強(qiáng)化檔案安全，守住檔案管理的生命線(xiàn)

崔凱

在檔案管理工作中，檔案安全是必須守住的“紅線(xiàn)”，是檔案管理人員的重要任務(wù)，因此檔案管理人員必須以高度的責(zé)任心和使命感抓好檔案安全工作。加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)，對(duì)于推動(dòng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新、有效提升檔案管理水平具有重要意義。

一、時(shí)刻繃緊檔案安全這根弦

維護(hù)檔案安全，是學(xué)校安全管理工作的重要組成部分，也是基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的工作。檔案作為承載歷史的重要載體，真實(shí)具體地記錄著學(xué)校的管理工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、開(kāi)展工作、實(shí)施工作目標(biāo)考核、研究處理問(wèn)題等提供著重要依據(jù)。在高度發(fā)展的現(xiàn)代信息社會(huì)，檔案信息泄露、檔案資料損壞、檔案文件丟失等情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。作為檔案從業(yè)者，必須高度重視并扎實(shí)做好檔案安全管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為提升檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)穩(wěn)固的基礎(chǔ)。

二、檔案安全管理存在的隱患

一是檔案安全管理制度不健全，安全意識(shí)淡薄。目前，我國(guó)檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對(duì)薄弱，特別是針對(duì)檔案資料的收集、整理、保存、搶救等方面，缺乏一系列完備的體制機(jī)制。在相當(dāng)一部分檔案管理者中，不同程度地存在“檔案安全方面不會(huì)出現(xiàn)事故和重大事故”的錯(cuò)誤思維，對(duì)檔案的安全管理缺乏必要的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理中的防火、防雷電、防潮、防蛀等知識(shí)存在缺位。有的檔案從業(yè)人員甚至使用微波消毒檔案，根本沒(méi)有考慮到金屬發(fā)熱會(huì)引起檔案被燒毀的結(jié)果。

二是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才儲(chǔ)備不足，從而制約了檔案安全管理水平的提升。做好檔案管理工作，必須要在學(xué)習(xí)能力、專(zhuān)業(yè)技能、安全意識(shí)等方面下一番苦工夫。目前，很多企事業(yè)單位的檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)偏低、隊(duì)伍不足，認(rèn)為檔案管理工作很簡(jiǎn)單，不需要太高的學(xué)識(shí)和能力，只需要會(huì)整理資料即可，在一定程度上制約了檔案安全管理工作的有效開(kāi)展。其實(shí)，這是認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求具有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備良好的綜合職業(yè)素養(yǎng)。

三是對(duì)檔案安全管理的經(jīng)費(fèi)投入不夠。作為一間標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，應(yīng)該配備空調(diào)、防磁柜、消毒柜、溫濕度自控儀、除濕機(jī)等專(zhuān)門(mén)的設(shè)施設(shè)備，安裝防盜門(mén)窗、防紫外線(xiàn)窗簾、滅火器等，嚴(yán)格控制檔案室的溫度和濕度，徹底杜絕細(xì)菌、害蟲(chóng)等的滋生。但是，由于對(duì)檔案安全管理重視程度不到位，安全意識(shí)淡薄，有些單位對(duì)檔案室的設(shè)施設(shè)備投入嚴(yán)重不足，庫(kù)房破舊、甚至沿用以前陳舊的木柜存放檔案，不利于防火、防蟲(chóng)，在一定程度上存在著極大的安全隱患。

四是缺失檔案管理方面的應(yīng)急預(yù)案。檔案資料是一個(gè)單位最寶貴的財(cái)富，所以檔案保管至關(guān)重要。檔案的安全管理必須充分重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，各種突發(fā)情況隨時(shí)有可能發(fā)生，一旦出現(xiàn)突發(fā)情況致使檔案損毀，將釀成不可彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。因此，這就要求從業(yè)人員平時(shí)做好準(zhǔn)備，充分考慮可能出現(xiàn)的各種突發(fā)問(wèn)題，據(jù)此逐項(xiàng)編制出應(yīng)急預(yù)案，完善應(yīng)急措施，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，不至于束手無(wú)策，不至于不知所措，能夠及時(shí)有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，真正做到防患于未然。

三、加強(qiáng)檔案安全管理的具體措施

一是建立一套行之有效的檔案安全管理制度體系。檔案安全責(zé)任重于泰山，只有建立健全安全防控制度體系，才能充分保障檔案管理安全。要建立系統(tǒng)的檔案資料整理匯編制度，把前端控制理論應(yīng)用其中，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與各系部、各處室之間的溝通聯(lián)動(dòng)，根據(jù)檔案資料的密級(jí)、性質(zhì)、材質(zhì)和分類(lèi)，采取不同的安全防護(hù)措施。要完善檔案管理明細(xì)臺(tái)賬，建立卷宗和檔號(hào)，編制檢索查詢(xún)目錄，為全面掌握檔案資料提供便捷的查詢(xún)途徑。要建立檔案安全巡查常態(tài)化機(jī)制，對(duì)檔案資料是否完整、完好、安全進(jìn)行診斷，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改。電子檔案載體必須單獨(dú)隔離存放在消磁柜專(zhuān)用設(shè)施中，避免被磁化、被復(fù)制，確保檔案完好無(wú)損。加強(qiáng)檔案保密安全管理，嚴(yán)格按照保密管理制度進(jìn)行權(quán)限控制管理，嚴(yán)格執(zhí)行密級(jí)檔案資料審批程序，確定保密資料的使用權(quán)限和范圍。涉密檔案資料的傳輸和復(fù)制，必須經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)、分管安全院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人三級(jí)審批。保密文件資料原則上不能上傳各種電子設(shè)備，避免涉密資料泄露，造成檔案管理安全事故。

二是加強(qiáng)檔案從業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)儲(chǔ)備。一支專(zhuān)業(yè)合格的檔案管理人才隊(duì)伍，是檔案管理工作的最基本要求，也是最基礎(chǔ)保障。對(duì)此，首先要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提升檔案人才的專(zhuān)業(yè)技術(shù)。對(duì)新進(jìn)人員必須進(jìn)行上崗培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)的效果進(jìn)行考核，促使新進(jìn)人員能夠盡快掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)、工作方法和技巧。經(jīng)常舉辦專(zhuān)業(yè)性、針對(duì)性的培訓(xùn)，可以采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的策略，每年定期分批組織從業(yè)者在同行間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，不定期邀請(qǐng)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。積極探索推行持證上崗制度。實(shí)行持證上崗制度，可以有效促使單位重視檔案從業(yè)者的檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)教育，培養(yǎng)具備基本專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的儲(chǔ)備。檔案在知識(shí)的貯存與傳播方面的載體作用毋庸置疑，在全社會(huì)共同進(jìn)步中發(fā)揮著不可估量的作用。檔案管理需要具有知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化、科技化的高端人才。因此，必須把培養(yǎng)高端檔案人才作為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓，不斷推動(dòng)大家牢固樹(shù)立適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)需要的可持續(xù)發(fā)展的人

才觀(guān)。

三是不斷加大對(duì)檔案保管設(shè)備的投入力度。擁有標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化的設(shè)備設(shè)施，是做好檔案的安全管理工作的基礎(chǔ)保障。因此，必須從思想上高度重視對(duì)檔案管理設(shè)備的投入，檔案室要配備安裝防盜門(mén)，窗戶(hù)配備防盜設(shè)施；電腦必須專(zhuān)人專(zhuān)用，設(shè)施登陸和查詢(xún)密碼；室內(nèi)必須配置防磁柜、滅火器、去濕機(jī)、溫度計(jì)和濕度計(jì)等安全設(shè)施。要切實(shí)做好安全防護(hù)措施，做到防盜、防潮、防火、防霉、防塵、防光、防蟲(chóng)、防高溫，為檔案安全管理提供硬件保障。

四是建立健全檔案管理應(yīng)急預(yù)案。檔案安全管理中最不可控的因素就是突發(fā)事件的出現(xiàn)，為有效預(yù)防、及時(shí)控制和迅速消除突發(fā)、災(zāi)害事件對(duì)檔案造成的損害，以達(dá)到快速有效救援，減少損失的目的，必須要根據(jù)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，結(jié)合各自實(shí)際，建立健全檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對(duì)各種突發(fā)事件做到早預(yù)防、早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處理，使檔案安全管理工作萬(wàn)無(wú)一失。

檔案安全是檔案管理工作的紅線(xiàn)，也是檔案工作的關(guān)鍵核心任務(wù)。每一位檔案管理者必須把檔案安全放在檔案管理的首位，高度重視，盡職盡責(zé)，確保檔案的安全管理與規(guī)范使用，最大程度發(fā)揮檔案管理工作的意義和價(jià)值。