信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

趙磊

【摘要】：信息技術的發(fā)展使得社會逐漸轉變成一個信息化的時代，而人們的需求也逐漸發(fā)生了相應的變化。檔案管理的信息化提升了檔案管理工作的效率和質量，發(fā)揮了檔案資料對社會的作用。彌補了傳統(tǒng)模式下的檔案管理中存在的弊端。但是同時也迎來了不小的挑戰(zhàn)，伴隨而來的問題也急需我們去解決，只有在信息化時代下發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并進行分析解決，才能提高檔案管理的水平，發(fā)揮有效的價值作用。

【關鍵詞】：信息時代；檔案管理；問題；對策

【引言】：在信息時代下，檔案管理工作也發(fā)生了極大的改變，以往單純的檔案保管已經無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，在當前的檔案管理活動中，必須實現(xiàn)信息采集、信息化管理、信息化服務，也就說要加強檔案信息化建設，這樣才能充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。

1、信息時代檔案管理中的問題

1.1管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關管理軟件實質上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴重的影響，增加研發(fā)難度。初次之外，檔案管理的相關系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務或者是辦公自動化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會導致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

1.2信息化建設缺乏安全性

在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺建設并不健全，而存在于網絡環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴重的甚至造成整個檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補的后果。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網絡風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

1.3信息化水平不高

當前很多檔案在管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯誤，并且影響檔案管理效率，比如紙質檔案在自然情況下的破損，歷史久遠的檔案材料內容模糊不清，檔案利用不方便等，對于檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。

1.4檔案管理保密性相對較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著。然而，在實際工作過程中，網絡黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時候甚至會遭受到病毒植入，進而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網絡環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

2、信息時代檔案管理的對策分析

2.1對管理技術和管理制度進行改革

在信息化管理過程中，應該要對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，按照網絡化信息采集的要求設計管理信息系統(tǒng)，對檔案進行管理時要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，逐漸將傳統(tǒng)的完全依靠人工管理的方式轉變?yōu)閿底只癁橹魅斯檩o的模式，加強對信息化管理系統(tǒng)的應用，使得對內高效，對外便民，提高檔案的利用率。在實際工作中，為了減少人事檔案的出庫率和損壞率，紙質材料通過軟件掃描后可以進行數字化存儲，獲得管理者授權的人員或單位在局域網內可實現(xiàn)網上瀏覽和遠程查借，便于人事檔案的管理和利用。在信息化管理過程中，還應該要對信息化檔案管理技術進行完善，比如通過數字化手段建立統(tǒng)一的檔案信息數據庫，對各類檔案材料以及其他類型的檔案進行集中化管理。另外，還應該要對檔案形式進行創(chuàng)新，結合多媒體技術，使得基建檔案、聲像檔案的內容和形式更豐富，也能促進檔案信息的有效傳遞。

2.2完善信息化檔案管理的安全體系建設

應當在檔案的信息化建設下完善安全體系的建設。通過檔案信息的存儲以及應用兩個方面進行安全體系建設的完善?；谛畔r代下的檔案管理在網絡環(huán)境中面臨的網絡風險，我們應當正確認識并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設保障檔案資料的信息安全。

2.3增強檔案管理的保密性

從某種程度上講，現(xiàn)代化信息技術發(fā)展，就信息來說具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競爭，然而卻非常容易引發(fā)檔案資料的安全隱患。所以，檔案管理人員要實現(xiàn)檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進行更新，增強網絡安全意識，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門還應該借助用戶身份驗證等方式，強化信息管理，全方位監(jiān)控網絡系統(tǒng)，增強檔案信息保密性。

2.4提高企業(yè)檔案服務意識

檔案資料是企業(yè)信息資源的基礎，也是企業(yè)在日常生產經

營活動中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現(xiàn)。為了進

一步提高企業(yè)檔案管理工作效率，就必須樹立全新的檔案服務意識，在日常工作中，企業(yè)要加大宣傳力度，引導企業(yè)全體員工都意識到檔案管理的重要性，提高其檔案服務意識，這樣才能充分利用信息技術的優(yōu)勢，打破以往檔案管理的局限，真正的發(fā)揮檔案資源的價值。檔案管理人員應該樹立全新的檔案理念，熟讀保密職責，嚴守企業(yè)秘密，在信息化持續(xù)推進的今天，企業(yè)的檔案資料以各種電子文檔的形式出現(xiàn)，這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關聯(lián)。對此，企業(yè)可以針對不同級別的用戶進行訪問限制，并建立相應的檔案監(jiān)督機制，保證企業(yè)檔案資料的安全、完整。在企業(yè)檔案服務中，還應該具有針對性，也就是針對不同的使用者提供不同的服務方式，因此，企業(yè)應該建立多元的檔案服務系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案種類較多，載體比較復雜，各種檔案的價值也有所差異，所以在檔案管理中，應盡可能的滲透在各業(yè)務流程環(huán)節(jié)，提高檔案利用率，同時也提升檔案服務水平。

結束語

綜上所述，在信息化時代，檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的單純人工管理轉變?yōu)橐揽啃畔⒒芾?。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質檔案，在未來的檔案管理發(fā)展中要加強檔案數字化和數字化檔案的利用工作，建立電子檔案庫，對一些特殊的檔案資料進行保存。針對當前檔案信息化管理現(xiàn)狀，檔案管理者必須要加強檔案數字化意識，同時不放松對檔案信息安全性監(jiān)控，促進檔案管理的轉型發(fā)展。

【參考文獻】：

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