淺談出版企業(yè)中的項目管理

楊麗賢

【摘 要】 在信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，出版企業(yè)的管理人員需要學(xué)會運用恰當(dāng)?shù)墓ぞ?，努力提高工作效率。項目管理作為靈活性工具的代表，能讓使用者最大限度地利用企業(yè)的內(nèi)外部資源，快速完成管理目標(biāo)，從而達(dá)到提高管理人員工作效率的目的。

【關(guān)鍵詞】 出版企業(yè)；項目；項目管理

隨著信息時代的來臨和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，出版企業(yè)的管理人員發(fā)現(xiàn)，許多以前的管理方法現(xiàn)已不再適用。在信息經(jīng)濟(jì)環(huán)境里，事物的獨立性取代了以往的重復(fù)性過程。由于信息本身是動態(tài)的、不斷變化的，所以靈活性成了新秩序的代名詞。項目管理恰恰是實現(xiàn)靈活性的工具。能最大限度地利用出版企業(yè)的內(nèi)外資源，從根本上改善出版企業(yè)中層管理人員的工作效率。

一、項目及項目管理的基本概念

1.項目

項目就是以一套獨特而相互聯(lián)系的任務(wù)為前提，有效地利用資源，為實現(xiàn)一個特定的目標(biāo)所作的努力，如建一棟房子、組織一場出版活動、策劃一套選題、開發(fā)一套出版管理系統(tǒng)等。

項目具有6個方面的特點，即有一個明確界定的目標(biāo)、執(zhí)行要通過一系列相聯(lián)系的人物來完成、有具體的時間計劃或有限的壽命、可能是獨一無二的或一次性的任務(wù)、包含一定的不確定性、都有既定的客戶。

通常，項目的生命周期由4個階段組成。

1）概念階段。在這一階段選擇并定義需要解答的項目概念。此時，需要收集數(shù)據(jù)，識別需求，確立項目的目標(biāo)和目的。

2）開發(fā)或定義階段。此時，檢驗概念并由此開發(fā)出一個切實可行的計劃，指定關(guān)鍵工作人員，制定范圍基準(zhǔn)線（最終產(chǎn)品、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、資源等）。

3）執(zhí)行階段。這一階段將實施計劃付諸實踐。要建立好組織和溝通渠道，激勵團(tuán)隊向目標(biāo)前進(jìn)，還要做好控制工作。

4）結(jié)束階段。項目過程完成并歸檔，最終產(chǎn)品交付客戶管理、保管和控制，重新分配資源，分配項目隊伍。

2.項目管理

項目管理是以項目為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時性的、專門的彈性組織，對項目進(jìn)行高效率的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理和項目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。

所謂實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理，是指在項目的生命周期內(nèi)，不斷進(jìn)行資源的配置和協(xié)調(diào)，做出科學(xué)的決策，從而使項目處于最佳的運行狀態(tài)，并產(chǎn)生最佳的效果。項目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化是指項目管理應(yīng)綜合協(xié)調(diào)好時間、費用及功能等約束性目標(biāo)，在相對較短的時期內(nèi)成功地達(dá)到一個特定的結(jié)果。

二、項目管理的內(nèi)容

項目管理的日?；顒映@項目計劃、項目組織、質(zhì)量管理、費用控制、進(jìn)度控制5個方面進(jìn)行。

1.項目計劃

項目計劃就是根據(jù)項目目標(biāo)的要求，對項目范圍內(nèi)的各項活動做出合理安排。它系統(tǒng)地確定了項目的任務(wù)、進(jìn)度和完成任務(wù)所需的資源等，使項目在合理的期限內(nèi)，用盡可能低的成本和以盡可能高的質(zhì)量來完成。任何項目的管理都要從制訂項目計劃開始。項目計劃是確定項目協(xié)調(diào)、控制方法及程序的基礎(chǔ)和依據(jù)，項目的成敗首先取決于項目計劃工作的質(zhì)量。

對于出版企業(yè)來說，在一個項目開始運作以前，首先對項目進(jìn)行全面計劃，對整個過程所需的時間、費用、資源有所了解是很重要的。例如，在策劃一套圖書時，要確定圖書出版的時間、所需出版費用、需要那個領(lǐng)域的專家或是作者等。全面的計劃會使得項目管理人員能夠從宏觀上整體把握并保障項目順利完成。

項目計劃按其活動內(nèi)容分類，主要有項目主體計劃、進(jìn)度計劃、費用計劃、資源計劃等；按其作用和服務(wù)對象可以分為4個層次，即決策型計劃、管理型計劃、執(zhí)行型計劃、作業(yè)型計劃。

目前最常用的進(jìn)行項目計劃的工具主要有工作分解結(jié)構(gòu)、線性責(zé)任圖、橫道圖、網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)及SSD圖等。

2.項目組織

項目管理的組織是指為進(jìn)行項目管理、完成項目計劃、實現(xiàn)組織職能而建立的項目組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織運行與組織調(diào)整等組織活動。項目管理組織的職能包括5個方面，即組織設(shè)計、組織聯(lián)系、組織運行、組織行為和組織調(diào)整。項目組織是實現(xiàn)項目計劃、完成項目目標(biāo)的基礎(chǔ)條件，其好壞對于能否取得項目的成功具有最直接的影響。

典型的項目組織形式有以下3種。

①樹型組織。它是指從最高管理層到最低管理層按系統(tǒng)以樹型展開的方式建立的組織形式，包括直線制、職能制、直線職能制、純項目型組織等。它當(dāng)前的發(fā)展趨勢是樹型組織El趨扁平化。

②矩陣型組織。矩陣型組織是現(xiàn)代大型項目管理應(yīng)用最廣泛的組織形式，要按職能原則和對象原則結(jié)合起來使用，形成一個矩陣結(jié)構(gòu)，使同一個項目的工作人員既參加原職能部門的工作，又參加項目組的工作。矩陣型組織是目前最為典型的項目組織形式。

③網(wǎng)絡(luò)型組織。網(wǎng)絡(luò)型組織是未來企業(yè)和項目的一種組織形式，它立足于以一個或多或少固定連接的業(yè)務(wù)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的小單位的聯(lián)合。它以組織成員間縱橫交錯的聯(lián)系代替了傳統(tǒng)的一維或二維聯(lián)系，采用平面性和柔和組織體制的新概念，形成了充分分析與加強(qiáng)橫向聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

對于不同的出版企業(yè)來說，要根據(jù)本單位的實際情況采取不同的組織形式，以保證達(dá)到最好的組織效果。通常，對于涉及部門不多的小型項目采用樹型組織；若是項目較大、較復(fù)雜則采用矩陣型組織；若是出版企業(yè)同時要實施的項目很多，應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)型組織。

3.項目時間管理

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，時間就是金錢，效率就是生命。一個項目能否在預(yù)定的時間內(nèi)完成，是項目最為重要的問題之一，也是項目時間管理的目標(biāo)之一。要有效地管理好項目完成時間，最重要的是找出項目的關(guān)鍵路徑（CPM），即計算出項目各項工作的最早、最遲開始和結(jié)束時間，以此來分析每一工作相對緊迫程度和工作的重要程度。關(guān)鍵路徑上的任何工作都不能拖延工期，否則會使整個項目的進(jìn)度減緩。

對于出版企業(yè)來說，時間管理更是尤為重要的。例如，選題完成得越早、圖書上市得越快，同類書也許就越少，市場競爭力可能就越大。而且，隨著出版單位轉(zhuǎn)制的完成，出版市場的競爭勢必會愈加激烈，要在其中占有一席之地，就必須努力提高自身的生產(chǎn)效率，把出版所需的時間控制在計劃范圍之內(nèi)。

4.項目成本管理

項目成本管理主要是在批準(zhǔn)的預(yù)算成本下，確保項目保質(zhì)、按期完成。通常用掙值法來對成本進(jìn)行控制。掙值法通過測量和計算已完成的工作的預(yù)算費用（BCWP）與已完成工作的實際費用（ACWP）和計劃工作的預(yù)算費用（BCWS），得到有關(guān)計劃實施的進(jìn)度和費用偏差，從而判斷實際是否與計劃有偏差。

掙值法的評價指標(biāo)包括以下幾個方面。

1）費用偏差CV=BCWP-ACWP。若CV>0，表示實際消耗人工或費用低于預(yù)算值，即有節(jié)余或效率高；若CV<0，表示實際消耗人工或費用超過預(yù)算值，即出現(xiàn)超支；若CV=0，表示項目按計劃執(zhí)行。

2）進(jìn)度偏差SV=BCWP-BCWS。若SV>0，表明進(jìn)度提前；若SV<0，表示進(jìn)度延誤；若SV=0，表明進(jìn)度按計劃執(zhí)行。

3）費用執(zhí)行偏差CPI=BCWP/ACWP。若CPI>1，表明項目實際費用低于預(yù)算費用；若CPI<1，表明實際費用高于預(yù)算費用；若CPI=1，表明項目費用按計劃進(jìn)行。

4）進(jìn)度執(zhí)行偏差SPI=BCWP/BCWS。若SPI>1，表明項目進(jìn)度提前；若SPI<1，表明項目進(jìn)度延誤；若SPI=1，表明實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度相符。

5.項目質(zhì)量管理

項目質(zhì)量管理的范疇包括“決定質(zhì)量政策、目標(biāo)和責(zé)任的全面管理職能的所有活動，以及通過各種方法，使這些活動實施”。在出版企業(yè)中，項目質(zhì)量管理就是如何保證圖書的質(zhì)量，如編校質(zhì)量、印刷質(zhì)量，裝幀質(zhì)量等，以及如何保證圖書的最終出版。保證出版的圖書能滿足讀者的要求、滿足市場的要求，就是質(zhì)量管理的目的。

用于項目質(zhì)量管理的方法有許多，如帕累托法、因果圖法、散布圖法等。

在質(zhì)量管理的初期多用因果圖法分析質(zhì)量問題，如圖1所示。

帕雷托圖法（見圖2）多用于找出可能造成質(zhì)量問題的主要因素，對其進(jìn)行控制，以提高產(chǎn)品的質(zhì)量。它的分析的原則是“僅僅20%的要素造成了80%的質(zhì)量問題”。圖中左縱坐標(biāo)是某種因素發(fā)生的次數(shù)，右縱坐標(biāo)是某種因素發(fā)生的累計頻率。橫坐標(biāo)是各種影響因素，按其影響質(zhì)量的程度大小，從右向左排。

三、結(jié)束語

要增強(qiáng)已經(jīng)轉(zhuǎn)制的出版企業(yè)的競爭力，引入項目管理技術(shù)是非常必要的。利用項目管理技術(shù)，可以使讀者對出版企業(yè)的滿意度增加（圖書能盡量滿足市場需求）。不論你是自己項目的顧客（例如改善辦公條件），還是執(zhí)行項目由國家資助 （國家資助出版項目），高質(zhì)量地按時在預(yù)算內(nèi)完成項目，都會使出版企業(yè)產(chǎn)生一種極大的滿足感，并能增強(qiáng)自信，以更積極的態(tài)度投入到工作中去，這勢必會提高出版企業(yè)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力，使出版企業(yè)在市場競爭中處于越來越有利的地位。