事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

趙磊

【摘要】：伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的顯著提升，使得檔案管理事業(yè)逐漸朝著規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，而檔案管理作為企業(yè)單位管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，可直接影響到企業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。因此，如何提高檔案管理科學(xué)化水平成為企業(yè)單位相關(guān)工作人員需要考慮的重要問題。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新分析

1、新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1人才流動(dòng)頻繁

在新形勢下的事業(yè)單位，人才流通的比較頻繁，新老員工的上崗離職是一種比較常見的現(xiàn)象，并且在很多基層的事業(yè)單位里，會(huì)出現(xiàn)人少事多的現(xiàn)象，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)人勝任多個(gè)崗位的現(xiàn)象，出現(xiàn)嚴(yán)重的人才不足的現(xiàn)象。并且在各個(gè)單位專門從事于檔案管理，以及兼職檔案整理的人員缺乏穩(wěn)定性，只有極少一部分人員從事著這份工作，在加上新形勢下關(guān)于檔案管理的新技術(shù)正在不斷地向基層推廣，能夠去參加新知識(shí)的培訓(xùn)的人員是非常少的，在基層能夠真正掌握新檔案管理技能的人員更是少之又少。因此，事業(yè)單位人才流動(dòng)過于頻繁，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的阻礙，還需要在一定程度上將檔案管理的效率進(jìn)行提高，使事業(yè)單位盡早的適應(yīng)新形勢下的發(fā)展。

1.2檔案管理信息化水平不高

從以往事業(yè)單位檔案管理工作來看，基本上由人力資源部門負(fù)責(zé)完成檔案信息的收集、整理與利用工作。當(dāng)前，很多事業(yè)單位不重視將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，無法提升人事檔案信息檢索的效率，在調(diào)查查閱的過程中，仍然以人工方式為主。這樣一來，不僅影響了人事檔案保管工作，也無法提升工作效率。在信息時(shí)代下，各種先進(jìn)技術(shù)為人事檔案管理工作創(chuàng)造了更多有利的條件，事業(yè)單位要注重利用各種信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資料的數(shù)字化，這樣既能夠讓人事檔案資料得到安全保存，還能提升利用效率，充分發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的作用。

1.3檔案信息資源的開發(fā)使用力度不足

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理利用是實(shí)施檔案工作的主要目的，這是從根本上促使檔案管理發(fā)揮自身的價(jià)值與意義。但在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)部分事業(yè)單位仍將主要目的局限為對(duì)檔案資料的保存。許多單位并不能實(shí)現(xiàn)將檔案面向內(nèi)部職工的開放，雖然有部分開放但是也對(duì)其范圍進(jìn)行明確規(guī)定。在這種管理模式之下，檔案資料也就成為“死資源”存在于事業(yè)單位中，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)自身價(jià)值與意義最大限度的發(fā)揮?，F(xiàn)在社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及信息手段已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)在生產(chǎn)生活各個(gè)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，對(duì)人類社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展有重要影響，信息手段對(duì)檔案管理工作也有直接影響。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)代需求與發(fā)展的有效滿足，必須結(jié)合實(shí)際情況與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行合理的改革與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案資料查閱方式對(duì)信息檔案的使用率進(jìn)行一定程度的限制，不利于信息實(shí)現(xiàn)有效地發(fā)揮，因此必須利用科學(xué)的手段實(shí)現(xiàn)對(duì)上述現(xiàn)象的有效改善。

2、事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化的策略

2.1健全檔案管理機(jī)制

相關(guān)部門在不斷健全檔案管理機(jī)制的過程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：①根據(jù)實(shí)際情況，科學(xué)制定完善檔案管理機(jī)制。相關(guān)部門在完善檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的基本特征以及實(shí)際情況實(shí)施檔案管理責(zé)任制，將各個(gè)崗位所肩負(fù)的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，并落實(shí)到個(gè)人身上，以避免工作過程中責(zé)任歸屬混亂的問題，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)重視檔案管理責(zé)任制的落實(shí)，為不同的部門分配具體任務(wù)，并要求各個(gè)部門之間相互配合、相互協(xié)調(diào)，從而建立起完善的檔案管理體系。②管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，應(yīng)以國家相關(guān)的法律法規(guī)為基本的行為規(guī)范，充分做好相關(guān)檔案的保管、保密、庫房儲(chǔ)存等方面的工作，出事全方位、立體化、多層次的檔案管理機(jī)制得以形成，以保證今后的檔案管理工作可以順利進(jìn)行，有效提高工作

效率。

2.2啟用信息管理手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容

事業(yè)單位在信息化時(shí)代，應(yīng)該要順應(yīng)時(shí)代的需求，正確利用信息化管理手段，將信息化管理進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)信息化管理，主要是從以下幾個(gè)方面進(jìn)行完善，首先要制定出一個(gè)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，以及事業(yè)單位對(duì)檔案管理應(yīng)采取什么樣的服務(wù)模式，以宏觀的角度將檔案管理規(guī)劃出各個(gè)階段，每個(gè)步驟具體應(yīng)實(shí)施的方案，做出大概的方向，具體的實(shí)施內(nèi)容還是要按照實(shí)際的情況來進(jìn)行安排。其次要建立一個(gè)專門的網(wǎng)站，一個(gè)和事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的網(wǎng)站，并對(duì)群眾開放，在事業(yè)單位建立的網(wǎng)站主頁，以這種開放的形式為群眾提供一定的服務(wù)，在群眾查詢檔案資料，或者在填報(bào)、調(diào)取相關(guān)資料也會(huì)更加方便快捷，可以更加高效的對(duì)社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，在檔案管理方面也會(huì)有所提高，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。最后就是在可以建立相關(guān)的檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，通過在電子室建立內(nèi)網(wǎng)，對(duì)電子文件歸檔管理進(jìn)行前端控制，在電子文件收集以及整理方面，可以更好的存儲(chǔ)與共享，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行一定的處理與創(chuàng)新。

2.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育

近年來事業(yè)單位人事制度改革不斷加快，干部職工的考核獎(jiǎng)懲、履歷學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷以及聘任晉升等資料越來越多，極大地增加了人事檔案管理工作的難度。人事檔案管理工作具備保密性和服務(wù)性的特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與政策性，對(duì)此為提升人事檔案管理工作水平，需要采取以下措施：第一，重視提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，選用的檔案管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，作風(fēng)優(yōu)良，并將他們的各種待遇落到實(shí)處，激發(fā)其工作熱情與積極性。第二，事業(yè)單位要定期開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓他們掌握更多的人事檔案管理技能。第三，要督促檔案管理人員認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、辨別、存儲(chǔ)等工作，保證人事檔案資料的完整與真實(shí)。

結(jié)束語

檔案管理工作的科學(xué)化水平對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和諧性有一定的影響，更關(guān)系著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展穩(wěn)定程度。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位要重視檔案管理工作方法改革，用最先進(jìn)的技術(shù)手段打造高效的檔案管理工作模式，保障檔案管理工作的質(zhì)量。讓檔案管理內(nèi)容與方法趨向科學(xué)，是事業(yè)單位適應(yīng)全新社會(huì)環(huán)境的關(guān)鍵。

【參考文獻(xiàn)】：

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