淺談如何做好檔案管理

宋雨軒

摘 要 企業(yè)檔案管理工作存在領(lǐng)導(dǎo)重視不足、管理模式落后、人員素質(zhì)較低等問(wèn)題，與企業(yè)快速可持續(xù)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史長(zhǎng)卷，對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)企業(yè)檔案管理工作的新局面。

關(guān)鍵詞 檔案管理 管理規(guī)范 企業(yè)

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度低

各單位往往重視財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等方面的管理，忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。很多企業(yè)只設(shè)置兼職檔案人員，這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，直接影響檔案工作的開(kāi)展。

（二）檔案管理工作的基礎(chǔ)薄弱

管理標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，管理手段落后，多數(shù)企業(yè)沒(méi)有建立統(tǒng)一管理的檔案室。檔案分散保管在各部門(mén)，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)，大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，相當(dāng)一部分有保存和利用價(jià)值的檔案資料散失在個(gè)人手中。這種分散的管理方式已不適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的客觀(guān)需要，也不利于保證企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完善性。

二、如何做好檔案管理工作

（一）檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制、高效率地開(kāi)展工作，做好檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、歸類(lèi)及后續(xù)檔案保管工作。檔案工作是一項(xiàng)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)信息進(jìn)行收集、處理、傳遞和貯存的工作，人們通過(guò)檔案可以了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)技術(shù)等各項(xiàng)活動(dòng)的情況，從而為指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)管理作出正確的決策，最終給企業(yè)帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)效益。其次，要堅(jiān)持企業(yè)檔案集中管理模式。企業(yè)要建立綜合檔案部門(mén)，對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。只有做到這一點(diǎn)，才有利于企業(yè)對(duì)檔案資源的綜合管理和整體開(kāi)發(fā)利用，才有利于維護(hù)檔案的完整與安全，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。再次，建立以檔案為主體的企業(yè)信息中心，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的生產(chǎn)和管理提供服務(wù)，這既是檔案工作的根本宗旨和最終目的，也是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的根本途徑。

（二）創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率

創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基石，傳統(tǒng)的檔案管理觀(guān)念、開(kāi)發(fā)和利用服務(wù)模式已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須創(chuàng)新。一方面要充分利用現(xiàn)代科技，豐富服務(wù)內(nèi)容。檔案管理人員要利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)已收藏的檔案進(jìn)行分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等，編制成各種檔案參考資料，通過(guò)企業(yè)檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)及時(shí)公布相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面要立足檔案，拓展服務(wù)領(lǐng)域。加強(qiáng)橫向聯(lián)合，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息最大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，企業(yè)要充分發(fā)揮檔案工作人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理水平，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，使其掌握新的知識(shí)，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（四）立足于法，搞好建章立制工作

各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規(guī)章制度進(jìn)行管理外，還要根據(jù)自身工作特點(diǎn)，制定有自身特色的檔案管理制度。其他資料主要是指上級(jí)來(lái)文和電教中心自身建設(shè)的紙質(zhì)資料，如上級(jí)管理部門(mén)和學(xué)?！皟赊k”等下發(fā)的文件或方案資料以及電教中心的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、制度、文件、通知等都屬于這類(lèi)資料，筆者都按時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)裝訂建檔。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門(mén)都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

（作者單位為貴州煙葉復(fù)烤有限責(zé)任公司黔南復(fù)烤廠(chǎng)）

參考文獻(xiàn)

[1] 范巧燕.企業(yè)檔案管理[M].經(jīng)濟(jì)管理出版社，2008.

[2] 華云.信息社會(huì)檔案工作的發(fā)展方向[J].中國(guó)檔案，2001（10）.endprint