淺談中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)

王丹紅

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化有利于檔案的存儲(chǔ)、查閱和共享等，是新時(shí)代下檔案管理建設(shè)的必經(jīng)之路。本研究簡(jiǎn)要闡述了中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，對(duì)當(dāng)前中等職業(yè)教育學(xué)校檔案數(shù)字化發(fā)展中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決思路。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)教育學(xué)校；檔案管理；信息化建設(shè)

前言：

檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，將其從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到磁盤、光盤及其他信息載體中進(jìn)行保存、分類、查找和應(yīng)用等。檔案管理信息化解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存、查閱繁瑣、難以共享等缺點(diǎn)，是使檔案信息資源得以充分利用的重要保障。

1檔案管理信息化建設(shè)的意義

所謂檔案信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并為社會(huì)提供相應(yīng)服務(wù)。傳統(tǒng)檔案多使用紙質(zhì)載體，隨著查閱次數(shù)的增多和保存時(shí)間的推移，極易出現(xiàn)缺損，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，則可以使用磁性載體、光介質(zhì)載體和其他載體，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，可以使檔案得到更好的保護(hù)，避免因原件損壞而產(chǎn)生信息丟失的情況。中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理工作的服務(wù)效率和管理質(zhì)量，使檔案的存儲(chǔ)、查詢、借閱建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，為師生查閱檔案資料提供更加便捷的服務(wù)。

2當(dāng)前中等職業(yè)教育學(xué)校檔案信息化管理中存在的問題

2.1認(rèn)識(shí)不足，利用效率低

由于傳統(tǒng)管理模式沿用時(shí)間太長(zhǎng)，許多相關(guān)工作者依然囿于傳統(tǒng)思想，對(duì)信息化檔案管理方式的認(rèn)識(shí)還不全面。管理者片面的將檔案管理信息化建設(shè)視作管理技術(shù)的變化，將其簡(jiǎn)單歸結(jié)為目錄錄入、文件格式掃描、縮微轉(zhuǎn)換、目錄數(shù)據(jù)庫開發(fā)等技術(shù)操作層面的輔助性工作，這就導(dǎo)致了中等職業(yè)教育學(xué)校檔案信息的資源沒有得到充分利用。事實(shí)上，檔案文件作為巨大的信息庫，蘊(yùn)含豐富的社會(huì)資源，是開展各項(xiàng)工作必不可少的基礎(chǔ)性條件。若將其給予適當(dāng)?shù)拈_發(fā)和利用，就能為社會(huì)提供更多的服務(wù)。

2.2缺乏專業(yè)的管理人才

要順利進(jìn)行中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，必須要重視對(duì)管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。由于檔案館在中等職業(yè)教育學(xué)校的眾多部門當(dāng)中一直不受重視，高層管理人員對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)不全面，檔案館長(zhǎng)期以來被當(dāng)作解決部分職工家屬就業(yè)問題的場(chǎng)所，這使得中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理在人員體制方面存在很大問題。目前中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理人員大多數(shù)屬于非專業(yè)性，沒有對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，主要依靠長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行工作。由于知識(shí)水平有限，再加上多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作者長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)管理方法，缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，管理團(tuán)隊(duì)總體的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)較低。

2.3資金投入不足，缺乏基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，目前中等職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理信息化已經(jīng)有了初步的發(fā)展，但不可否認(rèn)在此過程中還存在許多問題。經(jīng)過分析認(rèn)為對(duì)檔案管理數(shù)字化的資金投入過少、缺乏基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是引起許多問題的主要根源。檔案管理信息化建設(shè)涉及到一種管理方式的革新和改變，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)配置和其他一系列專業(yè)工具的進(jìn)購和對(duì)具有專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等復(fù)合型人才的引進(jìn)，必須要有大量的資金給予支持。但目前由于多數(shù)國內(nèi)的中等職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不全面，將其長(zhǎng)期置于較低地位而未曾加以重視，對(duì)其資金投入十分有限，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴(yán)重缺乏。這導(dǎo)致檔案管理的數(shù)字化和信息化缺乏必要的工具支撐和人才資源，造成現(xiàn)階段中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量差，管理技術(shù)落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大師生的需求。

3關(guān)于推進(jìn)中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 完善管理規(guī)定，規(guī)范管理流程

由于傳統(tǒng)檔案管理模式的沿用時(shí)間較長(zhǎng)，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的探索中還沒有制定出一套完善的管理規(guī)范。目前中等職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理在信息化轉(zhuǎn)變和初步應(yīng)用的過程中，各個(gè)部門分別建立獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)，將中等職業(yè)教育學(xué)校信息管理體系劃分成了一個(gè)個(gè)獨(dú)立的板塊，不利于檔案信息的整合和管理。另外，由于管理人員缺乏專業(yè)技巧，工作流程不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致其管理效率低，甚至在管理過程中出現(xiàn)混亂。目前，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能滿足信息化建設(shè)的需求，為有效提高中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的效率，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，必須建立一套可應(yīng)用于所有中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范，對(duì)檔案管理的內(nèi)容、流程、應(yīng)用等進(jìn)行明確規(guī)定。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)

為進(jìn)一步加快中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，學(xué)校必須對(duì)檔案管理工作提高認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)管理人員的考核和培訓(xùn)。積極引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才，組織管理人員對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，一方面要使其從根本上重視檔案管理工作，提高其責(zé)任意識(shí)。另一方面要加強(qiáng)專業(yè)培養(yǎng)，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)操作等，提高其工作能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提升自己的管理水平和業(yè)務(wù)能力。

3.3加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是推進(jìn)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變的重要保障，目前中等職業(yè)教育學(xué)校對(duì)檔案管理的資金投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足其發(fā)展需求。所以應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的資金支持，配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)購質(zhì)量可靠的軟件、硬件設(shè)施，使檔案管理更好的向信息化和數(shù)字化發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)中等職業(yè)教育學(xué)校檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

4.結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前中等職業(yè)教育學(xué)校改進(jìn)檔案管理工作的重要思路，目前我國的檔案管理信息化建設(shè)還有待進(jìn)一步提升，對(duì)于在信息化轉(zhuǎn)變的過程中出現(xiàn)的一系列問題，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步提升自身認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培養(yǎng)，改進(jìn)管理體制、完善管理規(guī)范，并加大對(duì)檔案管理建設(shè)的資金投入，進(jìn)一步推動(dòng)中等職業(yè)教育學(xué)校檔案管理向著信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]夏文.新時(shí)期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2010（2）：151-152.

[2]陳海英.加強(qiáng)高校檔案管理工作思考[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2009，21（16）：44-45.endprint