論信息系統(tǒng)項目的風(fēng)險管理

唐貞易++王高興++楊書++藍(lán)代彥++曾靈芝++黃中和++王希

摘 要：2013年10月至2014年1月，為了迎接國家三甲醫(yī)院評審和提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平，廣西科技大學(xué)第一附屬醫(yī)院組織實施了全院級的HIS項目，由醫(yī)院（信息科）和軟件公司共同實施。項目以電子病歷為核心，實現(xiàn)病人看病就診的電子化流程，具有上線時間緊迫、系統(tǒng)用戶眾多、功能流程復(fù)雜等特點。因此，我們對項目可能面臨的風(fēng)險做了深入的思考，給予了充分的重視，進(jìn)行了有效的風(fēng)險管理，項目最終取得了成功、系統(tǒng)順利上線。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)項目 風(fēng)險管理 培訓(xùn)

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）11（b）-0105-02

1 項目概述

廣西科技大學(xué)第一附屬醫(yī)院，作為地方大學(xué)的附屬醫(yī)院，是一所集醫(yī)療、預(yù)防保健、康復(fù)、科研、教學(xué)為一體的國家三級甲等綜合醫(yī)院，是全區(qū)全科醫(yī)學(xué)教育臨床技能培訓(xùn)基地和鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院衛(wèi)生人才培訓(xùn)基地；醫(yī)院占地面積9萬m2，建筑面積6萬多平方米，設(shè)病床628張，開放病床528張，現(xiàn)有職工940人，其中衛(wèi)技人員815人，中、高級技術(shù)職稱人員349人；醫(yī)院有多名省優(yōu)秀醫(yī)學(xué)專家、教授、博士、留學(xué)回國人員，服務(wù)范圍覆蓋以柳州市為中心的整個桂中地區(qū)；醫(yī)院設(shè)有2個門診部，16個臨床病區(qū)，設(shè)立了神經(jīng)內(nèi)、外科，心胸血管內(nèi)、外科，腫瘤科，口腔醫(yī)學(xué)中心，呼吸內(nèi)科，骨傷整形外科，婦產(chǎn)科，泌尿內(nèi)、外科，眼、耳鼻喉科，兒科，內(nèi)分泌科，腎內(nèi)科，皮膚科，醫(yī)療美容科及康復(fù)醫(yī)學(xué)科等多個重點及專業(yè)學(xué)科。

2013年10月至2014年1月，為了迎接國家三甲醫(yī)院評審和提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平，該院組織實施了全院級的HIS項目，筆者作為院方軟件實施工程師全程參與了項目的管理和實施。本項目總投資150萬元整，由醫(yī)院（信息科）和軟件公司共同實施；項目以電子病歷為核心，實現(xiàn)從病人掛號、就診、繳費、辦理入院、電子病歷文檔編輯、出院、病歷歸集、統(tǒng)計分析、病歷質(zhì)量控制、藥品出入庫、檢驗數(shù)據(jù)采集發(fā)送等一系列的電子化流程。

針對本項目具有上線時間緊迫、系統(tǒng)用戶眾多、功能流程復(fù)雜等特點，我們對項目可能面臨的風(fēng)險做了深入的思考，給予了充分的重視。從制定項目的風(fēng)險管理計劃開始，我們充分地識別項目目前和將來可能發(fā)生的各種風(fēng)險，并進(jìn)行了定性的、定量的分析，為發(fā)生概率較高的、對項目影響較大的風(fēng)險有針對性地制定了應(yīng)對計劃，確保當(dāng)風(fēng)險事件發(fā)生時，都能得到及時、有效的監(jiān)控和處理。下面就圍繞項目的實施過程，介紹一下我們風(fēng)險管理活動的具體實踐。

2 風(fēng)險管理活動

2.1 風(fēng)險管理計劃的編制

風(fēng)險管理計劃的編制非常重要，因為謹(jǐn)慎、清晰的風(fēng)險管理計劃，可以大大提高項目風(fēng)險管理過程的成功概率。在項目中，我們根據(jù)醫(yī)院的實際情況、結(jié)合項目的具體條件、參考類似項目的執(zhí)行情況，研究制定了項目的風(fēng)險管理計劃，明確了風(fēng)險的識別、分析、應(yīng)對和控制流程，將風(fēng)險責(zé)任指派到具體的部門和人。

2.2 風(fēng)險識別

風(fēng)險識別是確定何種風(fēng)險可能會對項目產(chǎn)生影響，將這些風(fēng)險的特征形成文檔，它是一個不斷反復(fù)的過程。由于系統(tǒng)終端的采購和網(wǎng)絡(luò)改造升級已在前期完成，故在軟件項目中不再涉及與軟件實施無關(guān)的風(fēng)險識別。針對醫(yī)院的實際情況和項目要求，我們通過項目會議，參考了以往的風(fēng)險管理經(jīng)驗，確定并排序了如下項目的風(fēng)險：第一，進(jìn)度風(fēng)險，因為工期緊張；第二，培訓(xùn)方面的風(fēng)險，同樣是因為工期緊張，而且系統(tǒng)功能眾多、操作流程復(fù)雜；第三，項目變更的風(fēng)險，因為系統(tǒng)用戶眾多，需求和范圍容易發(fā)生變化；第四，溝通的風(fēng)險，因為醫(yī)院員工比較忙碌，項目干系人眾多且人員的知識背景差距很大。

2.3 風(fēng)險定性分析

風(fēng)險定性分析，是要確定不同風(fēng)險發(fā)生的可能性及對項目影響的活動過程，它還要對已識別的風(fēng)險的優(yōu)先級排序，以重點關(guān)注那些優(yōu)先級較高的風(fēng)險。針對醫(yī)院的實際情況和項目要求，我們通過項目會議，參考以往的風(fēng)險管理經(jīng)驗，確定并排序了如下項目的風(fēng)險：第一，進(jìn)度風(fēng)險；第二，培訓(xùn)方面的風(fēng)險；第三，項目變更的風(fēng)險；第四，項目溝通的風(fēng)險。如此，便于我們將來分別給予不同的關(guān)注。

對于培訓(xùn)方面的風(fēng)險，我們認(rèn)為：系統(tǒng)的上線是否成功，關(guān)鍵在于醫(yī)院的員工是否能夠快速而準(zhǔn)確的操作電腦，在信息系統(tǒng)內(nèi)完成醫(yī)護(hù)操作。如果受訓(xùn)的思想不到位、培訓(xùn)的內(nèi)容有欠缺、培訓(xùn)的力度不夠、培訓(xùn)的方法不科學(xué)合理、受訓(xùn)人群有遺漏，那么在既定的緊張工期內(nèi)，培訓(xùn)任務(wù)沒有完成，可想而知，系統(tǒng)一旦上線，很多問題就會接連出現(xiàn)，如某些模塊不會使用、復(fù)雜的流程沒有人會操作、甚至部分職工壓根沒法使用系統(tǒng)等等，都會嚴(yán)重影響系統(tǒng)的應(yīng)用，對醫(yī)護(hù)工作造成一定干擾，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)上線失敗。所以，必須對培訓(xùn)給予足夠的關(guān)注。

2.4 風(fēng)險定量分析

風(fēng)險定量分析，就是要定量的確定不同的風(fēng)險對項目的影響。在本項目中，由我們會同項目經(jīng)理，組織經(jīng)驗較豐富的工程師和醫(yī)院的醫(yī)療專家一道，進(jìn)行會議商談，在定性風(fēng)險分析的基礎(chǔ)上，采用了決策樹的方法，進(jìn)一步從量化角度分析各種風(fēng)險對項目實施的影響，并及時地更新到項目風(fēng)險管理計劃中，便于將來采取有效的應(yīng)對措施。

2.5 風(fēng)險應(yīng)對計劃

風(fēng)險應(yīng)對是這樣的一系列過程，它通過開發(fā)備用的方法、制定某些措施以提高項目成功的機(jī)會，同時降低失敗的威脅。針對之前明確的項目各類級別的風(fēng)險，我們都給予了相應(yīng)的糾正措施，以降低風(fēng)險、確保項目能夠順利完成。具體的：針對進(jìn)度風(fēng)險，我們采用了趕工的方法來壓縮進(jìn)度，由于很多不確定因素的影響，加上原來的項目計劃工期就是3個月，比較緊張，我們在某些活動的處理上不得不采取此法，例如操作培訓(xùn)工作，原來是晚上組織、周末練習(xí)的，后來采取分設(shè)會場、培訓(xùn)和練習(xí)在晚上叉開批次同步進(jìn)行的方式，減少了培訓(xùn)所需的時間，保證了進(jìn)度；針對項目變更的風(fēng)險，我們制定了變更管理流程，規(guī)范使用“醫(yī)院信息系統(tǒng)需求變更及查詢申請表”，對系統(tǒng)范圍和需求等變更請求統(tǒng)一的管理和審批，有效的控制和實施；針對項目溝通的風(fēng)險，我們規(guī)定醫(yī)務(wù)科負(fù)責(zé)對醫(yī)務(wù)類人員的溝通、護(hù)理部負(fù)責(zé)對護(hù)理類人員的溝通，及時、有效地反饋和處理有關(guān)問題，信息科負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)各科室的系統(tǒng)需求和聯(lián)系軟件公司的問題處理，確保項目的溝通及時、有效。

特別的，針對培訓(xùn)方面的風(fēng)險，考慮系統(tǒng)上線前的培訓(xùn)較緊迫、實際上線時暴露出來的操作熟練程度不夠的情況，在做好系統(tǒng)上線培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，我們研究后決定每月定期地組織醫(yī)院的科室信息員參加系統(tǒng)操作再培訓(xùn)，受訓(xùn)信息員回到科室后再組織科室員工的培訓(xùn)，進(jìn)而以點帶面，通過持續(xù)深入的信息培訓(xùn)工作，不斷提高系統(tǒng)的使用和應(yīng)用水平，促進(jìn)臨床醫(yī)護(hù)工作的順利開展。

2.6 風(fēng)險監(jiān)控

風(fēng)險監(jiān)控跟蹤已識別的風(fēng)險，監(jiān)測殘余風(fēng)險和識別新的風(fēng)險，保證風(fēng)險計劃的執(zhí)行，并評價這些計劃對減輕風(fēng)險的有效性，它是項目整個生命周期的一個持續(xù)進(jìn)行的過程。在風(fēng)險監(jiān)控過程中，我們及時地對項目各階段工作情況和風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果進(jìn)行總結(jié)、評估，并告知項目的相關(guān)干系人，把一些有代表性的認(rèn)識提出來分享，以更好地開展風(fēng)險監(jiān)控工作。

3 存在的問題和不足

（1）全員，包括領(lǐng)導(dǎo)層對于風(fēng)險的管理意識還不夠，有待加強(qiáng)。

（2）某些風(fēng)險管理責(zé)任分配到部門的，還應(yīng)更強(qiáng)調(diào)有效執(zhí)行。

（3）繼續(xù)深入持久地開展凝練而有效的信息培訓(xùn)，不斷提高系統(tǒng)的使用和應(yīng)用水平，促進(jìn)醫(yī)院的醫(yī)教研協(xié)調(diào)、穩(wěn)步發(fā)展。

（4）要不斷加強(qiáng)項目的經(jīng)驗積累，不斷地更新到項目組的過程資產(chǎn)中，以備將來之用。

參考文獻(xiàn)

[1] 柳純錄.信息系統(tǒng)項目管理師教程[M].2版.北京：清華大學(xué)出版社，2015.

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