新形勢下單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

陳梓源

摘要高效的單位辦公室檔案管理能夠為單位的各項管理工作添加助動力，因而對單位的發(fā)展意義巨大。在新的時代背景之下，單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的意義不斷凸顯，單位必須牢牢把握時代先機，加快辦公室檔案管理創(chuàng)新的速度，為單位的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。本文圍繞“新形勢下單位辦公室檔案管理創(chuàng)新”展開討論，希望能夠為相關者提供借鑒。

關鍵詞新形勢 創(chuàng)新 單位 辦公室 檔案管理

單位辦公室檔案管理工作會對單位的各項工作順利開展產(chǎn)生巨大的影響，管理質(zhì)量的優(yōu)劣甚至在一定程度上決定了單位發(fā)展的優(yōu)劣?；诖耍岣邌挝晦k公室檔案管理水平有益于提高單位的積極性，相關人士需要予以重視。

一、單位辦公室檔案管理的原則

單位辦公室檔案管理需要遵循一定的原則，具體來說包括三點，分別是：規(guī)范性與靈活性、明確各方的責權和動、靜結合?，F(xiàn)對之進行詳細論述。

（一）規(guī)范性與靈活性

單位辦公室檔案管理必須遵循行政單位關于檔案管理工作的相關要求、必須遵守國家的相關制度。然而單位辦公室檔案管理并不是死板的“條條框框”，并不是一成不變的，而是要基于單位的具體情況，要能夠滿足不同時段、不同環(huán)境要求?；诖?，單位辦公室檔案管理部門應充分地考慮自身的實際情況，依據(jù)檔案管理的規(guī)章制度制定切合本單位實際的檔案管理規(guī)章。

（二）明確各方的責權

檔案管理必須將“責權”概念引入崗位標準之中，要能夠幫助檔案管理人員明確自身的作用，明確自身在檔案管理工作中扮演的角色，要最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用，還要保證各方的合法權益。

（三）動、靜結合管理

檔案管理工作并非一成不變，而是隨著時代的發(fā)展、環(huán)境發(fā)展不斷變化的。檔案管理者需要對此有深刻的認識，要積極地吸納先進的檔案管理辦法，優(yōu)化自身的檔案管理工作，要不斷地提高檔案管理水平，完善現(xiàn)有的檔案管理制度。

二、單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀

單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀不容人樂觀，管理過程存在問題，不僅影響檔案管理的質(zhì)量，更影響單位管理水平的全面提高。具體來說包括如下三點：第一，重視度不夠。由于檔案管理工作并不能為單位創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益，因而很多單位并不重視檔案管理工作，也未能正確認識檔案管理工作的重要性。由于思想不重視，很多單位的領導者并未將檔案管理工作納入管理日程，檔案管理一直處于被動局面，檔案管理水平因而難以有效提高。第二，當管理人員思想態(tài)度不端。單位領導者的態(tài)度在一定程度上影響了檔案管理人員的態(tài)度，由于領導者不重視檔案管理，檔案管理人員也很難重視自身工作。因而很多管理者在落實管理工作的過程中懷抱“應付態(tài)度”、敷衍對待檔案管理，根本不會靜下心來仔細鉆研檔案管理過程中的問題，而這無疑會影響檔案管理水平的提高。第三，檔案更新不及時。由于先進的技術設備未能有效引入，檔案管理的電子化難以落實，很多單位的辦公室檔案都存在更新緩慢問題，陳腐的檔案根本無法契合時代發(fā)展的需求，更無法發(fā)揮出檔案的作用。

三、優(yōu)化單位辦公室檔案管理的策略

首先，端正思想認識。單位領導者應首先正確認識辦公室檔案管理的重要性，進而充分發(fā)揮模范帶頭作用，引導其他的檔案管理人員正確認識辦公室檔案管理的重要性。要善于利用各種宣傳、會議幫助檔案管理人員感知領導階級對檔案管理的重視度，進而提高自身的思想認識，端正自身的態(tài)度，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作對檔案管理人員的素質(zhì)有較高要求，為了滿足檔案管理需要，檔案管理者必須有意識地提高自身的素質(zhì)，既要掌握檔案管理方面的知識，還要具備信息技術方面的知識，要能夠很好的利用計算機軟件提高檔案管理的質(zhì)量。最后，加速檔案管理電子化進程。檔案管理電子化不僅能夠有效地提高檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的速度，還能夠有效的減少檔案管理者的工作量。檔案管理電子化發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，單位應加大計算機軟件等等的投資力度，促使辦公室檔案管理快速向電子化方向發(fā)展，以提高提高檔案的利用率，延長檔案使用的年限。

四、結語

綜上所述，單位辦公室檔案管理創(chuàng)新工作是一項長期的、艱巨的系統(tǒng)性工程，檔案管理的質(zhì)量會影響單位的發(fā)展，因而必須及時采取措施解決現(xiàn)階段單位辦公室檔案管理問題，設計針對性的措施完善檔案管理制度，提高檔案管理水平，加速檔案管理工作信息化發(fā)展。只有如此，辦公室檔案才能夠發(fā)揮出自身作用，也才能夠在促進單位發(fā)展方面貢獻自身力量。