單位檔案管理現(xiàn)存問題與合理應(yīng)對方式

陳梓源

摘要 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，在單位日常管理中，檔案管理工作是一項重要的、復雜性的工作，發(fā)展水平日益提高。目前，在單位實際檔案管理工作中，其還存在一些問題值得企業(yè)重視?；诖耍疚脑诜治鰡挝粰n案管理現(xiàn)存問題基礎(chǔ)上，提出了幾點應(yīng)對策略，希望對檔案管理工作的發(fā)展有參考價值。

關(guān)鍵詞 檔案管理 問題 措施

隨著時代的進步，單位檔案管理工作更加完善，但在實際檔案管理工作，還存在一些問題與漏洞，對單位正常運行帶來了很多負面影響。這就要求，單位要及時制定有效措施解決這些問題，以此滿足單位現(xiàn)代化管理需求。

一、檔案管理現(xiàn)存問題分析

（一）認識不足

眾所周知，檔案管理工作無法為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟與社會效益，導致部門單位檔案管理經(jīng)費、人員配備得不到保障，企業(yè)領(lǐng)導與檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，片面的認為檔案管理部門不重要，只要確保檔案完好無損就可以。這種不正確的思想認識，不利于單位順利開展檔案管理工作。

（二）缺乏完善的檔案管理體制

在檔案管理工作中，管理體制是核心，開展每一項檔案管理工作都離不開相應(yīng)的秩序與制度。由于檔案管理相關(guān)法律法規(guī)漏洞比較多，檔案管理體制改革無法有效解決檔案管理工作中的各項問題，檔案管理制度得不到有效完善，部分關(guān)鍵檔案管理工作存在空白，嚴重影響到檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）缺乏先進的檔案管理技術(shù)

檔案管理工作重要而復雜，先進的檔案管理技術(shù)為順利進行檔案管理工作提供了保障。但，目前，很多單位檔案管理技術(shù)比較落后，仍以傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)與設(shè)備為主。例如，部分單位檔案管理部門雖然配備了計算機，但檔案信息并未及時輸入電腦，以傳統(tǒng)手工記賬形式為主，使得檔案管理工作質(zhì)量與效率難以提高。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作具有一定的專業(yè)、復雜及機密性，對檔案管理人員有著較高的專業(yè)素質(zhì)要求，只有專業(yè)水準符合要求，才能確保有條不紊的開展檔案管理工作。但目前，一些單位檔案管理人員在實際管理工作中，專業(yè)知識儲備不足，無法有效、合理地管理重要的檔案資料，不利于檔案管理工作的順利開展。

二、檔案管理應(yīng)對措施

（一）建立健全管理系統(tǒng)

在檔案管理工作中，首先，單位要根據(jù)自身實際情況，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字與現(xiàn)代化管理目標。目前，很多單位檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接范圍不足，遠程管理更是無從談起。單位要盡快構(gòu)建辦公與檔案管理相結(jié)合的管理系統(tǒng)，集中管理內(nèi)部各部門信息，提高檔案管理效率。實施電子檔案管理，并輔以紙質(zhì)管理手段，合理存檔紙質(zhì)檔案，形成系統(tǒng)、集中與網(wǎng)絡(luò)化的信息管理模式，實現(xiàn)信息資源共享。在單位管理中，管理系統(tǒng)非常重要，應(yīng)不斷完善管理系統(tǒng)，推動單位實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的目標。

（二）提高管理團隊的整體素質(zhì)

在檔案管理中，人力資源是重要的前提，單位要綜合運用不同途徑提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高管理隊伍的整體素質(zhì)。一方面，單位在選聘檔案管理人才時，高度重視干裂人員的專業(yè)知識、個人素質(zhì)與管理能力等，嚴防走后門。另一方面，對檔案管理人員加強職業(yè)技能培訓。在檔案數(shù)字化管理工作中，加強人員培訓，確保管理人員能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高計算機綜合使用能力。另外，積極借鑒國內(nèi)外先進管理理念與模式，創(chuàng)新人員管理意識，對現(xiàn)有管理人員培訓的基礎(chǔ)上，積極引進具備數(shù)字化管理能力的優(yōu)秀人才。

（三）做好信息安全防護與保密

在檔案管理中，檔案信息安全與保密工作非常重要，目前，很多單位在此項工作中做的還不到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息泄露等問題。在實際檔案管理中，要貫徹落實一套封存、一套利用的基本管理原則，在可靠的設(shè)備載體上，定期做好數(shù)據(jù)備份。同時，要及時更新檔案信息管理載體，豐富檔案信息管理功能。在檔案信息查詢與利用中，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，積極引入國外先進的限期防護系統(tǒng)，提高信息安全使用效率。另外，依照系統(tǒng)操作日志，建立相應(yīng)的安全保護機制，嚴格記錄操作人員設(shè)備使用時間、增加、刪除及修改等內(nèi)容，以此掌握信息使用情況。

（四）與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理相結(jié)合

自然與人為因素對檔案信息管理的影響比較大，要想確保檔案信息管理的完整與真實性，預防信息丟失、隨意傳播、泄漏及被盜，就要對信息安全技術(shù)與非技術(shù)加強應(yīng)用。在對電子檔案信息進行保存的同時，對相應(yīng)紙質(zhì)檔案材料做好存檔，電子檔案信息被損害的情況時，利用紙質(zhì)檔案對原有電子檔案信息進行重建與恢復。在檔案管理中，保護所提供的真實的檔案信息是狠心。將數(shù)字化與紙質(zhì)檔案管理等手段相結(jié)合，充分體現(xiàn)數(shù)字化管理優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，確保檔案信息更加真實與可靠。

三、結(jié)語

綜上所述，在單位日常發(fā)展中，檔案管理工作具有非常重要的地位與作用。在實際檔案管理工作中，單位要嚴格制定系統(tǒng)化的管理體制，積極引入現(xiàn)代化管理技術(shù)，確保有序的開展檔案管理工作，盡可能以最小化的人力與設(shè)備資源投入，獲得最大化的管理效果，在此基礎(chǔ)上從根本上提高檔案管理工作效率。endprint