提高事業(yè)單位檔案管理的具體途徑及方法

高永升

【摘要】：所謂人事檔案管理，是指對(duì)人事檔案所進(jìn)行的從收集、整理到保存再到被利用的整個(gè)過(guò)程。人事檔案是對(duì)人才在個(gè)人經(jīng)歷以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面的重要體現(xiàn)之一，對(duì)事業(yè)單位的人才選拔工作起著重要的參考作用。而在當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案管理工作呈現(xiàn)出諸多缺陷，與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展要求存在背離，因此事業(yè)單位必須對(duì)這一問(wèn)題加以重視。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；具體措施

1、現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題簡(jiǎn)析

1.1管理認(rèn)知存在誤區(qū)

在事業(yè)單位中，與其他事務(wù)相比，人事檔案管理在無(wú)形中被“邊緣化”，并沒(méi)有處在業(yè)務(wù)的核心位置。其無(wú)論是在業(yè)績(jī)的取得方面，還是對(duì)單位的貢獻(xiàn)方面，都不是非常突出。只有在特殊時(shí)期，才會(huì)顯示出其重要性，因此很容易被忽略。部分人事檔案管理人員認(rèn)為檔案管理無(wú)非就是簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、保存以及為查詢提供服務(wù)，并沒(méi)有多大難度和意義，對(duì)人事檔案管理存在誤區(qū)，重要性意識(shí)有待加強(qiáng)。

1.2檔案管理水平不足

在現(xiàn)階段一些事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，有許多的檔案管理人員并不是專(zhuān)職進(jìn)行檔案的管理工作，而是在該事業(yè)單位中身兼數(shù)職。這種狀況就導(dǎo)致了管理人員難以將自身的全部精力都投入到檔案管理工作之中。比如在將檔案材料存在到檔案盒的過(guò)程中，如果未能夠第一時(shí)間里就完成檔案的歸檔工作，也就勢(shì)必影響到該人事管理檔案工作的工作質(zhì)量。此外我國(guó)一些事業(yè)單位其人事檔案的管理水平以及設(shè)備比較落后，其相關(guān)的硬件措施也不夠完善，并沒(méi)有很好的防水防火效果，這也就導(dǎo)致了一些紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中容易因?yàn)榄h(huán)境因素而出現(xiàn)了腐蝕以及變形等情況，并且使得其準(zhǔn)確性以及完整性都難以得到良好的保障。

1.3檔案利用率低

人事檔案原本的作用是為事業(yè)單位的人事部門(mén)提供員工的相關(guān)資料和信息，使事業(yè)單位能夠合理的進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，了解事業(yè)單位現(xiàn)階段的人事情況，在人力資源工作中起到了非常重要的作用。但是如今的人事檔案被很多的事業(yè)單位作為保密信息封存起來(lái)，導(dǎo)致人事檔案的管理得不到重視，也導(dǎo)致了人事檔案不能夠發(fā)揮自己的作用，不能利用其特殊性為各級(jí)部門(mén)服務(wù)，人事檔案在一定的程度上成為了擺設(shè)。

2、進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略

2.1改變管理意識(shí)，重視管理工作

改變管理意識(shí)，重視管理工作可從兩個(gè)層面進(jìn)行。一是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人事檔案管理加以重視，以正確的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，才能促使下屬不斷提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理的重要性以及對(duì)本單位發(fā)展的作用進(jìn)行了解，并不斷對(duì)下屬人員進(jìn)行普及。二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，從個(gè)人和單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，不斷更新自身的觀念。

2.2檔案資料管理的信息化

如今全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展迅速，在檔案管理階段，也迎來(lái)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作水平更加需要完善，包括利用多媒體技術(shù)采集數(shù)據(jù)資料等等，這些方式雖然改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理局限性，但也應(yīng)該重視信息時(shí)代檔案管理的不利因素，只有從提高信息化檔案管理措施出發(fā)，才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正意義上現(xiàn)代化?；诖?，相關(guān)的信息化培訓(xùn)工作是必要的，隨著信息技術(shù)的提高，要定期對(duì)其進(jìn)行合理培訓(xùn)，以此提高工作水平，也為檔案管理工作提供更有效保證，此外在信息化時(shí)代，相關(guān)工作人員要改變傳統(tǒng)思維模式，樹(shù)立信息化理念，通過(guò)不斷的科技創(chuàng)新，提高管理模式的有效構(gòu)建，同時(shí)，相關(guān)的技術(shù)研發(fā)部門(mén)，更要完善服務(wù)措施，充分提高檔案資料的利用價(jià)值，以及提高相關(guān)的利用水平。

2.3培養(yǎng)人事檔案管理人才

任何事業(yè)單位都需要人才，而且任何崗位都有合適的人才，因此要提高事業(yè)單位人事檔案的管理規(guī)范化水平也需要有對(duì)于檔案管理有足夠能力的人才。人才在精不在多，只有把合適的人才安排在合適的職務(wù)上才能使他們發(fā)揮自己的能力，幫助事業(yè)單位大力發(fā)展，因此人事檔案的管理同樣需要有相應(yīng)的人才來(lái)管理，同時(shí)也說(shuō)明了人事檔案在事業(yè)單位進(jìn)行開(kāi)發(fā)和管理人力資源方面有著及其重要的作用，足以讓我們?nèi)ブ匾暼耸聶n案的管理而為此培養(yǎng)有管理檔案經(jīng)驗(yàn)的人才。檔案的管理要求規(guī)范化水平要提升就需要管理人員對(duì)于如何給檔案保存，排列等問(wèn)題有足夠的了解，幫助人事檔案清晰明了的保存在事業(yè)單位中，需要時(shí)能夠迅速的找到需要的人事檔案，同時(shí)也要培養(yǎng)檔案管理人員保守秘密的公德心，因?yàn)槿耸聶n案中涉及到的都是員工的個(gè)人信息。

2.4將傳統(tǒng)的分散管理模式朝著集中管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式中多采用的是分散性的管理模式，而這種分散式管理模式的管理內(nèi)容比較單一，其在各個(gè)單位或者部分中的人事檔案管理工作中所涉及到的檔案也多是該單位日常的工作以及人事變動(dòng)等，并有著人事資料的來(lái)源以及內(nèi)容比較單一等缺點(diǎn)，從而限制了整個(gè)人事檔案管理工作的職能。但是近年來(lái)隨著我國(guó)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，各個(gè)單位內(nèi)的人才流動(dòng)情況也得到了進(jìn)一步的加劇，而事業(yè)單位中其人事檔案的來(lái)源以及內(nèi)容也朝著多元化的模式不斷發(fā)展，并使得傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的具體需求。事業(yè)單位要想進(jìn)一步提升自身的人事管理能力，也就需要在一定的地區(qū)以及行業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行檔案管理中心的集中建設(shè)，并進(jìn)行本地區(qū)或者行業(yè)其各種人事檔案信息的搜集整理工作，這樣不僅能夠提升整個(gè)人事檔案管理工作的工作效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)人事檔案的集中管理，從而促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理水平得到進(jìn)一步的提升。

結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段我國(guó)一些事業(yè)單位的人事檔案管理工作雖然已經(jīng)得到了一定程度的提升，但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中依舊存在著各種各樣的問(wèn)題，并且會(huì)嚴(yán)重影響到該事業(yè)單位的檔案表管理效率以及管理朱鼻梁。這也就要求事業(yè)單位能夠結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r，來(lái)對(duì)自身的人事檔案管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，并使其能夠在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展方面起到一個(gè)良好的作用。

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