檔案管理信息化建設(shè)之我見

常煜婧

【摘 要】站在新時(shí)代歷史起點(diǎn)下，檔案管理人員要時(shí)刻高舉“中國特色社會(huì)主義”偉大旗幟，認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)“習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想”，并有效強(qiáng)化檔案管理與信息化建設(shè)的有機(jī)統(tǒng)一，使新時(shí)代的檔案管理工作，呈現(xiàn)出“信息化”、“高效化”、“數(shù)字化”特點(diǎn)，從而為人力資源及社會(huì)保障事業(yè)，邁上一個(gè)嶄新的歷史臺(tái)階。本文以檔案管理中的信息化建設(shè)為主題，試圖探尋出一條新時(shí)代的高效檔案管理工作路徑，并希望藉以此文，為我國的檔案管理信息化建設(shè)，做出積極貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；人員信息；數(shù)據(jù)庫

在檔案管理工作中，信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的工作任務(wù)。筆者根據(jù)我縣人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理信息化建設(shè)過程，總結(jié)出了一些檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，希望能夠?yàn)闄n案管理工作的信息化建設(shè)揭示出一條有效路徑。具體來說，我們首先完善檔案管理中的電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案管理信息化提供了基礎(chǔ)；其次認(rèn)真做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工工作，確保信息化檔案管理的實(shí)效性；最后統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門的數(shù)字化資源整合，提升信息化檔案的實(shí)用價(jià)值，在總體上取得了令人可喜的工作成績。以下結(jié)合情況，分別進(jìn)行介紹。

一、完善檔案管理中的電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)

作為檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)具有著重要的意義和價(jià)值。我們在信息化檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，要求相關(guān)建設(shè)人員，能夠根據(jù)本縣的特點(diǎn)，架設(shè)便于我縣檔案管理、符合我縣檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)、能夠促進(jìn)本縣檔案信息化建設(shè)長遠(yuǎn)發(fā)展的數(shù)據(jù)庫。我們在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成之后，根據(jù)本縣檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，設(shè)置專門的檔案數(shù)據(jù)庫管理人員，使得我縣的人員檔案全部被錄入了檔案管理數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化全覆蓋的要求。

二、認(rèn)真做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工工作，確保信息化檔案管理的實(shí)效性

在檔案管理信息化建設(shè)中，檔案的數(shù)字化是工作重點(diǎn)，我們對于沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，我們認(rèn)真做好了字化加工工作，從而確保了我縣信息化檔案管理的實(shí)效性。具體來說，我們對于紙質(zhì)檔案中可以進(jìn)行掃描的內(nèi)容，利用掃描儀進(jìn)行數(shù)字化加工；對于紙質(zhì)檔案中需要錄入的文字，由專人負(fù)責(zé)打字加工。這樣的工作方法使我縣的檔案實(shí)現(xiàn)了100%數(shù)字化加工，讓我們的檔案電子數(shù)據(jù)庫能夠包容更加全面的檔案資源，從而有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)。此外我們還在檔案的數(shù)據(jù)加工過程中，對一些特殊人員進(jìn)行了標(biāo)注，如“離休干部”、“軍烈屬”、“勞動(dòng)模范”等，標(biāo)注了他們的基本信息，方便在今后的政府補(bǔ)貼過程中對他們實(shí)行照顧。

例如我們在對于村民“劉某”的檔案數(shù)字化加工過程中，基于“劉某”在1951年參軍并參加朝鮮戰(zhàn)爭的特點(diǎn)，為劉某在數(shù)字化檔案中標(biāo)注了“朝鮮戰(zhàn)爭參戰(zhàn)人員”的標(biāo)簽，此后在政府對“朝鮮戰(zhàn)爭參戰(zhàn)人員”統(tǒng)計(jì)并發(fā)放補(bǔ)貼的過程中，在方便了對劉某進(jìn)行信息查詢的基礎(chǔ)上，使劉某順利地獲取到了補(bǔ)貼，從而提升了檔案管理工作效率，使人民獲得了滿意。

三、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門的數(shù)字化資源整合，提升信息化檔案的實(shí)用價(jià)值

檔案管理信息化建設(shè)，是為了進(jìn)行實(shí)際運(yùn)用。我們在檔案管理信息化建設(shè)過程中，緊密協(xié)調(diào)縣政府的相關(guān)部門，利用制作檔案查詢網(wǎng)站，使各部門能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對所需人員檔案資料進(jìn)行信息化查詢，以此提升了信息化檔案的實(shí)用價(jià)值。此外，利用這樣的信息化建設(shè)，為我們的各級(jí)政府部門，縮小了工作時(shí)間，減少了辦公環(huán)節(jié)，從而讓檔案信息的采集工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了信息化。

在人力資源和社會(huì)保障局與其他政府部門的數(shù)字化資源整合過程中，我們與各個(gè)相關(guān)部門的管理人員進(jìn)行了多次密切協(xié)商，找到各個(gè)相關(guān)部門對于信息化檔案的查閱需求，為我們的檔案查詢網(wǎng)站的建設(shè)提供了基本方向。之后我們在檔案查詢網(wǎng)站的建設(shè)過程中，將網(wǎng)站與檔案管理數(shù)據(jù)庫相連接，并為各級(jí)政府相關(guān)部門，整理和發(fā)放了網(wǎng)站賬號(hào)，根據(jù)各部門的信息化檔案查詢需求，設(shè)置了不同的權(quán)限。因此，此后我縣各級(jí)政府在信息化檔案管理網(wǎng)站上，能夠進(jìn)行更加快捷、高效的檔案查詢，全面提升了我縣各級(jí)政府部門的工作效率，從而讓我縣各級(jí)政府部門的工作人員“少跑路”、“多獲取”，切實(shí)體現(xiàn)出了檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)用價(jià)值。

總而言之，檔案管理中的信息化建設(shè)，是提升我們?nèi)肆Y源及社會(huì)保障部門工作效率的重要工作內(nèi)容，需要我們積極地加以完善。我們在檔案管理中的信息化建設(shè)過程中，基于本縣的實(shí)際情況，建立了本縣檔案的電子數(shù)據(jù)庫；將未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案，全部進(jìn)行了數(shù)字化加工；并且統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各相關(guān)部門的數(shù)字化資源，使各相關(guān)部門能夠通過互聯(lián)網(wǎng)途徑查詢檔案內(nèi)容。通過這樣的信息化建設(shè)，我縣的數(shù)字化檔案率達(dá)到了100%，使我縣做到了數(shù)字化檔案全覆蓋，真正促進(jìn)了我縣的檔案信息化建設(shè)。

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