基于Web的審計檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

■ 楊常紀 李志遠 雷 鳴

基于Web的審計檔案管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

■ 楊常紀 李志遠 雷 鳴

計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的迅猛發(fā)展推動了審計信息化建設的全面提速，審計部門的文檔資源管理信息化成為審計管理工作的必然趨勢。本文通過分析當前審計檔案管理系統(tǒng)的需求和功能特征，設計并實現(xiàn)了基于Web的審計檔案管理系統(tǒng)，對提高審計檔案管理與服務水平、加快推進審計信息化建設具有十分重要的意義。

檔案管理審計管理系統(tǒng) Web

隨著我國信息化建設的推進，信息化辦公、移動辦公已成為各行業(yè)發(fā)展的趨勢。作為經(jīng)濟監(jiān)督重要組成部分的審計工作，審計信息化建設顯得尤為重要。審計部門對不斷增長的數(shù)據(jù)以多媒體文檔的方式進行存儲，如何對這些海量的電子文檔資源進行有效管理，成為當前審計檔案管理工作的核心。在信息技術環(huán)境和資源的支持下，審計檔案管理工作將進入一個前所未有的新階段。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，將成為新時期發(fā)展的主要方向，實現(xiàn)檔案資源高效利用[1]。

一、審計檔案管理面臨的問題

1.審計檔案管理標準化[2]、規(guī)范化能力水平低。具體表現(xiàn)在文檔類型雜而多，不同來源的資料沒有分類歸檔，如不同部門的文檔在相同的路徑下，同一部門不同類型的文件也在相同路徑下。存儲空間混亂，文件系統(tǒng)不成體系，缺乏統(tǒng)一標識，不便于查閱，管理困難。

2.審計檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相對較落后。經(jīng)過多年的努力建成了一些規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)都屬于自己開發(fā)設計，規(guī)模小、類型單一、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的管理系統(tǒng)。

3.審計檔案信息孤島。審計檔案管理難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理，缺乏安全保障，信息化水平低。審計人員需要頻繁的交流，導致工作效率低下；審計人員修訂的文檔不能同步傳到，致使各部門人員不能進行正常工作；同時頻繁的文檔傳遞引起重要數(shù)據(jù)信息的泄露，造成損失和決策錯誤。

二、審計文檔資源管理系統(tǒng)設計

1.設計思路

針對當前檔案數(shù)字化管理的目標，參照國際咨詢工程師聯(lián)合會（FIDIC）等機構優(yōu)秀先進的項目管理經(jīng)驗和技術標準[3]，分析審計部門對審計檔案資源管理的需要，結合B/S模式，實現(xiàn)任何時間、地點和系統(tǒng)，通過瀏覽器訪問審計管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)選用完全支持多線程、處理器的MySQL數(shù)據(jù)庫作為后臺服務器和企業(yè)級開發(fā)應用“My Eclipse”，開發(fā)設計各功能模塊的后端和前臺，滿足審計檔案管理方便、快捷的需求。

2.系統(tǒng)結構設計

審計檔案是指審計機關監(jiān)督或審計調查、收集、制作過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等文檔資料，是檔案管理的重要組成部分。審計檔案管理系統(tǒng)主要分為以下幾大模塊：立項性文件材料管理、證明性文件材料管理、結論性文件材料管理、其他備查文件材料管理、借閱紙質材料管理、用戶權限管理、安全維護等。具體實現(xiàn)功能的系統(tǒng)結構圖如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)結構圖

3.功能管理

（1）立項性文件材料管理。審計立項性文件管理是審計機關對各項目材料分類歸總，包括審計通知書和自查通知書。在材料收集過程中直接形成文檔資料，確保審計檔案中文件材料的合法性和有效性。

（2）證明性文件材料管理。證明性文件材料是上級審計機關對被審計單位提交的基本情況表、審計承諾書及審計工作底稿文件等文件材料，依據(jù)審計結論對證明材料做出合理的判定，再進行分類歸檔管理。

（3）結論性文件材料管理。結論性文件材料管理是審計對項目的請示報告，批復文件材料的管理。結論性文件材料主要包含審計報告，評審決斷，被審單位提交的審計報告的書面意見等。這些文件由相關審計業(yè)務部門檢查合格后，再登記造冊，清點驗收，移交接收人歸檔入庫。

（4）其他備查文件材料管理。其他備查文件材料分為三大類：審計回訪，審計報道，項目經(jīng)驗總結。設立規(guī)范的回訪程序，報道審計新聞，嚴把審計質量關，提高審計監(jiān)督效能。

（5）借閱紙質材料管理。為了提高檔案的利用效率，鼓勵工作人員學習審計工作的優(yōu)秀經(jīng)驗，檔案系統(tǒng)內(nèi)的資源對所有員工開放，對外部人員不開放。同時為了防止資源的流失，制定員工借閱紙質材料管理制度。

以上功能模塊將實現(xiàn)網(wǎng)絡檢索、自動歸檔、按權限閱讀、案卷檢索、檔案維護等功能。另外，借閱紙質材料管理實現(xiàn)網(wǎng)絡自助借還紙質材料的功能。

4.安全管理

（1）用戶權限管理

為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的安全，設定權限等級，不同用戶需要根據(jù)操作權限登錄到系統(tǒng)。該審計檔案管理系統(tǒng)的主要分為管理員和普通用戶。管理員主要是維護和管理系統(tǒng)的日常工作，確保系統(tǒng)有效運行，角色是為審計局領導人員設計的，了解員工的工作情況及任務的分配，協(xié)調各部門有條不紊的工作；普通用戶審計文檔資源管理系統(tǒng)的實際操作者，依靠平臺提供的功能，負責文件資源管理操作，實現(xiàn)系統(tǒng)資源的上傳、更新及消息發(fā)布的管理功能。

（2）安全維護

為了保證系統(tǒng)工作的質量，系統(tǒng)維護工作需要付出大量的人力，需要定期維護，排除系統(tǒng)運行期間可能發(fā)生的故障，安裝防病毒軟件以防止病毒的入侵。文檔資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大、信息重要，需定期檢查備份，同時清理無用的數(shù)據(jù)，修復錯誤的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

5.軟件實現(xiàn)

審計檔案管理系統(tǒng)是審計局文檔資源管理的一個基于B/S模式的管理平臺，該文檔資源管理系統(tǒng)界面簡潔、操作簡便。整個資源管理過程由用戶統(tǒng)一進行規(guī)范管理，所有文檔、圖片、音頻均采用規(guī)范化管理，實現(xiàn)過程和文檔的規(guī)范化管理，如圖2所示。

圖2 審計檔案管理系統(tǒng)

三、結束語

審計信息化建設的全面推進下，漸趨完善的辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化賦予新時期審計檔案管理工作嶄新的內(nèi)容和要求。本文分析了審計局對檔案管理系統(tǒng)的實際需求，應用合理適用的軟件開發(fā)模式和過程，設計并實現(xiàn)了一種基于Web的、以B/S結構架構的審計檔案管理系統(tǒng)，為審計局檔案管理提供更便捷的服務，有利于提升審計檔案服務效能和創(chuàng)新審計檔案工作模式。

[1]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017，(01)：17-18.

[2]昭日格圖.現(xiàn)代綜合檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].吉林大學，2016.

[3]曹力丹.文檔資料管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].教育教學論壇，2016，(02)：53-54.

德宏州審計局