文書檔案管理存在的問題與相應措施

王慧

【摘 要】文書檔案管理工作是單位各項工作的基礎工作，是單位各項工作的基礎，也是各單位對各項活動進行客觀記錄的依據，同時，也是對單位進行管理水平評價的重要依據，科技的進步和經濟的發(fā)展，人們對文書檔案管理工作提出了更高的要求。

【關健詞】文書檔案；管理；問題；措施

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。

一、文書檔案管理的基本要點

1.1重視對重點及關鍵文件的管理工作

重點及關鍵性的文書檔案在文化廣電新聞出版局（以下簡稱文廣新局）的戰(zhàn)略發(fā)展中起著重要作用?？紤]到文廣新局在書面和口頭記錄、文件、講話稿、會議記錄、各項紀要、報表等文書資料的繁多性，管理部門受到自身能力以及人員的限制很難對所有的文書資料加以整理和匯總。針對這一客觀現狀，文書資料管理部門在管理內容上要把注意力放在重點和關鍵文件上。

1.2重視文件的梯度管理和分類管理

在對重點和關鍵性文件加以重視的基礎上，還要從管理方法上加以重視。針對文件的多樣性和豐富性，文廣新局首先需要對文件進行分級和歸類，將待整理的文書檔案按照一定的標準和相關性分出等級和類別，然后依據標準對其進行梯度管理和分類管理。對這種管理方法加以重視能夠從根本上提高文書資料管理人員的工作效率，同時還能夠更方便地為文廣新局提供基礎服務。

二、目前文廣新局文書資料管理存在的突出問題

2.1缺乏重視檔案管理工作的意識

由于很多單位對于檔案管理工作認識不夠深入，導致檔案工作不容易引起領導的重視，也不容易做出成績。所以很多單位員工對檔案工作不以為然，并沒有放很大的心思在上面。認為檔案工作就是抄寫工作，另外保證檔案資料不丟失即可。這就使得檔案管理工作無章可循，信息資源不能有效合理地進行利用。另外，檔案工作不像其他工作可以為單位創(chuàng)造直接的效益，這就更不能引起單位領導的重視，也不能充分調動工作人員的積極性，從而使得檔案管理工作無法體現和發(fā)揮其應有的價值。

2.2文書檔案管理人員素質有待提高

在文廣新局現有文書檔案管理人員中，素質較低的人員占了很大部分，單位文書檔案管理人員素質亟待提升。管理人員素質較低主要體現在責任意識差、缺乏專業(yè)技能、缺乏創(chuàng)新意識等方面，這樣的管理人員很容易在工作中出現各種紕漏。專業(yè)知識落后，不適用于當前的文書檔案管理工作的需要，無法對管理進行創(chuàng)新，不適應信息化建設，是目前管理人員最突出的問題。

2.3檔案管理制度不完善

如今檔案管理制度的制定并不完善，大多數單位系統(tǒng)內部存在著各種檔案管理制度，但這些制度不嚴格、不健全、不到位甚至不合時宜，這樣的制度為文書檔案管理工作帶來了巨大阻力。在很多管理工作中依舊引用著傳統(tǒng)的手工檢索、提取利用，很多提供或開發(fā)的方案都是過時的，新聞部門記載的照片、影像資料只在攝錄采編時重視，而輕視了日后的保管、利用，使很多珍貴資料在不經意間遺失。

2.4檔案管理信息化水平不高

雖然我們已步入了信息化時代，但是很多的信息技術并未用到檔案管理工作中。單位依舊習慣于使用手工代替電子化設備，這使得檔案管理工作的效率、安全性和系統(tǒng)性大大降低。電子化水平低下不僅使得檔案管理工作人員的工作量大大增加，而且管理方式科學化程度低，容易讓一些人鉆空子而讓虛假信息入庫，讓檔案資料的安全性無法得到保障。

三、提升文書資料規(guī)范化管理能力的措施

3.1加強管理人員的檔案管理意識

加強管理人員的檔案意識，首先要加強領導對檔案管理的認識，提高他們對于檔案的重視，樹立檔案也是生產力的觀念。檔案是日積月累形成的重要的信息資源，具有獨特的開發(fā)利用價值，如果利用得好，檔案也可以作為生產力促進經濟的發(fā)展。其次，提高普通員工對檔案管理的認識，轉變他們關于檔案的傳統(tǒng)的觀念，檔案不僅是用來儲存資料信息的工具，也是一種資源財富。幫助他們樹立檔案意識，樹立自主歸檔意識，創(chuàng)新檔案認識，規(guī)范自己的日常工作，為檔案管理盡自己的一份力。還要開展檔案管理新認識主題活動，提高“依法治檔”的自覺性，由領導做起，將檔案的認識貫徹于日常，切實為檔案管理貢獻自己的力量，以此促進文廣新局事業(yè)的發(fā)展。

3.2加大對文書處理工作人員的培訓

為了提高文書管理工作人員的綜合素質，我們需要從多方面、多途徑入手，對相關工作人員開展培訓教育工作。通過定期、不定期的移動授課、公共課培訓、外派考察學習等方式對工作人員開展培訓，針對文書檔案管理工作中涉及的各個環(huán)節(jié)安排相關培訓，確保工作人員熟練掌握工作流程，并在這基礎上幫助其在工作中創(chuàng)新實踐，提高工作人員的文書檔案管理水平，彌補管理人員專業(yè)水平低的缺陷。

3.3創(chuàng)新檔案管理相關工作制度

針對已經不合時宜的傳統(tǒng)文書檔案管理制度，我們需要建立創(chuàng)新出一個新的文書檔案管理制度。首先要制定新的檔案收集制度，明確收集責任，規(guī)范收集渠道，使檔案收集有章可循。然后針對檔案的檢索、開發(fā)和利用建立一個現代化的信息檢索制度，減少不必要的流程，提高工作效率，保證檔案信息的時效性。最后，完善大檔案相關的制度，健全檔案管理體系，使檔案的管理向“一條龍服務”方向發(fā)展。還要創(chuàng)新對檔案工作者、普通員工的檔案獎勵制度，調動大家的積極性，為檔案工作的發(fā)展增添動力，促進文廣新局檔案管理健康發(fā)展。

3.4實現檔案管理工作的電子化和信息化

在信息化時代，各企事業(yè)單位要緊跟時代步伐，實現檔案管理工作的電子化和信息化。這就要求我們培養(yǎng)出工作效率高和管理能力強的具有高學歷、高素質、專業(yè)性強的復合型人才。隨著社會的不斷進步，對于檔案管理人員的素質要求越來越高。文廣新局的領導必須重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，安排定期的培訓以了解最新的檔案管理技術和知識。必須合理利用其電子信息資源，讓檔案管理工作井然有序、有條不紊。建立計算機輔助管理系統(tǒng)，幫助檔案管理人員更好地進行檔案管理。這樣不僅能夠防止虛假的檔案信息入檔，還能防止因多次翻閱檔案而使得檔案損壞、丟失。利用網絡電子設備，檔案管理人員可以將最新的資料進行掃描、輸入入庫，可以實現檔案資料的統(tǒng)一、高效的管理，讓檔案資料不再以單一的方式進行管理，聲音、圖片、文字都可以作為資料進行存檔，讓紙質和計算機管理同時進行。

四、總結

綜上所述，文書檔案管理工作是各個企業(yè)或單位都不可缺少的重要工作，然而文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，提升文書檔案管理的工作水平與工作效率需要單位領導和從業(yè)人員的共同努力，堅持做好文書檔案管理的基本工作，一次來促進檔案管理工作水平的提高。在文書檔案管理工作進行的同時，要加強對文書檔案管理工作的重任，深刻的認識到它的重要性，加大文書檔案管理規(guī)章制度的完善力度，并曲面的提升員工的綜合素質，真正的提高文書檔案的有效利用，推動企業(yè)或單位更好更快的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]朱埕瑤. 淺析文書檔案管理中存在的問題和對策[J]. 辦公室業(yè)務，2017（16）：133.