企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

陳啟凡

【摘 要】檔案的管理越來越成為企業(yè)管理中不可或缺的重要部分，在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也在潛移默化地發(fā)生著變化，企業(yè)技術(shù)檔案的信息化管理也逐漸變成必然趨勢，檔案的管理對企業(yè)未來的發(fā)展來說具有重要意義。

【Abstract】Archives management has become an indispensable important part in enterprise management and occupies a pivotal position in the development of enterprises. At present， with the continuous development of internet technology， the archives management of enterprise has changed imperceptibly， and the information management of enterprise technology archives has also become an inevitable trend. The archives management is of great significance to the future development of enterprises.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)技術(shù)檔案管理；信息化建設(shè)；問題及對策

【Keywords】 enterprise technical archives management； informatization construction； problems and countermeasures

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）10-0132-02

1 引言

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適合互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，而這種信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)在，其同時也是推動企業(yè)快速發(fā)展的動力所在。在經(jīng)濟(jì)全球化的帶領(lǐng)下加強(qiáng)檔案管理信息化的改革已成為重要內(nèi)容，更是實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

2 檔案信息化建設(shè)成為社會發(fā)展的潮流

檔案的管理已經(jīng)是一個企業(yè)發(fā)展的重要資源。目前，隨著社會的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新和普及，企業(yè)在生產(chǎn)活動中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，當(dāng)代社會也被稱為大數(shù)據(jù)時代，更是企業(yè)進(jìn)行各項生產(chǎn)活動的基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展提供了源源不斷的動力。

檔案管理也是社會發(fā)展的需求。隨著社會的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新，在促進(jìn)社會發(fā)展的同時也促進(jìn)了各行各業(yè)的不斷進(jìn)步。然而企業(yè)也在無形之中受著社會發(fā)展的巨大影響，其中企業(yè)的檔案管理尤為突出，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會需求，而相繼出現(xiàn)的就是互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，一種事物的消失必將引領(lǐng)另一種事物的興起。加強(qiáng)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理對于提高企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化具有里程碑的現(xiàn)實意義。企業(yè)技術(shù)檔案管理工作是一個企業(yè)日常工作的重要組成部分，所以提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展是刻不容緩的管理需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各中信息也相繼被運用在企業(yè)的管理中，各類文件的數(shù)量也大幅度增加，給企業(yè)資料的管理帶來了不便。為了提高企業(yè)技術(shù)檔案的利用率，就需要加大對檔案信息化管理的建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了企業(yè)的方方面面，所以必須加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化和模塊化建設(shè)，才能應(yīng)對經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，提升企業(yè)技術(shù)檔案管理的水平才能夠應(yīng)對現(xiàn)代化發(fā)展[1]。

3 要強(qiáng)化檔案信息化管理的形式

創(chuàng)新檔案管理的信息化管理理念，檔案管理信息化的建設(shè)需要首先打破傳統(tǒng)的相關(guān)理念，然后才能有所創(chuàng)新，古語有云：變者通，通則久。以理念更新來推動實際的發(fā)展，首先，就要樹立遠(yuǎn)大的大局觀，把眼光不要只放在眼前，要從長遠(yuǎn)的角度來考慮，提倡以人為本，強(qiáng)化檔案工作為重要目標(biāo)，結(jié)合開放的理念形式，在新時期的發(fā)展趨勢下創(chuàng)新檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，才能真正做到與時俱進(jìn)，永遠(yuǎn)走在最前沿才能處于不敗之地。例如：企業(yè)可以通過組織培訓(xùn)等方式來切實加強(qiáng)員工對檔案管理工作的重視程度，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

3.1 提升檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)要求

創(chuàng)建互換性的檔案平臺，才能有計劃的保證互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，推動檔案管理互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展，并以此為基礎(chǔ)來促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)電子檔案管理系統(tǒng)的完善，完成大數(shù)據(jù)多信息的效率要求，讓檔案充分活起來，讓檔案管理成為企業(yè)發(fā)展和社會進(jìn)步的關(guān)鍵所在。使電子檔案管理不斷完善、不斷創(chuàng)新，讓技術(shù)成為檔案信息化建設(shè)的重要動力來源。企業(yè)在建設(shè)相關(guān)電子檔案信息化的同時，要充分以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)的電子檔案信息管理機(jī)制，以充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)實現(xiàn)高效率的管理，從而促進(jìn)信息資源的有效利用。

3.2 讓檔案管理在制度中活起來

企業(yè)的檔案管理方法也需要隨著社會發(fā)展的形勢發(fā)生變化，因此為了更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)可以根據(jù)以下幾個方面做出相應(yīng)的調(diào)整來完善檔案管理機(jī)制：建立責(zé)任制度讓工作內(nèi)容變得清晰，實現(xiàn)點對點面對面的解決事情及高效的獎勵懲罰制度。使企業(yè)內(nèi)部根據(jù)檔案管理的要求具體進(jìn)一步管理，做到清晰透明，將具體的責(zé)任細(xì)致劃分到每一個部門、每個人身上，保證公開透明。同時，也要充分調(diào)動員工的積極性從而激發(fā)工作員工的責(zé)任感與使命感。完善對檔案管理的信息安全保障的重視，強(qiáng)化對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件管理的工作，從而做到重點關(guān)注，避免出現(xiàn)檔案信息發(fā)生向外流失的局面[3]。

3.3 管理的網(wǎng)絡(luò)化

與傳統(tǒng)企業(yè)的檔案相比，建立信息化檔案的同時，還應(yīng)該建立更加完善的信息化網(wǎng)絡(luò)共享的機(jī)制。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺來實現(xiàn)企業(yè)對信息化檔案的管理，從而提高企業(yè)技術(shù)檔案的利用率，同時也能建立起完善的信息共享的模式。使企業(yè)成為一個巨大的電子數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享的形式。目前還有很多企業(yè)沒有建立起完善的信息管理理念和共享模式，這樣就很難實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，然而要實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)就應(yīng)當(dāng)建立起完善的數(shù)據(jù)庫來支撐整個企業(yè)的運作，把企業(yè)優(yōu)化成大數(shù)據(jù)管理的模式，相應(yīng)的就可以減少互聯(lián)網(wǎng)電子檔案的重疊，從而創(chuàng)建高效的企業(yè)檔案管理新形式。

4 提高互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展具有兩面性，檔案管理的發(fā)展既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。檔案信息化的建設(shè)既要利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢又要將二者有機(jī)結(jié)合起來以達(dá)到更高的要求，提高檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)信息化水平。技術(shù)是建設(shè)信息化檔案的生命線，企業(yè)檔案管理要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，以檔案為載體、整合和利用各方面的技術(shù)成果，提高服務(wù)質(zhì)量，使信息的利用最大化。實現(xiàn)資源的深度挖掘和應(yīng)用，創(chuàng)建科學(xué)、完善的電子檔案管理制度。例如：建立檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的隨時隨地查詢；同時也可以搭建服務(wù)器平臺實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)查詢技術(shù)檔案資料的管理，使人們能夠方便地對檔案進(jìn)行查詢。

5 如何加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

企業(yè)技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要通過制定適合企業(yè)技術(shù)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，可以推廣檔案應(yīng)用的相關(guān)軟件來加以優(yōu)化檔案信息管理，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的相關(guān)管理，及時做好有關(guān)電子文件、電子檔案的管理疊加創(chuàng)建規(guī)范各個地區(qū)的檔案信息網(wǎng)，充分實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、資源共享化和擴(kuò)大化的現(xiàn)實需求。由于檔案資料的錄入逐漸數(shù)字化、模塊化，更需要培養(yǎng)管理者全新全方位的檔案管理理念，隨時能夠查漏補缺，來提升檔案管理的水平，及時做到文件的歸檔工作，學(xué)會各種各樣的檢查方法，用來方便日常的檔案管理工作。通過各個方面的建設(shè)使檔案的信息化管理實現(xiàn)動態(tài)管理，能夠讓信息及時得到溝通、及時提高工作效率，使不同企業(yè)之間可以通過公共檔案管理實現(xiàn)共享，從而改變以往的競爭關(guān)系，變競爭為合作共贏的關(guān)系，從而擴(kuò)大企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風(fēng)險幾率，實現(xiàn)企業(yè)之間的互利共贏。

6 結(jié)語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)工作是一項十分復(fù)雜且煩瑣的工作，并不是在短時間內(nèi)能夠從根本上解決的，而是需要在使用的過程不斷發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并不斷地創(chuàng)新才能達(dá)到完善的狀態(tài)。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅是現(xiàn)代化的需求，更是提高檔案信息服務(wù)水平的關(guān)鍵。所以，必須加快檔案的現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，才能不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，循序漸進(jìn)地實現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。檔案的管理者應(yīng)當(dāng)樹立一種服務(wù)意識，克服出現(xiàn)的各種難題，滿足現(xiàn)代化社會和時代發(fā)展的需求，這就要提高檔案管理工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是經(jīng)濟(jì)全球化深刻變革下的必然選擇，更是滿足當(dāng)代社會生存與發(fā)展的需求。

【參考文獻(xiàn)】

【1】于雪蓮. 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（3）：53-53.

【2】朱小琳. 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J]. 科技與創(chuàng)新， 2015（4）：71-71.

【3】郭彩虹， 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題及對策[J]. 科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力， 2015（10）：20-21.