賬款)，而不能真實(shí)反映企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債狀況，進(jìn)而對(duì)公司決策造成一定影響。對(duì)于少則上百份、多則幾百份的房地產(chǎn)企業(yè)的財(cái)務(wù)成本核算人員來(lái)講，周期性的統(tǒng)計(jì)如此數(shù)量合同的完成產(chǎn)值，不但費(fèi)事費(fèi)力，也絕非易事。

(四)房地產(chǎn)行業(yè)營(yíng)改增后專(zhuān)用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅的統(tǒng)計(jì)問(wèn)題

從2015年5月1日房地產(chǎn)行業(yè)營(yíng)改增后，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅統(tǒng)計(jì)就逐漸凸顯出其重要性。傳統(tǒng)方法的“應(yīng)交稅金”科目分稅率核算，對(duì)要求特殊的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)而言，無(wú)法滿足后期土地增值稅清算的需要，如何合理有效的分合同統(tǒng)計(jì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅，也成為合同管理的重要內(nèi)容之一。

三、運(yùn)用Access建立小型數(shù)據(jù)庫(kù)，解決合同管理中的諸多問(wèn)題

Acces是Microsoft Office系統(tǒng)中的軟件，與成熟的Excel、word、PPT一樣，具有“方便取得”、“方便安裝”、“方便使用”的特點(diǎn)，基本上具有計(jì)算機(jī)一般應(yīng)用技能的辦公人員即可操作。

筆者從運(yùn)用Access解決合同管理中存在的諸多問(wèn)題的角度出發(fā)，建立一個(gè)小型的access數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使數(shù)據(jù)規(guī)范化，使臺(tái)賬的登記與執(zhí)行簡(jiǎn)化，提高工作效率。

(一)建立小型Access數(shù)據(jù)庫(kù)

1、建立的小型數(shù)據(jù)庫(kù)主要由ACCESS由表、查詢、窗體、報(bào)表組成，各內(nèi)容如圖：

為統(tǒng)計(jì)需要，各表主要由合同檔案、供應(yīng)商明細(xì)賬、單位產(chǎn)值明細(xì)賬等表組成，基于后續(xù)查詢需要，各表中合同的編號(hào)為唯一編碼，這樣就完成了一個(gè)規(guī)范的小型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立。

各表的組成主要如圖所示：

(1)合同檔案：包括的主要要素有：

(2)供應(yīng)商明細(xì)：包括的主要要素有：

(3)產(chǎn)值明細(xì)賬：包括的主要要素有：

(4)產(chǎn)值錄入窗體：

(二)小型合同數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用效果

1、可實(shí)現(xiàn)合同基礎(chǔ)檔案的管理

主要根據(jù)各部門(mén)新簽訂的合同錄入合同檔案，并根據(jù)需要隨時(shí)更新，該表基本囊括了簽訂合同的主要元素，并根據(jù)合同類(lèi)型不同進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，并作為后期印花稅的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2、可免去逐筆登記付款、收票到合同臺(tái)賬的繁瑣步驟

ACCESS中“供應(yīng)商明細(xì)賬”與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出供應(yīng)商明細(xì)賬格式一致，只需在每筆明細(xì)之后加列“合同編號(hào)”，這樣就完成合同臺(tái)賬的登錄，每月只需根據(jù)賬套數(shù)據(jù)整理導(dǎo)入ACCESS的供應(yīng)商明細(xì)賬即可實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬的登記。

3、實(shí)現(xiàn)合同完成產(chǎn)值及應(yīng)付未付款的實(shí)時(shí)掌控

合同完成產(chǎn)值由成本預(yù)算部門(mén)根據(jù)“產(chǎn)值審核表”在“產(chǎn)值錄入窗體”界面錄入，該部門(mén)一經(jīng)登記，數(shù)據(jù)便會(huì)傳輸至數(shù)據(jù)庫(kù)，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)成本核算人員可實(shí)時(shí)查詢到某合同產(chǎn)值情況。

4、各類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一

由Access對(duì)數(shù)據(jù)有一定約束性，必須按照規(guī)范來(lái)錄入。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，自動(dòng)檢查數(shù)據(jù)的有效性及合規(guī)性，對(duì)后期數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析可實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果

四、結(jié)語(yǔ)

Access與財(cái)務(wù)軟件的有機(jī)結(jié)合，可有效的解決本文中提到的合同管理中存在的諸多問(wèn)題?？梢?guī)范數(shù)據(jù)的有效性；可作為財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有效輔助核算；可實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)數(shù)據(jù)共享，方便公司需求部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行情況的查詢并可有效防止超付情況的發(fā)生。

該小型數(shù)據(jù)庫(kù)還可輔助公司合同預(yù)算付款的編制；對(duì)后期土地增值稅的清算提供準(zhǔn)確的合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；對(duì)營(yíng)改增后發(fā)票的管理，尤其是增值稅專(zhuān)用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅管理數(shù)據(jù)庫(kù)可提供基于合同統(tǒng)計(jì)的發(fā)票臺(tái)賬及增值稅專(zhuān)用發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)稅臺(tái)賬等。

作為未來(lái)主流的數(shù)據(jù)共享，該小型數(shù)據(jù)庫(kù)可遠(yuǎn)期延伸，ACCESS數(shù)據(jù)可方便遷移至sql、oracle等中大型數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)升級(jí)信息化管理的需要。

建立Access小型合同管理數(shù)據(jù)庫(kù)，可有效實(shí)現(xiàn)合同管理，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)成本控制提供有力的幫助。

[1]齊國(guó)顏.《房地產(chǎn)企業(yè)成本控制與精細(xì)化管理》[M].化學(xué)工業(yè)出版社

[2]余源鵬.《房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)合同管理與常用合同范本大全》[M].機(jī)械工業(yè)出版社

[3]秦春影，喻曉鋒，唐淑萍.Access內(nèi)置對(duì)象在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用研究[J].榆林學(xué)院學(xué)報(bào).2011(02)

[4]秦春影，王敬，喻曉峰，唐淑萍.Access內(nèi)置對(duì)象在中小型項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào).2011(06)