高校儀器設(shè)備檔案管理工作探討

汪敬

【摘 要】高校儀器設(shè)備檔案管理是保證儀器設(shè)備檔案資料真實性的重要基礎(chǔ)。其主要是針對儀器設(shè)備的各項信息進行整理歸檔。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時代，高校儀器設(shè)備檔案資料管理工作可借助于信息技術(shù)、計算機技術(shù)等進行智能化管理，在促進管理規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高高校儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】高校；儀器設(shè)備；檔案管理

隨著我國教育事業(yè)的迅速發(fā)展，一些高校的建設(shè)規(guī)模也在逐漸擴大，高校從事教學(xué)工作、技術(shù)研發(fā)等工作都需要儀器設(shè)備來支持，因此，對儀器設(shè)備檔案管理也就成了各高校愈加重視的問題。在高校中，儀器設(shè)備的種類以及數(shù)量逐漸增多，因此對其管理的要求也就越來越高，不但要求儀器設(shè)備各項信息的完整性，還要保證其能夠得到安全的使用。本文對此進行了詳細(xì)的分析。

一、建立完善的儀器設(shè)備管理體制

（一）保證全校儀器設(shè)備在各個部門中使用

目前，大多高校在儀器設(shè)備檔案管理的工作中，將儀器設(shè)備的使用權(quán)歸納在了設(shè)備部門所屬，這樣一來，極大的縮小了儀器設(shè)備的應(yīng)用范圍，在一定程度上限制了高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。如某高校對在儀器設(shè)備的試用上，只允許管理人員使用。由于高校中的設(shè)備儀器等屬于學(xué)校的共有財產(chǎn)，因此，應(yīng)歸為全校師生共有，對儀器設(shè)備給予對外開放，不但能夠吸引更多的新生力量，還能對科研與技術(shù)的創(chuàng)新提供更大的發(fā)展空間。

（二）合理的配置資源

各種儀器設(shè)備都有其使用的范圍，所以，儀器設(shè)備也應(yīng)按照實際情況進行配置，尤其要杜絕隨意配置、盲目配置等情況，避免儀器設(shè)備被閑置，造成資源浪費的現(xiàn)象。另外，高校在儀器設(shè)備檔案管理上還應(yīng)有實際的規(guī)劃和統(tǒng)籌措施，對于購置的儀器設(shè)備，可進行使用價值與價格之間的論證。在使用前還要對儀器設(shè)備的質(zhì)量進行檢查，保證儀器設(shè)備的使用效果。

（三）加強貴重儀器的和設(shè)備信息的共享

高校還應(yīng)建立儀器設(shè)備的信息共享平臺，完整的記錄儀器設(shè)備的使用次數(shù)、方式等信息，并允許高校老師、學(xué)生等對儀器設(shè)備各種信息的查詢，通過資源共享，注重學(xué)科交叉，尋找可共同研究的課題，針對儀器設(shè)備開展一些學(xué)術(shù)交流，提高儀器設(shè)備的有效利用率。同時推進儀器設(shè)備的聯(lián)合開放使用，促進高校內(nèi)部專業(yè)實驗室之間的橫向合作和學(xué)術(shù)交流，進而提高儀器設(shè)備的綜合使用效率。

二、提高高校儀器設(shè)備檔案管理工作效率的措施

（一）加強對儀器設(shè)備管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)

高校設(shè)備管理以及檔案管理的工作人員需要具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，要不斷的學(xué)習(xí)新的知識，同時還要注重對知識結(jié)構(gòu)的適應(yīng)性進行調(diào)整，對知識結(jié)構(gòu)以及專業(yè)技能進行不斷優(yōu)化。高校要針對本校設(shè)備檔案管理的發(fā)展對人才的需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃。將培訓(xùn)作為考核管理人員工作效率的重要指標(biāo)之一，促使培訓(xùn)和再教育工作的制度化，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人員還要對培訓(xùn)的內(nèi)容進行不斷完善，保證培訓(xùn)相關(guān)工作都能夠有據(jù)可循。除此以外，還應(yīng)加大對儀器設(shè)備檔案管理人員的考核與獎勵力度，對儀器設(shè)備檔案管理工作有突出貢獻的部門或者個人，學(xué)校要給予獎勵，相反，對影響儀器設(shè)備檔案管理工作的部門或個人，要給予懲罰。總之，要通過強化管理人員的自身素質(zhì)，來提高高校儀器設(shè)備檔案管理的水平。

（二）實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案資料的智能化管理

新時代高校管理的基礎(chǔ)是信息技術(shù)的應(yīng)用，因此，高校應(yīng)將儀器設(shè)備檔案管理的信息化技術(shù)重視起來，為學(xué)校規(guī)劃、決策提供重要的數(shù)據(jù)支持，進而使儀器設(shè)備能夠更好的為教學(xué)科研服務(wù)。與此同時，還要根據(jù)已經(jīng)歸檔的儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的設(shè)備檔案信息的數(shù)據(jù)庫，為設(shè)備的利用、開發(fā)等進行服務(wù)，使學(xué)校師生能夠通過校園網(wǎng)對各種儀器設(shè)備的信息進行查詢。另外，還應(yīng)編制檔案檢索工具，這也是做好儀器設(shè)備檔案管理工作的一個重要手段，在檢索工具中，可設(shè)置專題目錄、分類目錄以及各種索引，讓使用人員能夠從多個角度得到儀器設(shè)備檔案資料的檢索途徑，進而能夠更深、更廣的揭示出各儀器設(shè)備檔案的信息內(nèi)容，以此來更好的滿足使用者多層次的需求。

三、結(jié)束語

高校儀器設(shè)備檔案管理是一個系統(tǒng)化較強的管理過程，其所涉及的部門比較多，加上管理人員比較分散、數(shù)量比較大，時間跨度長等，這些都給高校檔案管理的工作帶來了一定的難度。因此，在高校，儀器設(shè)備檔案管理人員要加強與各部門同事之間的交流，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，實行責(zé)任管理制，減少檔案資料不完整事件的發(fā)生，提高儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量。大力推進儀器設(shè)備檔案管理數(shù)字化平臺的建設(shè)和管理，為學(xué)校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻】

[1]閻冰，張小蒙，劉彥強等.高校大型儀器設(shè)備檔案管理分析[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2016（17）：10-11.

[2]隋秀芬.高校儀器設(shè)備檔案資料信息化管理及有償使用措施[J].赤子（上中旬），2016（18）：172.

[3]何畔，王益民，閻冰等.高校大型精密儀器設(shè)備檔案管理的研究[J].實驗室科學(xué)，2016，19（01）：212-214+218.