淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路

呂顯斌

山東省濟寧市第一人民醫(yī)院，山東濟寧 272100

醫(yī)院檔案能夠對醫(yī)院運營狀況與歷史進行反映，與此同時還能夠為醫(yī)院管理給予一定的指導與參考意義。在當前醫(yī)院檔案的管理受到醫(yī)院管理者的重視，同時也是必須得到重視的基礎性共組之一，檔案是醫(yī)院服務質量與醫(yī)療質控中有決定性作用，也是法律與歷史的憑證。新形勢下醫(yī)院檔案管理工作怎樣增加醫(yī)療價值，優(yōu)化院內資源，成為當前較為重視且亟待解決的。

1分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題

醫(yī)院本身具有一定的特殊性，醫(yī)院檔案管理與人事、財務、后勤、護理、醫(yī)療等是相互獨立又相互依存的，隨著醫(yī)療改革的逐漸深入與醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院會有大量的聲像檔案、病例檔案、檔案以及文書，檔案載體多樣，內容較廣，且大部分的檔案材料比較分散，這在一定程度上給檔案管理工作增加了一定的難度。目前醫(yī)院檔案管理水平雖然得到了一定的提升，但是仍然存在不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1檔案管理分散

醫(yī)院檔案管理較為分散，這種管理形式會在一定程度上給檔案的安全性與完整性帶來一定的影響。由于醫(yī)院檔案管理主要是由行政辦公室綜合檔案室負責，加之醫(yī)院行業(yè)管理的需求以及歷史原因，綜合檔案室主要對部分實物檔案、會計檔案、音像檔案、科技檔案以及文書檔案進行管理，而病例檔案、X線膠片檔案、各項檢查的圖文檔案、病理切片檔案等則由各個業(yè)務部門進行管理，不僅會在一定程度上降低檔案管理工作的效率，更會影響檔案管理的安全性與完整性，同時還會導致空間、物力以及人力資源的浪費。

1.2檔案意識不強

數據統(tǒng)計表明，醫(yī)院工作人員甚至領導人員對醫(yī)院檔案管理的重視程度不夠，領導人員更加注重醫(yī)院經營，更加注重醫(yī)療技術的發(fā)展，認為檔案管理不會給醫(yī)院帶來實際利益。由于醫(yī)院工作人員與領導人員對醫(yī)院檔案管理工作的必要性與重要性沒有得到充分的認識，對醫(yī)院檔案管理的重視程度不夠，容易導致檔案管理，沒有得到充分的利用。

1.3工作人員素質問題

目前醫(yī)院檔案管理隊伍中人員的理論水平、專業(yè)素質、文化程度等差異較為明顯，與社會的發(fā)展差距甚遠。檔案專業(yè)出身的人員較低，且大部分工作人員存在專業(yè)知識老化、知識結構不合理以及知識面狹窄等現(xiàn)象，大部分工作人員的學歷較低，外語水平較低、科學知識匱乏，極度缺乏高層次的檔案專業(yè)人才。另一方面由于工作群體、工作環(huán)境、工作模式的長期不變，會導致工作人員出現(xiàn)思想保守、觀念陳舊，缺乏工作活力與創(chuàng)新力。但是醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，檔案數量急劇增加，檔案管理的手段也更加先進，因此醫(yī)院檔案管理的工作人員需不斷的進行學習，提高自身綜合素質。

1.4硬件設施投入不足

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化管理水平明顯提升，但是由于部分醫(yī)院面積限制，導致檔案管理室過于狹窄，不能達到檔案管理的標準。部分醫(yī)院檔案管理的設備比較陳舊，管理技術也相對落后，雖然近幾年科技的進步，計算機網絡技術的普及，大幅度提升了醫(yī)院管理的效率與質量，但是醫(yī)院檔案管理中應用計算機網絡技術的卻較少，大部分醫(yī)院仍然使用的是手工收集、檢索的方式進行檔案管理，信息量小，會在一定程度上制約醫(yī)院檔案的收集、利用與開發(fā)，進而影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。

2提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

2.1更新管理理念

醫(yī)院工作人員與領導人員應該充分認識到進行醫(yī)院檔案管理的必要性與重要性，增強領導人員對醫(yī)院檔案管理的意識，是實現(xiàn)檔案管理水平的提升，保證檔案管理效率與質量的關鍵。首先醫(yī)院領導人員應將檔案管理作為醫(yī)院管理與發(fā)展的重點規(guī)劃對象，加大醫(yī)院當年管理意義的宣傳，重視法律、法規(guī)的學習，讓醫(yī)院領導人員與職工都充分認識到檔案管理與醫(yī)院日常工作與醫(yī)院未來發(fā)展的重要性，讓更多人對檔案管理工作給予支持。醫(yī)院的核心責任在于做好疾病救治，提示醫(yī)療服務水平，當前醫(yī)療資源緊張，救治服務壓力巨大等因素，導致醫(yī)院管理者多重視如何強化疾病的治療，而忽略了對醫(yī)療檔案的考核工作，導致院內職工忽視醫(yī)院檔案管理工作，也受到經費、設施以及人員的限制，這更會讓檔案管理工作被忽視。因此想要徹底改變檔案管理工作的地位，首先應加強對檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展、運營中重要性的學習，提高領導與職工認識。

2.2制度科學，具有可執(zhí)行性的規(guī)章制度

檔案管理工作具有較強的條理性，因此想要有效提高檔案管理的效率與質量，制定完善的規(guī)章制度，能夠大幅度降低檔案管理工作的隨意性，確保檔案管理工作持續(xù)、健康的發(fā)展。加之醫(yī)院檔案管理工作內容繁雜，對技術性、專業(yè)性要求較高，且具有較高的機密性。因此必須對檔案管理的制度不斷進行完善，特別應注重檔案登記、傳遞制度的完善，對檔案管理工作實施動態(tài)的管理與考核，一旦出現(xiàn)丟失、遺漏，必須立即進行查找補救，并追究責任。

2.3知識與技能的學習

有效地增加檔案管理者自身素養(yǎng)，確保在檔案管理的各項工作處理質量優(yōu)化。檔案管理者管理水平與其自身素質息息相關，對此在日常管理中醫(yī)院應不定期加強檔案管理者業(yè)務知識培養(yǎng)，增強職業(yè)素養(yǎng)。強調人力資源優(yōu)化以及對先進技術行人才的引進，采取專職崗位知識培訓與學習，提升各職管理者對檔案工作的管理水平。同時可注重臨床一線對醫(yī)院科研、教學以及醫(yī)療對檔案的需求，對檔案管理工作不斷的探索、總結，適應醫(yī)院檔案業(yè)務的發(fā)展需求，促進檔案管理水平的提升。

2.4配置提升

現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理需要一定的硬件設施支撐，一方面醫(yī)院應配備提高檔案管理的硬件設施，例如：光盤刻錄機、掃描儀、錄音筆、攝像機、照相機等，讓資料能夠快速地進行錄入與保存。另一方面還應該引入計算機網絡的管理理念，使用計算機與網絡技術對醫(yī)院的各項業(yè)務與行政檔案進行創(chuàng)建與存儲，計算機網絡技術不僅能夠縮減檔案管理流程，提高管理效率與質量，同時還方便醫(yī)務人員查找、閱讀，實現(xiàn)資源共享，同時也能有效地增加檔案的安全性。因此醫(yī)院想要有效地增強檔案工作效率，需實時結合當前信息化、數據化電子環(huán)境，加大現(xiàn)代化配套設施的投入，促使檔案管理由傳統(tǒng)紙質存儲、檢索、歸納模式轉換為電子信息平臺式數據歸納整理，以此有效提升檔案管理工作質量，給工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。

2.5注重創(chuàng)新

檔案管理工作的目的是讓檔案得到充分的利用，因此需要多渠道、多途徑的進行信息資源開發(fā)，讓醫(yī)院檔案為科研、教學、醫(yī)療工作服務，另一方面還應該積極開展活動，對信息進行深層次的加工，為醫(yī)務人員提供具有價值的信息。除此之外還應該加強對檔案利用反饋信息的處理，實現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向關聯(lián)，滿足科研、教學、醫(yī)療工作的需求，提高檔案利用率，發(fā)揮自身社會效益。

3結語

醫(yī)院檔案能夠對醫(yī)院運營狀況與歷史進行反映，同時為當前醫(yī)院工作的開展提供有力的參考與依據。醫(yī)院檔案對醫(yī)院運營與發(fā)展具有重要作用，因此醫(yī)院應充分重視檔案管理工作，努力提升檔案管理水平。

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