基層審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理工作初探

譚美玉

中圖分類號：F239.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號：1674-1145（2017）09-181-01

摘要 隨著審計(jì)工作的不斷發(fā)展，審計(jì)項(xiàng)目數(shù)量增加，審計(jì)覆蓋面日益擴(kuò)大，新型審計(jì)項(xiàng)目正不斷涌現(xiàn)，隨之而來的審計(jì)檔案管理工作正日趨復(fù)雜化。而目前基層審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案歸集、整理、存檔、利用等工作仍有較大的提升空間，基礎(chǔ)性檔案管理工作需待進(jìn)一步重視和加強(qiáng)。因此，筆者就當(dāng)前基層審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作作出一些思考，供大家探討。

關(guān)鍵詞 基層審計(jì)機(jī)關(guān) 檔案管理 審計(jì)檔案

審計(jì)項(xiàng)目檔案管理工作是審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作，也是審計(jì)機(jī)關(guān)管理工作的核心內(nèi)容，審計(jì)項(xiàng)目檔案管理不僅僅是簡單的資料收集歸檔與保管，也是審計(jì)干部們辛勤勞動(dòng)的成果，更是推動(dòng)審計(jì)工作前進(jìn)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。因此，做好審計(jì)項(xiàng)目檔案管理顯得尤為重要。

一、審計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）審計(jì)人員對審計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前，基層審計(jì)機(jī)關(guān)普遍存在時(shí)間緊、任務(wù)重、人員少的問題，審計(jì)干部既要完成本年度的審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)，又要完成當(dāng)?shù)攸h委、政府臨時(shí)交辦的其他審計(jì)工作，造成基層審計(jì)干部在保質(zhì)保量地完成審計(jì)項(xiàng)目后顯得筋疲力盡，無時(shí)間、無精力完成檔案歸檔工作，久而久出現(xiàn)重審計(jì)業(yè)務(wù)輕審計(jì)檔案管理的現(xiàn)象，在檔案管理工作中沒有做到及時(shí)歸檔，導(dǎo)致審計(jì)項(xiàng)目檔案管理工作滯后。

（二）審計(jì)檔案管理沒有專職人員

基層審計(jì)機(jī)關(guān)由于編制緊、人員少，大多數(shù)都沒有配備專職的檔案管理員，而是由機(jī)關(guān)辦公室兼職做檔案管理工作，但往往因?yàn)楣疫€承擔(dān)著大量的行政事務(wù)，而疏忽管理，僅僅是把整理好的檔案放在檔案柜中。因此，基層審計(jì)機(jī)關(guān)要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，做好借閱、查閱、調(diào)閱等管理工作。

（三）審計(jì)檔案管理硬件設(shè)施落后

一是場所無保證?；鶎訉徲?jì)機(jī)關(guān)大多辦公條件緊張，沒有設(shè)置專門的審計(jì)檔案管理室，導(dǎo)致審計(jì)項(xiàng)目檔案、行政文書檔案等沒有進(jìn)行歸類管理，隨意存放的現(xiàn)象。二是資金無保證。審計(jì)檔案信息化建設(shè)，需要配備專用電腦、檔案管理軟件、檔案柜等，需要投入大量的資金，對于經(jīng)費(fèi)較為緊張的基層審計(jì)機(jī)關(guān)有較大困難，造成檔案信息化建設(shè)緩慢，甚至空白。

二、加強(qiáng)審計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）用“兩個(gè)統(tǒng)一”打牢審計(jì)檔案管理工作基礎(chǔ)

一是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。一方面要通過加強(qiáng)對全體基層審計(jì)人員審計(jì)檔案工作的培訓(xùn)力度，不斷強(qiáng)化審計(jì)人員對審計(jì)檔案管理的重視程度，樹立明確的檔案管理歷史責(zé)任感；另一方面要建立與當(dāng)前審計(jì)檔案工作相適應(yīng)的管理制度，進(jìn)一步強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)，把審計(jì)檔案工作落實(shí)到人，明確審計(jì)組長為項(xiàng)目檔案編制的第一責(zé)任人，審計(jì)檔案的規(guī)范性和完整性由審計(jì)組長負(fù)責(zé)，達(dá)到“誰審計(jì)，誰立卷，邊收集整理，案結(jié)卷成”的目標(biāo)。

二是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。以2013年審計(jì)署、國家檔案局頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》為基礎(chǔ)，通過開展審計(jì)項(xiàng)目檔案評比活動(dòng)，把好的做法固定下拉，好的經(jīng)驗(yàn)推廣出去，建立一套在一定區(qū)域內(nèi)基本一致的檔案質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)，對于最終成冊入庫的檔案資料，除由審計(jì)組專門負(fù)責(zé)收集資料、立卷歸檔的人員外，審計(jì)組成員之間、股室業(yè)務(wù)人員之間、復(fù)核和審理人員之間實(shí)行交叉復(fù)核，正向、逆向把關(guān)，做到程序清楚、要件齊全，確保檔案質(zhì)量。

（二）用“三個(gè)發(fā)揮”充分利用檔案信息資源價(jià)值

一是發(fā)揮審計(jì)檔案的“智庫”作用。首先避免在同類型審計(jì)項(xiàng)目中審計(jì)思路固定、僵化，降低審計(jì)效果；其次對審計(jì)檔案中調(diào)查、取證、分析等方面的工作經(jīng)驗(yàn)充分吸收，減少判斷失誤；第三，為各類審計(jì)項(xiàng)目提供參考，提高審計(jì)調(diào)查效率，對行政復(fù)議、訴訟提供憑證，為紀(jì)檢、監(jiān)察部門案件查辦提供線索和依據(jù)，為審計(jì)情況專報(bào)等重要意見建議提供可靠的信息來源。

二是發(fā)揮審計(jì)檔案的“監(jiān)督”作用。將審計(jì)檔案歸集整檔的過程作為一道檢驗(yàn)審計(jì)工作的關(guān)口，嚴(yán)格遵循《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》以及本單位制定的審計(jì)檔案管理細(xì)則，認(rèn)真回顧和檢查，通過“復(fù)盤”查找工作出現(xiàn)的錯(cuò)漏及時(shí)補(bǔ)救，完善管理，并通過相應(yīng)的審計(jì)檔案質(zhì)量評定工作劃分等級，予以獎(jiǎng)懲，進(jìn)一步提升審計(jì)人員工作素質(zhì)和質(zhì)量。

三是發(fā)揮審計(jì)檔案的“礦藏”作用。首先對檔案進(jìn)行梳理、歸納，找出帶有普遍性、傾向性的問題，從體制機(jī)制層面發(fā)揮審計(jì)建設(shè)作用；其次從歷史的角度，不斷總結(jié)審計(jì)發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為審計(jì)工作的傳承創(chuàng)造財(cái)富；第三在法律和政策允許的情況下，作為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等研究領(lǐng)域生動(dòng)翔實(shí)的研究資料，從中提煉出更豐富、更有價(jià)值的研究成果。

（三）用數(shù)字化管理模式建立檔案的便利性與安全性

目前，審計(jì)工作的開展已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)這一“得力助手”了，很多審計(jì)數(shù)據(jù)、資料均以數(shù)字化的形式打包上傳至網(wǎng)絡(luò)。因此，要盡快建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案的分類、保存、統(tǒng)計(jì)、編目、查閱等提供最便利的支撐。加快對以往紙質(zhì)檔案文件數(shù)字化步伐，通過圖像掃描、拍照等多種方式，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案統(tǒng)一管理。同時(shí)，要高度重視審計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性，對已經(jīng)存檔的電子審計(jì)檔案和審計(jì)中形成的各類電子資料和數(shù)據(jù)要通過云儲(chǔ)存等現(xiàn)代化手段及時(shí)備份并加密，避免人為或自然災(zāi)害對審計(jì)檔案造成損失，并通過身份、密碼、權(quán)限等多種管理模式，保證電子檔案地使用規(guī)范。最后，要建立與現(xiàn)代審計(jì)檔案運(yùn)用相適應(yīng)的檔案管理細(xì)則，進(jìn)一步完善檔案立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等各方程序和制度，建立完善的檔案保密制度，考核辦法，不斷推進(jìn)審計(jì)檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、專業(yè)化。

三、結(jié)語

當(dāng)前基層審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作正迎來蓬勃發(fā)展的新機(jī)遇。作為審計(jì)檔案管理人員，要正確認(rèn)識(shí)到審計(jì)檔案資源開發(fā)與利用的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，有針對性地采取解決措施，并超前謀劃，大膽嘗試，不斷創(chuàng)新。積極學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)和單位管理經(jīng)驗(yàn)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更好地服務(wù)于審計(jì)工作，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)。endprint