檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

劉雨微

【摘要】：在當(dāng)前信息化時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的探討是高校創(chuàng)新性改革過(guò)程中的重中之重。相對(duì)而言，檔案管理體系涉及的內(nèi)容較為全面、包含的資料較多、數(shù)據(jù)信息量較大，涵蓋高校各個(gè)方面的信息。因此，做好檔案基礎(chǔ)工作，是確保各校各項(xiàng)工作順利展開(kāi)的前提條件。這就需要高校檔案管理工作者針對(duì)檔案管理問(wèn)題，制定具有針對(duì)性的解決措施，從而促使檔案管理信息化。

【關(guān)鍵詞】：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

1、信息化建設(shè)與企業(yè)檔案管理的重要性

檔案的信息化在企業(yè)中建立是需要利用各種不同的學(xué)科知識(shí)、各種不同專(zhuān)業(yè)的配合、各種不同部門(mén)的協(xié)同工作以及多個(gè)配套環(huán)節(jié)的輔助而成的復(fù)雜工程。并不是單獨(dú)的企業(yè)工程項(xiàng)目，它在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中不斷更新。但是老舊的檔案管理方法讓檔案信息依附的載體始終為紙質(zhì)的載體，大大消減了檔案信息資料在企業(yè)中的流通能力和傳遞能力，降低了檔案資料所應(yīng)該發(fā)揮的作用。檔案資料的豐富程度、差異程度以及全面程度都是現(xiàn)代社會(huì)的需求，都需要檔案管理工作在企業(yè)中能夠進(jìn)一步提升?，F(xiàn)如今信息化與現(xiàn)代化檔案管理在企業(yè)中，已經(jīng)逐步成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。不僅是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的必然要求，也為提高企業(yè)中檔案管理的水平。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1信息化的檔案管理意識(shí)欠缺

信息化的檔案管理指的是通過(guò)數(shù)字形式來(lái)處理檔案信息，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對(duì)其進(jìn)行集中化管理。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性影響，相當(dāng)一部分檔案部門(mén)，在信息資源建設(shè)與檔案服務(wù)上，還是沿襲著傳統(tǒng)的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關(guān)注本部門(mén)的檔案信息管理，忽視全社會(huì)的信息資源整合。只強(qiáng)調(diào)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果信息化檔案建設(shè)的目的，只在于將傳統(tǒng)檔案保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設(shè)就沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義了。

2.2檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的社會(huì)，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關(guān)的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關(guān)的檔案，就會(huì)使得檔案管理系統(tǒng)損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進(jìn)行惡意的篡改相關(guān)的數(shù)據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案管理的信息防護(hù)，防止系統(tǒng)被病毒入侵。

2.3檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)欠缺或不規(guī)范

檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要保障，為檔案管理信息化建設(shè)提供宏觀(guān)指導(dǎo)，是必不可少的先決條件。但是不可否認(rèn)的是，目前相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還不健全，甚至某些具體工作還沒(méi)有建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案部門(mén)要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立和完善，盡快建立健全檔案管理信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)。

3、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)策略

3.1完善企業(yè)信息檔案制度

在企業(yè)中檔案管理信息化，其主要的內(nèi)容是運(yùn)用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理，再建立檔案信息平臺(tái)并運(yùn)行，取消了老舊企業(yè)檔案中的局限性，使之成為一個(gè)可以控制資料收集并對(duì)資料加以利用，且又擁有便捷操作的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)。在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，采用數(shù)字簽名與身份信息認(rèn)證的方式進(jìn)行加密保護(hù)，這樣也便利了單位內(nèi)部的每一臺(tái)電腦可以根據(jù)自己需求，自動(dòng)查詢(xún)或者錄入檔案資料信息，再利用局域網(wǎng)進(jìn)入范圍更廣闊的互聯(lián)網(wǎng)空間，有效提高信息收集的范圍。科學(xué)的檔案信息化管理規(guī)劃，能夠有效提升企業(yè)檔案管理的發(fā)展。由于不同類(lèi)型的檔案都具有不同信息與特點(diǎn)，所以應(yīng)該先對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)性的論證與資料來(lái)源的調(diào)查，制定出一套符合檔案自己自身情況和符合企業(yè)自身情況的信息化建設(shè)短期規(guī)劃和長(zhǎng)期規(guī)劃。

3.2提升信息化管理意識(shí)

檔案工作者應(yīng)樹(shù)立科學(xué)的檔案服務(wù)理念，打破各自為政的局面，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中的聯(lián)系與合作。把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、多元化作為工作目標(biāo)去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會(huì)的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設(shè)尚處于探索階段，需要科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)的過(guò)程，絕不可能一蹴而就。

3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平

檔案管理人員所掌握的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能也應(yīng)當(dāng)隨著檔案管理方式的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化管理的基本需求。檔案管理人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，以及信息素養(yǎng)，能夠熟練掌握電子文件信息化的工作方法，能夠駕馭電子檔案管理工作。此外，現(xiàn)代社會(huì)信息資源豐富，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的信息獲取與鑒定、評(píng)估能力，能夠科學(xué)、規(guī)范地提煉、加工檔案信息。檔案管理人員是檔案的第一接觸人與直接管理者，因此檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)決定了檔案工作服務(wù)社會(huì)和人民群眾的基本職能的發(fā)揮程度。

3.4加強(qiáng)檔案信息化安全管理

檔案信息化安全管理包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，如記錄檔案光盤(pán)的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等；還包括檔案信息傳播的安全，即信息不為不被許可的人知曉、獲得。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)；后一種安全問(wèn)題不僅要依靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密檔案信息的泄漏。檔案信息化服務(wù)的目的決定了檔案管理部門(mén)要盡可能多地、盡快地開(kāi)發(fā)檔案信息資源以及實(shí)現(xiàn)共享，然而共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。因此，檔案管理部門(mén)首先應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的安全保障體系，保證制度到位、責(zé)任到人。其次，加強(qiáng)防病毒的安全措施，建立反病毒掃描、殺毒的監(jiān)管系統(tǒng)；同時(shí)，要定期備份文檔，實(shí)行多處、異地存放保管。最后，應(yīng)建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警中心，進(jìn)行安全監(jiān)控、預(yù)警，監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化是為了向社會(huì)提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，同時(shí)能夠?qū)χ匾臋n案資料和信息資源做好收集歸檔和保護(hù)留存工作。在當(dāng)前信息社會(huì)條件下，檔案管理工作將秉承傳統(tǒng)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用現(xiàn)代化和信息化手段，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化管理，構(gòu)建更加完善的社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

【參考文獻(xiàn)】：

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