學(xué)校檔案信息化管理水平的提升措施研究

帥愛華

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)在生活各方面的不斷深入，學(xué)校檔案管理也應(yīng)向著信息化發(fā)展，這是檔案工作者未來工作環(huán)境、工作狀態(tài)的必然趨勢?；ヂ?lián)網(wǎng)的融入能夠讓學(xué)校檔案管理更強(qiáng)調(diào)效率性、科學(xué)性以及規(guī)范性，讓檔案管理工作更具高效性。本文首先分析了現(xiàn)階段學(xué)校在管理檔案工作中表現(xiàn)出的弊端，并在此基礎(chǔ)上以信息化管理為切入點(diǎn)，研究了檔案管理的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；優(yōu)化措施

隨著現(xiàn)代化教育的不斷推進(jìn)，在學(xué)校檔案管理工作中信息技術(shù)正逐漸滲透至工作的方方面面，為檔案管理工作質(zhì)的飛躍帶來了新的希望[1]。根據(jù)目前學(xué)校檔案管理水平而言，仍存在不少弊端，例如重視程度不足、管理水平落后、數(shù)據(jù)庫建立不完善等等，影響了檔案管理的信息化發(fā)展[2]。本文以學(xué)校檔案管理為主線，研究了信息化管理的優(yōu)化策略。

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的弊端

（一）體制不健全

學(xué)校的檔案管理涉及到方方面面，信息量大、種類繁多，必須在體制上健全化，完成對檔案信息的科學(xué)分類并確保信息的真實性。以對學(xué)生的檔案管理為例，涉及到多層面信息，需要學(xué)生所在年級學(xué)院、后勤部、教務(wù)處、財務(wù)部、團(tuán)委、就業(yè)部等多方面均提供真實信息，確保部門之間的獨(dú)立性以及信息的真實性[3]。目前，學(xué)校在此方面的管理更偏向粗放型狀態(tài)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容未全面填寫，存檔、采集數(shù)據(jù)等方面缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，審核階段過于寬松，材料接收偏向隨意性，檔案存在頻繁丟失情況。

（二）管理方式過于傳統(tǒng)

現(xiàn)階段仍有不少學(xué)校在檔案管理方面沿用了傳統(tǒng)模式，即使用紙質(zhì)文件來管理各類檔案。隨著檔案工作要求的不斷提升，學(xué)校面臨的檔案類別及數(shù)量將有爆發(fā)性增長，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法保障信息的全面性。加上紙質(zhì)檔案在接收、存儲、管理等方面的弊端，易出現(xiàn)損毀情況[4]。另外，紙質(zhì)檔案導(dǎo)致信息無法實時共享且缺乏全面性，用人單位在接收學(xué)生時難以在第一時間了解學(xué)生在校表現(xiàn)等情況，無法充分發(fā)揮檔案的功效。

（三）專業(yè)人才儲備不足

目前檔案管理人員不僅需要具備基本的檔案文件管理意識，還需要熟練應(yīng)用電子計算機(jī)來實現(xiàn)檔案的電子化管理。目前不少學(xué)校在檔案管理人員安排上更偏向于教師擔(dān)任，缺乏檔案管理專業(yè)人才。在這一點(diǎn)上，其原因可歸咎于學(xué)校重視程度不足，造成檔案管理工作缺乏足夠的硬件設(shè)施及資金投入，檔案管理信息化建設(shè)呈現(xiàn)出遲緩發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

二、信息化檔案管理的優(yōu)化措施

（一）重視人才儲備

作為人才培養(yǎng)基地，學(xué)校在檔案管理方面也應(yīng)重視人才的儲備，確保檔案管理聘用高素質(zhì)綜合性人才。除了基礎(chǔ)教育工作之外，還應(yīng)加大檔案管理者的職業(yè)道德教育以及職業(yè)能力培訓(xùn)。具體而言，可根據(jù)學(xué)校實際情況以及現(xiàn)階段檔案管理工作呈現(xiàn)的弊端，有針對性的開展一系列培訓(xùn)工作，培訓(xùn)必須具有持久性以及規(guī)劃性，切不可要求檔案管理工作者通過一次培訓(xùn)提升自身能力。檔案工作管理隊伍必須熱愛檔案管理并具有較強(qiáng)的責(zé)任心，在扎實的檔案管理知識儲備基礎(chǔ)之上結(jié)合先進(jìn)檔案管理技術(shù)，不斷豐富自身知識儲備以及檔案管理技能，讓信息化檔案管理狀態(tài)真正實現(xiàn)。

（二）完善管理體制

現(xiàn)代化建設(shè)在檔案管理中的融合離不開校方的重視以及相關(guān)管理體制的完善。校方在建設(shè)檔案管理隊伍時必須明確專業(yè)性，區(qū)分專職與兼職人員，定期組織會議了解階段性檔案管理存在的問題、面臨的挑戰(zhàn)以及發(fā)展趨勢。加大信息化建設(shè)中的投入，包含計算機(jī)、組織培訓(xùn)、各類數(shù)據(jù)庫管理軟件等，并將檔案人員的培訓(xùn)費(fèi)用以及軟硬件的購置、維護(hù)費(fèi)用均列入工作預(yù)算之中，讓檔案管理體制更為健全化。除此之外，由于檔案在信息化狀態(tài)下可容納更多資源，因此可強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫利用率，讓檔案的涵蓋信息更為全面。工作人員應(yīng)樹立檔案管理意識，高度重視檔案信息的全面性與真實性，在資料審核時嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔于數(shù)據(jù)庫的資料均真實有效。

（三）落實基礎(chǔ)建設(shè)

信息化檔案管理的發(fā)展離不開基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。首先應(yīng)確保在電子檔案管理過程中每位管理人員均了解其操作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容不真實或電子信息遭到損壞情況。工作人員在管理檔案過程中嚴(yán)格遵循操作規(guī)程及歸檔制度，階段性審核電子檔案是否存在錯誤和遺漏情況，重視檔案的形成、積累、收集、鑒定、歸檔過程。其次，在數(shù)字化檔案工作進(jìn)程過程中應(yīng)根據(jù)學(xué)校具體情況，從檔案的重要程度以及查閱頻率著手，將檔案分為不同類別，以便于對檔案的高效率管理。最后應(yīng)重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，包含學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫、教學(xué)資源數(shù)據(jù)庫、后勤儲備數(shù)據(jù)庫等等，對數(shù)據(jù)庫中資源明確分類、方便查找，提升檢索快捷性。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息化時代下學(xué)校檔案的管理朝著數(shù)據(jù)化、電子化方向發(fā)展已經(jīng)成為了必然趨勢。校方應(yīng)重視檔案管理技術(shù)水平的提升以及專業(yè)人才的儲備，了解現(xiàn)階段檔案管理工作呈現(xiàn)的弊端以及落后性，有針對性地強(qiáng)化學(xué)校檔案工作，提升檔案管理有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]武云霞，于艷.檔案信息化：學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展新動力——南京市瑯琊路小學(xué)創(chuàng)建省5A級數(shù)字檔案室紀(jì)實[J].檔案與建設(shè)，2017，No.342 06：76-77.

[2]劉巖.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案信息化管理途徑解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，No.274 17：54.

[3]陸芳.基于數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景探究高中學(xué)校檔案工作信息化管理模式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，No.180 19：168-169.

[4]張仙玉，李鵬.本科教學(xué)評估視域下高校教學(xué)檔案信息化管理探析[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2016，No.166 09：488+491.endprint