醫(yī)院文件檔案一體化管理的探究

李 紅

（萊州市第三人民醫(yī)院，山東 萊州 261400）

醫(yī)院的文件檔案是非常重要的信息載體，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，也是當(dāng)前衛(wèi)生信息現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，而對(duì)于醫(yī)院文件檔案的一體化建設(shè)則是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)之一。當(dāng)前大量的醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)意義上的手書(shū)方式記錄文件檔案，而當(dāng)實(shí)行了統(tǒng)一的文件檔案一體化管理之后，醫(yī)院在文件檔案管理方面的效率將大大提高。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理系統(tǒng)，將公文的處理與檔案的管理結(jié)合在一起，能夠使文件檔案的管理工作形成有序的整體，使醫(yī)院檔案部門(mén)能夠充分利用處理文書(shū)過(guò)程中生成的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而減少重復(fù)工作。

1 醫(yī)院文件檔案管理的重要性

1.1 加快信息化進(jìn)度

通過(guò)現(xiàn)代化的檔案管理措施，能夠加快醫(yī)院文件檔案管理一體化建設(shè)的速度。自21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)地發(fā)展，社會(huì)很多行業(yè)都開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)管理，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速改進(jìn)企業(yè)發(fā)展的模式，保證企業(yè)一直處在市場(chǎng)的有利位置。對(duì)于醫(yī)院而言，引入大量具有現(xiàn)代化水平的設(shè)備，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享。醫(yī)院需要順應(yīng)目前的發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)抓住機(jī)遇，才能提升文件檔案管理的整體水平。

1.2 解決存在的問(wèn)題

現(xiàn)代化的醫(yī)院文件檔案管理是解決醫(yī)院存在問(wèn)題并提升醫(yī)院管理水平的重要策略。我國(guó)醫(yī)院雖然數(shù)量眾多，但不同的醫(yī)院發(fā)展水平及醫(yī)療水平都存在明顯差距，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，醫(yī)院的管理水平普遍明顯低于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)[1]。很多落后鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的醫(yī)院沒(méi)有建立起良好的檔案管理體系，管理水平落后并缺乏現(xiàn)代化的管理意識(shí)，很多醫(yī)療設(shè)備比較老舊，而在檔案管理方面，也多采用手書(shū)方式。為解決這些存在的問(wèn)題，需要采用具有科學(xué)性和高效性的一體化管理體系，切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理的效率。

2 醫(yī)院文件檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 缺乏辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)

文件檔案的一體化管理體系的建設(shè)，需要以辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)。在醫(yī)療領(lǐng)域開(kāi)始廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)的背景下，醫(yī)院的信息化建設(shè)水平日漸提高，并得到了較多的重視，大量專(zhuān)業(yè)的信息管理系統(tǒng)開(kāi)始投入運(yùn)行，在實(shí)踐當(dāng)中也取得了較為理想的成效。但醫(yī)院在文件檔案管理方面通常忽視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)需求，一方面，醫(yī)院需要花費(fèi)較多成本建設(shè)專(zhuān)業(yè)的信息化系統(tǒng)；另一方面，醫(yī)院的檔案管理工作仍然止步于傳統(tǒng)模式。

2.2 職能部門(mén)設(shè)置不合理

文件管理和檔案管理是醫(yī)院的兩個(gè)職能部門(mén)，長(zhǎng)期以來(lái)都堅(jiān)持各自為政的管理理念，在這樣的體制下，主管文書(shū)工作的文職人員總會(huì)為了自身工作的方便，不按規(guī)定進(jìn)行文件處理和管理工作。如此一來(lái)，檔案部門(mén)很少了解醫(yī)院的文書(shū)工作實(shí)質(zhì)內(nèi)容，很難做到標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督并同步文件管理和檔案管理工作[2]。當(dāng)缺乏統(tǒng)一的管理體系后，容易出現(xiàn)收文、歸檔不全的問(wèn)題，難以確保檔案質(zhì)量，給檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)制度缺乏統(tǒng)一性

醫(yī)院不同職能部門(mén)的職責(zé)不同，工作性質(zhì)不同，因此形成的文件格式不同意，在文件的歸檔類(lèi)別上也有所區(qū)別。由于在文件管理上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在處理文件信息時(shí)很難被檔案管理部門(mén)直接采用，而是需要按照檔案管理部門(mén)的規(guī)范，重新編排整理，在很大程度上浪費(fèi)了人力物力。最關(guān)鍵的是，缺乏具有可操作性的詳細(xì)保管期限表，使得醫(yī)院的行政部門(mén)人員無(wú)法有效利用保管期限表。另外，辦公自動(dòng)化管理是對(duì)醫(yī)院管理理念的革新，涉及眾多部門(mén)和環(huán)節(jié)，難以統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

2.4 具體應(yīng)用系統(tǒng)不兼容

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)缺乏兼容性，兩者各自為政，使得電子文件的歸檔工作遇到很大困難[3]。就目前的情況來(lái)看，應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的醫(yī)院大多采用專(zhuān)業(yè)軟件設(shè)計(jì)公司所編制的系統(tǒng)，但檔案管理部門(mén)則主要應(yīng)用適用于檔案管理部門(mén)的軟件系統(tǒng)，因兩個(gè)部門(mén)所使用的軟件系統(tǒng)完全不一樣，因此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也很難在另一個(gè)軟件系統(tǒng)下進(jìn)行轉(zhuǎn)換，應(yīng)用系統(tǒng)的不兼容問(wèn)題，導(dǎo)致了文件檔案管理的一體化事實(shí)上難以施行。

3 醫(yī)院文件檔案的一體化管理策略

3.1 提高對(duì)辦公自動(dòng)化的重視程度

建立現(xiàn)代化的醫(yī)院管理體系，必須依靠現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和改進(jìn)，則需要醫(yī)院管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)文件檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理重要性的認(rèn)識(shí)，重視實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公自動(dòng)化建設(shè)工作。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下，醫(yī)院各成員均應(yīng)參與到辦公自動(dòng)化體系建設(shè)的工作中，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，使全員理解實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是提高醫(yī)院決策水平以及工作效率和調(diào)控能力的重要基礎(chǔ)[4]。為加強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)于實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)程度，醫(yī)院可以組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域的著名講師入院開(kāi)展講座，也可以帶領(lǐng)工作人員進(jìn)入已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理并取得顯著成效的醫(yī)院進(jìn)行參觀和交流。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)覆蓋了醫(yī)院管理的各業(yè)務(wù)流程，通過(guò)輪流培訓(xùn)的方式轉(zhuǎn)變其觀念，從而明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的目的及意義。

3.2 建立健全完整的管理機(jī)制體系

應(yīng)在文書(shū)檔案工作人員的觀念中植入文件檔案一體化管理理念，使兩者整合為一個(gè)完整健全的系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件檔案的高效管理，這也符合時(shí)代要求。文件檔案工作人員需要對(duì)一體化管理體系的建設(shè)產(chǎn)生充分認(rèn)識(shí)，打破傳統(tǒng)意義上狹隘、局限的觀念，樹(shù)立局部與整體結(jié)合的一體化思想，轉(zhuǎn)變對(duì)文件檔案管理分離的情形。醫(yī)院辦公室是文件檔案管理的主觀部門(mén)，應(yīng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一制度，制定各流程、各職能人員的工作規(guī)范，對(duì)文件檔案的統(tǒng)一化管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排和科學(xué)規(guī)劃，將文件前后端有效連接起來(lái)，全過(guò)程統(tǒng)一高效管理文件檔案工作，提高不同科室的管理效率，從根本上避免資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)。將原本分散化管理的工作整合到一起，實(shí)現(xiàn)集中管理，滿足醫(yī)院對(duì)電子文件信息實(shí)行統(tǒng)一管理和高效利用的需求與要求。

3.3 實(shí)現(xiàn)對(duì)管理制度的規(guī)范化落實(shí)

對(duì)辦公流程的再創(chuàng)造，是對(duì)文件檔案管理制度的徹底變革，并非在原來(lái)的基礎(chǔ)上稍加修改和補(bǔ)充[5]。按照醫(yī)院自身對(duì)于信息化建設(shè)的要求，需要對(duì)各部門(mén)的職責(zé)予以明確，并規(guī)范處理電子文件的各個(gè)過(guò)程，同時(shí)制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)制度的貫徹落實(shí)。對(duì)電子文件的修改和整理更方便，其可塑性較高，因此在記錄過(guò)程中提升了便利性，但也正因如此，電子文件的真實(shí)性和原始性就變得難以確保。醫(yī)院可以采用專(zhuān)業(yè)的電子文件安全保護(hù)措施，制定相應(yīng)規(guī)范，有效避免電子文件被隨意修改或刪除，拒絕非法訪問(wèn)，從而保證電子文件的安全性和保密性。另外，為保證文件檔案一體化管理的正常使用，應(yīng)采用嚴(yán)格的監(jiān)控措施，并避免數(shù)據(jù)丟失或非法使用的情況出現(xiàn)。為有效規(guī)范對(duì)文件檔案的管理工作，需要集中精力制定具有統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)計(jì)一體化管理軟件時(shí)，需要設(shè)計(jì)具體方案并對(duì)各細(xì)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理，省略不必要的操作過(guò)程。

4 討 論

實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院文件檔案的一體化管理，有助于提升醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作和管理提供必要保障和基礎(chǔ)。本次研究針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題提出針對(duì)性的解決策略，通過(guò)文件檔案的一體化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案的高效管理，從而達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，也為今后其它醫(yī)院的一體化管理體系建設(shè)提供重要參考。

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[4] 高建華,眭文娟,楊 光,等.信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率[J].蘭臺(tái)世界,2016,(5):40-42.

[5] 惠 彬.淺談文件檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)方法[J].中國(guó)科技投資,2017,(19):203.