運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案管理的探索

趙敏

摘要檔案是歷史的真實(shí)記錄，是信息與資源的載體，更是一種寶貴的歷史文化財(cái)富。對(duì)于煤炭行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化不僅使我們的檔案工作更加便捷、還使我們的檔案歸檔工作提高了效率。本文作者作為一名基層煤炭企業(yè)的檔案管理者，在企業(yè)還有沒有進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上，對(duì)如何利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案管理進(jìn)行了一些探索。

關(guān)鍵詞檔案管理 計(jì)算機(jī) 煤炭行業(yè)

檔案是每個(gè)企業(yè)的靈魂，它是負(fù)責(zé)人作出決策的依據(jù)，是基礎(chǔ)設(shè)施、工程建設(shè)及科學(xué)創(chuàng)新研究的保證，它記載了企業(yè)不畏艱難努力創(chuàng)造輝煌的歷程，是企業(yè)發(fā)展永恒的財(cái)富。而對(duì)這些檔案的管理是企業(yè)管理者能夠迅速掌握企業(yè)信息以及企業(yè)發(fā)展方向的最有效途徑，檔案管理所要解決的最主要問(wèn)題是檔案的分散、凌亂、孤本等狀況與使用檔案者的要求的系統(tǒng)、集中、廣泛之間的矛盾。檔案管理的發(fā)展也是經(jīng)歷了由簡(jiǎn)單到復(fù)雜、由經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)的不斷發(fā)展過(guò)程。

一、運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的必要性

第一，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以提高工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在保存與應(yīng)用方面工作量大且效率低下，不僅給檔案管理員帶來(lái)繁重的工作量，而且不利于利用者的查閱。

第二，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理降低了工作成本。我們隨時(shí)可以對(duì)生成的文件進(jìn)行分類、立卷和歸檔管理，而不需等到在文件處理完成后才進(jìn)行立卷歸檔，這其中不僅用人較多，而且工作環(huán)節(jié)繁瑣，耗費(fèi)了大量的物力人力。

第三，優(yōu)化檢索方式。檢索功能是計(jì)算機(jī)信息化檔案管理中所擁有的基本功能之一。計(jì)算機(jī)通過(guò)一定的計(jì)算、分類和存儲(chǔ)，對(duì)不同類別的檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，當(dāng)檔案管理者需要查閱有關(guān)的資料時(shí)，計(jì)算機(jī)就能夠快速地對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，第一時(shí)間搜索出管理者所需要的檔案和資料，既減少了在資料翻閱過(guò)程中的時(shí)間浪費(fèi)，又能詳細(xì)的根據(jù)使用者的指令搜索出的相關(guān)資料。

第四，有利于檔案的共享。檔案查閱者僅可以利用一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以方便的登錄檔案管理系統(tǒng)查詢需要的信息，而不需再進(jìn)入檔案室去查詢自己所需的檔案，這樣，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。

二、計(jì)算機(jī)信息化管理檔案在煤炭行業(yè)中的創(chuàng)新應(yīng)用

首先，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)在及以后生產(chǎn)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件歸檔和管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子化和紙質(zhì)文件的并存管理。

第一，積累相關(guān)文件的電子版存儲(chǔ)。集團(tuán)公司已上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，接收的文件大多數(shù)都是上級(jí)單位通過(guò)集團(tuán)辦公自動(dòng)化、企業(yè)郵箱等電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸過(guò)來(lái)的，文件都是已形成的電子版文件。單位內(nèi)部文件、下發(fā)的文件大都保存有電子版，個(gè)別沒有電子版文件可以進(jìn)行掃描成電子版文件。

第二，進(jìn)行檔案歸檔。進(jìn)行檔案歸檔過(guò)程中，依次進(jìn)行收集、區(qū)分年度、分類、文件排序、以“件”裝訂、頁(yè)數(shù)與頁(yè)碼、編檔號(hào)、計(jì)算機(jī)錄入“歸檔文件目錄”及打印、裝盒等步驟。

第三，創(chuàng)建超級(jí)鏈接。這個(gè)工作在進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入“歸檔文件目錄”過(guò)程中進(jìn)行或則檔案歸檔結(jié)束后進(jìn)行都可以。在我們進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入“歸檔文件目錄”中，利用電子表格的超級(jí)鏈接功能，對(duì)建立的歸檔文件目錄中的題名與相關(guān)的電子版文件創(chuàng)建一個(gè)超級(jí)鏈接。

第四，做好保存、更新工作。對(duì)存在電腦中的歸檔電子版文件做好復(fù)制備份工作，并對(duì)復(fù)制備份的文件及時(shí)進(jìn)行更新，防止電腦損壞、中毒后文件丟失。

這種文書歸檔方法就是在我們常用歸檔方法上，利用計(jì)算機(jī)表格功能對(duì)歸檔文件目錄進(jìn)行一個(gè)超級(jí)鏈接，對(duì)還沒有實(shí)行檔案管理系統(tǒng)化的基層煤炭企業(yè)，這種文書檔案管理方法有以下優(yōu)點(diǎn)：

第一、查找文件的便捷性。檔案管理人和利用者不需進(jìn)入檔案室，直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱文件即可，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。檔案利用者也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了查詢檔案必須進(jìn)檔案室的限制。

第二、延長(zhǎng)相關(guān)檔案壽命。查閱利用檔案不需要進(jìn)入檔案室直接接觸文書檔案原件，可以避免相關(guān)檔案的損傷，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。

第三、操作方法簡(jiǎn)單、實(shí)用。檔案管理者只要會(huì)使用計(jì)算機(jī)中的表格功能，對(duì)上面這種檔案管理方法就會(huì)應(yīng)用自如。

第四，促進(jìn)了檔案管理人員的學(xué)習(xí)。在信息觀念日益增強(qiáng)的電子數(shù)據(jù)大環(huán)境中，新事物，新知識(shí)、新技能、新經(jīng)驗(yàn)層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著工作認(rèn)識(shí)老舊，服務(wù)技能單一的現(xiàn)象。如果僅憑原有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)信息化管理的要求，檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技能、新本領(lǐng)才能在電子信息化環(huán)境下進(jìn)行工作的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型并起到積極的促進(jìn)作用。

第五，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)化是每個(gè)企業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢(shì)，上面這種歸檔方法為企業(yè)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)化做了鋪墊，標(biāo)明方向。

三、結(jié)語(yǔ)

利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以使檔案管理更加規(guī)范化、具體化及效率化，檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)化必將代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式，成為檔案管理工作中的重要組成部分，在我們的實(shí)際工作中，要不斷促進(jìn)檔案信息的管理、傳遞、交流和信息資源共享，不斷把檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)化推向全面發(fā)展的新階段。endprint