VLOOKUP函數(shù)在設備臺賬管理中的應用

王志杰，張永江

（河南中煙工業(yè)有限責任公司洛陽卷煙廠，河南洛陽 471003）

VLOOKUP函數(shù)在設備臺賬管理中的應用

王志杰，張永江

（河南中煙工業(yè)有限責任公司洛陽卷煙廠，河南洛陽 471003）

為準確掌握企業(yè)設備資產(chǎn)狀況，在設備臺賬管理中運用Excel軟件中的VLOOKUP函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，以企業(yè)年終的固定資產(chǎn)盤點為例，對VLOOKUP函數(shù)的原理和應用進行探討，證明運用該函數(shù)可以提高工作效率。

VLOOKUP 函數(shù)；Excel ；設備臺賬；數(shù)據(jù)管理

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.12.06

0 引言

設備臺賬是掌握企業(yè)設備資產(chǎn)狀況，反映設備擁有量、分布及變動情況的主要依據(jù)。一般有2種編排型式，①設備分類編號臺賬，是以《設備統(tǒng)一分類及編號目錄》為依據(jù)，按類組代號分頁，按資產(chǎn)編號順序排列，便于新增設備的資產(chǎn)編號和分類分型號統(tǒng)計；②按照車間、班組順序為排列的使用單位的設備臺賬，它便于生產(chǎn)維修計劃管理及年終設備資產(chǎn)清點。以上2種設備臺賬匯總后，構(gòu)成企業(yè)設備總臺賬。內(nèi)容包括：設備名稱、型號規(guī)格、購入日期、使用年限、折舊年限、資產(chǎn)編號、使用部門、使用狀況等。以表格的形式做出來，每年都需要更新和盤點。Excel軟件是一種功能強大的數(shù)據(jù)處理工具，提供了豐富的公式和函數(shù)庫，在設備臺賬管理中，由于數(shù)據(jù)量大，條目眾多，查找某個信息時，使用VLOOLUP函數(shù)可以起到事半功倍的效果。

1 函數(shù)原理

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，它與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)屬于一類函數(shù)，在工作中都有廣泛應用。VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值；與之對應的HLOOKUP是按行查找的。該函數(shù)的語法規(guī)則見表1。

（1）Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進行查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。

（2）Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。

（3）col_index_num為table_array中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號。col_index_num為 1時，返回 table_array第一列的數(shù)值，col_index_num為 2時，返回 table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如果 col_index_num 小于1，函數(shù) VLOOKUP返回錯誤值#VALUE！；如果 col_index_num 大于 table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#REF！。

表1 VLOOKUP函數(shù)的語法規(guī)則表

（4）Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配。如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值。如果range_lookup省略，則默認為近似匹配。

（5）括號里有4個參數(shù)，最后一個參數(shù)range_lookup是個邏輯值，人們常輸入一個0字，或False；其實也可輸入一個1字，或true。兩者的區(qū)別是，前者表示的是完整尋找，找不到就傳回錯誤值#N/A；后者先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯誤值#N/A。

2 函數(shù)應用

以某企業(yè)的一次年終設備固定資產(chǎn)盤點為例，進行VLOOKUP函數(shù)應用說明。該企業(yè)設備管理部使用的EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中有資產(chǎn)數(shù)據(jù)2302個；財務部使用的是NC管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中有資產(chǎn)數(shù)據(jù)5685個。兩個系統(tǒng)互相獨立，由于EAM系統(tǒng)的設備凈值信息不能及時更新，存在錯誤，盤點后需使用ERP系統(tǒng)的設備凈值，才能給上級部門上報出完整準確的報表。

（1）在Microsoft Excel中新建一個工作表，將Sheet1命名為“財務臺賬”，見圖1。將Sheet2命名為“設備臺賬”，見圖2。將2個臺賬內(nèi)容分別復制粘貼進去。

圖1 財務臺賬頁面

圖2 設備臺賬頁面

（2）由于“設備臺賬”中的凈值信息錯誤，需要將“財務臺賬”中的凈值信息讀取在“設備臺賬”的L2單元格。在“設備臺賬”的L2單元格中選擇“公式”，找到“查找與應用”鏈接，然后在下拉框中打開VLOOKUP函數(shù)。依次設置VLOOKUP函數(shù)的Lookup_value，Table_array，col_index_num，Range_lookup 參 數(shù) 。顯示情況如圖3所示。

設置完成后，點擊“確定”按鈕，“設備臺賬”L2單元格中的凈值數(shù)據(jù)“785.5”馬上修改為“財務臺賬”中的凈值數(shù)據(jù)“88.1”。并用拖放方式填充到“設備臺賬”列表中的最后一行，這樣就完成了將“財務臺賬”中的凈值數(shù)據(jù)讀寫入“設備臺賬”凈值列。如圖4所示。

圖3 函數(shù)參數(shù)設置頁面

（3）在修改后的“設備臺賬”頁面凈值列的部分單元格中出現(xiàn)了“#N/A”，說明有部分凈值信息沒有讀寫入“設備臺賬”中，需要查明原因。點擊L9單元格，出現(xiàn)“=VLOOKUP（D9，財務臺賬!A9:K5693，11，0）”，發(fā)現(xiàn)函數(shù)算法出現(xiàn)錯誤，Table_array 要查找的區(qū)域為“財務臺賬!A9:K5693”，應該是“財務臺賬!A2:K5686”，修改后顯示情況，如圖5所示。

圖4 修改后設備臺賬頁面

圖5 修改后設備臺賬L9單元格

L9單元格由“#N/A”更改為“401”，讀取信息正確，選用復制粘貼方法將其他出現(xiàn)“#N/A”的單元格依次修改為“=VLOOKUP(D9，財務臺賬!A2:K5686，11，0)”，就可完整地將“財務臺賬”中的凈值信息讀取在“設備臺賬”的L列的相應單元格中。

（4）另外一種方法是在L2單元格中直接輸入“=VLOOKUP（D2，財務臺賬!A2:K5686，11，0）”，然后在 L 列中采用復制粘貼之法，也可完整地將“財務臺賬”中的凈值信息讀取在“設備臺賬”的L列的相應單元格中，同時在L列單元格修改出現(xiàn)的“#N/A”錯誤問題。

3 結(jié)語

在設備資產(chǎn)盤點及設備信息統(tǒng)計中，對2份不同的設備報表信息進行連接時，對于計算機專業(yè)的人員可以通過使用ACCESS，SQL等專用數(shù)據(jù)庫語言或VBA編輯來解決，但對于設備管理人員來說，不便于學習與掌握，需要采用復制、粘貼的方法，一個一個地復制和粘貼，由于數(shù)據(jù)量大，不僅速度慢，而且容易出錯。Excel軟件直觀形象，其中的Vlookup函數(shù)為數(shù)據(jù)的查找提供了便捷、高效的解決途徑，并能對已有的基本數(shù)據(jù)進行整合，更有助于一般人員掌握。運用VLOOKUP函數(shù)，對一個或多個工作表之間數(shù)據(jù)的查找，可以提高工作效率和準確性，在互相連接過程中出現(xiàn)的不一致現(xiàn)象，也能快速找到問題和加以解決。

［1］柏磊，龍濤.巧用 Excel高效處理數(shù)據(jù)［J］.河北工業(yè)科技，2011（1）：48-51.

［2］王傳旭，侯汝鋒，吳軻.設備臺賬在信息系統(tǒng)中的實現(xiàn)及應用［J］.中國高新技術企業(yè)，2011（11）：81-82.

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〔編輯 王永洲〕