淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備能力素養(yǎng)

摘要：檔案管理人員具備應(yīng)有的能力素養(yǎng)是檔案管理事業(yè)健康發(fā)展的前提。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作的現(xiàn)代化程度越來越強(qiáng)，對管理工作者的要求也越來越高，檔案管理的工作內(nèi)容和工作方式也發(fā)生了改變。對企業(yè)或單位來說，信息化的檔案管理模式，不僅可以提高檔案管理的效率，還能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，對工作人員的能力素養(yǎng)也是一種提升。本文主要以信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的能力素養(yǎng)和提高檔案管理工作者能力素養(yǎng)的方法進(jìn)行了研究和闡述。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;能力素養(yǎng)

前言

由于信息化時(shí)代的到來，各個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中越來越重視自身管理水平的提升，工作者面對嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，必須要順應(yīng)新的工作方式和工作觀念，以信息化的理論知識和技術(shù)水平來提高自身的業(yè)務(wù)能力，讓更多的檔案管理工作者適應(yīng)這份工作，但檔案管理者如果不能掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技，就會和社會脫節(jié)，并被時(shí)代所淘汰。因此，提高檔案管理工作者的能力素養(yǎng)，對企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，對工作者適應(yīng)工作崗位也非常有必要。

一、檔案管理工作者面臨信息時(shí)代的新挑戰(zhàn)

檔案管理工作是現(xiàn)階段企業(yè)和單位管理的重要內(nèi)容，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理必須向信息化的方向發(fā)展，這就要求管理工作者要具備良好的工作能力，才能充分保證檔案管理的有效性。檔案管理的信息化，一方面可以讓管理的工作由繁變簡，為管理工作者減輕工作量，提升管理的效率和質(zhì)量，另一方面為企業(yè)或單位提供準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)，方便企業(yè)或單位信息的查詢，使檔案管理工作越來越規(guī)范化、信息化和系統(tǒng)化。檔案管理的本質(zhì)是檔案資源、檔案管理的條件和管理者之間的關(guān)系，只有正確的處理三者的關(guān)系，強(qiáng)化統(tǒng)一性和一致性，才能推動(dòng)整個(gè)檔案管理的有序進(jìn)展[1]。在新的時(shí)代下，檔案管理工作者能力素養(yǎng)的建設(shè)是不容忽視的，首先管理工作者要將信息技術(shù)在檔案管理中的作用發(fā)揮出來，讓更多人認(rèn)識到檔案的價(jià)值。其次，要提升檔案管理的水平，就要加快信息化檔案管理平臺的建設(shè)，使其有利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集和整合，在大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)背景下，建立信息化管理平臺，還要維護(hù)好檔案資源信息的安全管理，避免檔案信息的泄露給他人造成不必要的麻煩。所以要加強(qiáng)檔案管理者計(jì)算機(jī)操作的能力，靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，讓檔案管理更加方便有效。

二、信息時(shí)代中檔案管理工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)

（一）應(yīng)具備高尚的政治素質(zhì)和保密意識

檔案管理的工作者要具備正確的人生觀和價(jià)值觀，要有道德法制觀念，在自己的崗位上秉承兢兢業(yè)業(yè)、盡職盡責(zé)、務(wù)實(shí)創(chuàng)新的思想，有長遠(yuǎn)的職業(yè)理想并且熱愛檔案管理工作，有責(zé)任心和工作熱情[2]。在檔案管理的工作中，管理者要時(shí)刻貫徹落實(shí)黨的路線、方針和政策，在任何情況下都能堅(jiān)定自己的立場，保護(hù)好檔案管理的資料，嚴(yán)格遵守《保密法》和《檔案法》，確保企業(yè)和單位信息的安全性。

（二）應(yīng)具備全面的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作者在應(yīng)對這份工作時(shí)，還要具備全面的專業(yè)素質(zhì)，專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)有利于管理工作的有序開展，管理者要結(jié)合社會發(fā)展的實(shí)際情況來掌握檔案管理相關(guān)的知識、模式和方法。其次，檔案管理工作者要重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的掌握，強(qiáng)化檔案管理的有效融合[3]。信息化的時(shí)代，讓計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、索引技術(shù)越來越影響著檔案的管理，檔案管理者要積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，將這些技術(shù)很好的融合在檔案管理的工作中，使檔案管理更加適應(yīng)社會發(fā)展的要求，并全面提升其管理的水平。

三、信息時(shí)代中檔案管理工作者應(yīng)該掌握的業(yè)務(wù)能力

（一）熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)在各個(gè)行業(yè)的應(yīng)用，勝任其相應(yīng)的工作崗位，則要求工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在工作中的作用和價(jià)值。在檔案管理工作中，管理者熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案信息的收集、加工和管理有重要的作用，可以方便和加快管理者的工作，同時(shí)提高信息管理的效率，以便更好地適應(yīng)信息化時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，使檔案管理工作更加現(xiàn)代化。例如：在檔案管理中，工作者要掌握計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基本知識和基本技能與方法，如Word文本的使用、Excel表格的使用，PPT的使用等，除此以外還要學(xué)習(xí)信息安全維護(hù)管理的知識，應(yīng)用相關(guān)的系統(tǒng)，做好信息的安全管理。

（二）擁有科學(xué)的現(xiàn)代化管理技能

信息時(shí)代的帶來，讓檔案管理的工作模式和方式發(fā)生了天翻地覆的變化，管理者不僅要掌握管理相關(guān)的知識和方法，還要將管理的知識與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合。把傳統(tǒng)的檔案管理變?yōu)楝F(xiàn)代的管理，即將紙質(zhì)的檔案管理變?yōu)閿?shù)字化的信息檔案管理，為此，檔案管理工作者要與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻緊跟現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的步伐，利用信息技術(shù)為檔案管理提供良好的條件。

四、提高檔案管理工作者的能力素養(yǎng)的方法

（一）結(jié)合信息化技術(shù)健全檔案管理的制度

規(guī)范的檔案管理制度能幫助檔案管理工作高效有序開展，并能提高檔案管理的水平。在新形勢下，檔案管理相關(guān)的企業(yè)或單位要重視對檔案管理的制度、規(guī)范、進(jìn)行合理的制定，強(qiáng)化與時(shí)代的默契，實(shí)現(xiàn)整個(gè)制度的科學(xué)完善[4]。建立健全檔案管理的制度，能為管理者的工作提供明確的依據(jù)，使其能在檔案管理的過程中嚴(yán)格遵守規(guī)范或制度，為整個(gè)檔案管理工作帶來保障。

（二）用激勵(lì)機(jī)制提高檔案管理工作者的自覺性

檔案管理者對工作的態(tài)度決定其工作效率，只有工作者保持自主學(xué)習(xí)的積極性，才能促進(jìn)檔案管理工作的合理有序進(jìn)行，因此檔案管理企業(yè)或單位只有應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制，才能激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情和積極性，從而從根本上提升檔案管理工作的推進(jìn)。因此在檔案管理者的績效考核或者評價(jià)機(jī)制中應(yīng)以物質(zhì)激勵(lì)、精神激勵(lì)、崗位晉升激勵(lì)等，讓檔案管理工作者能對崗位管理的職能發(fā)揮出來，同時(shí)提升了管理者的自覺性，重視其自身的學(xué)習(xí)和堅(jiān)持繼續(xù)教育，從而提升管理者的綜合素養(yǎng)，使其更加順應(yīng)檔案管理工作[5]。

（三）拓寬檔案管理工作者的工作能力

檔案管理工作復(fù)雜，如果工作能力不熟練會影響檔案管理工作效率，因此在檔案管理的工作中，應(yīng)該組織管理者進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，幫助檔案管理者提升業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行[6]。例如，給檔案管理工作者加強(qiáng)信息處理的能力，接受信息、儲存信息、加工信息、輸出信息等能力;現(xiàn)代通訊能力、科研能力、語言應(yīng)用能力，讓管理者能剛好的溝通、交流和提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)行業(yè)都在科學(xué)地將信息技術(shù)與其管理工作相結(jié)合，促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的管理質(zhì)量和效率，也推進(jìn)了各個(gè)企業(yè)和單位信息化、現(xiàn)代化的快速發(fā)展。在檔案管理中管理工作者應(yīng)該具備專業(yè)的綜合管理素質(zhì)，并靈活地將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，為檔案管理的工作提供有效的管理方法，不僅能與時(shí)俱進(jìn)，還將信息化技術(shù)的價(jià)值充分的發(fā)揮，進(jìn)而提高了企業(yè)或單位的管理水平，促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

楊志萍（1978，1-）女，民族：回族，籍貫：鄭州，單位：鄭州市豫劇院，職位：助理館員，研究方向：檔案專業(yè)。