集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉青哥

【摘 要】隨著財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的設(shè)立在企業(yè)管理中占據(jù)了越來越大的比重。本文分析了TJ集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理需求，介紹了TJ集團(tuán)目前財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，并提出進(jìn)一步的改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)管理信息化已成為當(dāng)今企業(yè)的必然趨勢(shì)。而企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的設(shè)立不僅是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的必然結(jié)果，也是財(cái)務(wù)管理改革與發(fā)展的重要途徑。隨著信息技術(shù)水平的提高，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)目的也發(fā)生了變化，從簡(jiǎn)單的取代手工記賬到進(jìn)行企業(yè)會(huì)計(jì)核算，再到滿足企業(yè)的戰(zhàn)略管理需要。近年來，企業(yè)集團(tuán)發(fā)展過程中，為了配合企業(yè)管理的需要，均開始建設(shè)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。本文分析了TJ集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)建立過程，以為集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建立提供借鑒思路和建議。

一、TJ集團(tuán)信息系統(tǒng)概況

1.集團(tuán)子公司財(cái)務(wù)電算化情況

TJ公司是國有獨(dú)資一人有限責(zé)任公司，承擔(dān)TJ集團(tuán)經(jīng)營性資產(chǎn)的管理與運(yùn)營職能，下屬一級(jí)子公司30戶，各級(jí)子公司合計(jì)月180余戶。由于歷史原因，TJ集團(tuán)財(cái)務(wù)管理比較松散，下級(jí)子公司財(cái)務(wù)人員均為本公司自己聘任。集團(tuán)除統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策及會(huì)計(jì)估計(jì)以外，未統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目，造成各企業(yè)雖然按企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目，但是每個(gè)科目的編碼都不相同。而由于企業(yè)行業(yè)差異、規(guī)模大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理要求各不相同，二級(jí)科目三級(jí)科目的差異更大。

集團(tuán)總部比較重視會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，故每個(gè)子公司已用計(jì)算機(jī)取代手工核算，只是核算軟件各不相同。30個(gè)一級(jí)子公司中，20家企業(yè)采用用友財(cái)務(wù)軟件，6家企業(yè)采用金蝶財(cái)務(wù)軟件，其余4家用其他品牌財(cái)務(wù)軟件。之前集團(tuán)總部進(jìn)行各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及合并報(bào)表工作，均采用手工填報(bào)各類表格后上傳。

2.集團(tuán)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的需求分析

松散的財(cái)務(wù)系統(tǒng)難以滿足集團(tuán)的監(jiān)管需求，故集團(tuán)在進(jìn)行需求分析后開始組建集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求

集團(tuán)本部有各類數(shù)據(jù)上報(bào)需求，有按月度上報(bào)的中央企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益月報(bào)，有按季度上報(bào)的稅務(wù)千戶企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，有按年度上報(bào)的財(cái)務(wù)決算數(shù)據(jù)等等。以往在統(tǒng)計(jì)各期間的合并數(shù)據(jù)時(shí)，基層財(cái)務(wù)人員需要重復(fù)將各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錄入不同的表格。這種手工錄入方式，不僅增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且大大影響工作質(zhì)量和工作效率。所以，從數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)角度講，集團(tuán)需要一個(gè)能直接提取各類需要數(shù)據(jù)并可及時(shí)準(zhǔn)確合并數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)。

（2）數(shù)據(jù)監(jiān)管需求

在集團(tuán)系統(tǒng)上線之前，子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是單一賬套，各類上報(bào)數(shù)據(jù)均為手工填報(bào)，信息不能及時(shí)獲取，財(cái)務(wù)管理往往滯后且被動(dòng)。發(fā)現(xiàn)問題后，需要直接去子公司調(diào)取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，及時(shí)性得不到保障。另外，手工填報(bào)數(shù)據(jù)，上報(bào)數(shù)據(jù)易受到人為干預(yù)。在進(jìn)行各類數(shù)據(jù)分析時(shí)，只能從各類表格中取數(shù)分析，數(shù)據(jù)源的不可靠導(dǎo)致分析的偏差，從而無法做到有效的數(shù)據(jù)監(jiān)管。所以，從數(shù)據(jù)監(jiān)管角度講，集團(tuán)需要一個(gè)能實(shí)時(shí)取得賬套實(shí)際數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)。

（3）戰(zhàn)略決策需求

集團(tuán)戰(zhàn)略籌劃的基本需求就是財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)可以提供準(zhǔn)確詳細(xì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息的共享，集團(tuán)與子公司信息的共享以及財(cái)務(wù)信息與決策層信息的共享都需要集團(tuán)化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)可以隨時(shí)提供各類數(shù)據(jù)，包括但是不限于歷史趨勢(shì)分析、預(yù)算完成分析、各類經(jīng)營指標(biāo)分析等等。這些數(shù)據(jù)可以是某個(gè)子公司的各種數(shù)據(jù)組合，也可以是某類子公司的比較分析，或是整個(gè)集團(tuán)的各種指標(biāo)。如果按原來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，這種靈活的組合很難通過不同的表單類來反映。所以，從戰(zhàn)略決策監(jiān)督講，集團(tuán)需要一個(gè)能靈活便利獲得各類決策數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)。

二、集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在進(jìn)行集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，TJ集團(tuán)需在盡量不影響子公司財(cái)務(wù)工作的同時(shí)，綜合考慮集團(tuán)財(cái)務(wù)電算化情況的現(xiàn)狀，滿足集團(tuán)信息化的需求。本文初步擬定了基于“匹配管理科目——數(shù)據(jù)系統(tǒng)取數(shù)上傳——信息系統(tǒng)查詢分析”流程的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。

1.科目匹配與數(shù)據(jù)上傳

（1）根據(jù)管理需要，集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的科目代碼表

因?yàn)樽庸緯?huì)計(jì)政策統(tǒng)一，故集團(tuán)可以出具一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的一級(jí)科目編碼及科目名稱。同時(shí)，對(duì)于集團(tuán)管理特別關(guān)注的資產(chǎn)類中的往來款項(xiàng)、長(zhǎng)期投資、固定資產(chǎn)；費(fèi)用類中人員成本，研發(fā)支出，財(cái)務(wù)費(fèi)用等賬戶設(shè)計(jì)二級(jí)科目編碼和名稱，并做相應(yīng)的科目備注。在本財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中，各企業(yè)可以保留原來科目編碼和名稱，在系統(tǒng)中做科目匹配找到對(duì)應(yīng)集團(tuán)的編碼。如有二級(jí)科目需要匹配的，僅匹配集團(tuán)需要科目，其余匹配入“其他”二級(jí)科目。這樣操作可以大大減少企業(yè)財(cái)務(wù)的工作量，對(duì)原財(cái)務(wù)工作不受影響，僅需要花費(fèi)一次匹配科目的時(shí)間，以后系統(tǒng)均可以直接跟集團(tuán)系統(tǒng)對(duì)接而無需二次匹配。

（2）各級(jí)子公司編碼

信息資源分類編碼是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)信息表達(dá)、交換與集成的前提，是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的客觀性條件。對(duì)于子公司的編碼，可以確定公司級(jí)次，便于數(shù)據(jù)分析和整理。目前，TJ集團(tuán)二級(jí)子公司數(shù)據(jù)量為30家，但是其三級(jí)四級(jí)子公司級(jí)次各不相同。另外根據(jù)集團(tuán)發(fā)展控制，已對(duì)多級(jí)次子公司進(jìn)行清理整頓，不會(huì)再大規(guī)模設(shè)立。為便于統(tǒng)計(jì)管理，同時(shí)減少編碼復(fù)雜性，設(shè)計(jì)的編碼規(guī)則為2-2。即前兩位為子公司代碼，后兩位為子公司下級(jí)子公司代碼。二級(jí)子公司再下級(jí)子公司編碼，由本級(jí)子公司確定。

編碼過程中，有兩個(gè)問題特別需要注意：第一，對(duì)于二級(jí)子公司而言，本級(jí)公司會(huì)有兩個(gè)數(shù)據(jù)，一個(gè)為二級(jí)集團(tuán)合并數(shù)據(jù)，另一個(gè)為二級(jí)單戶數(shù)據(jù)。故對(duì)于二級(jí)子公司，如果本公司編碼為01，則本級(jí)集團(tuán)合并數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)公司編碼為0100，本級(jí)單戶數(shù)據(jù)編碼為0101。第二，某些公司在各二級(jí)子公司中均參股，但是對(duì)于TJ集團(tuán)，能控制并決定經(jīng)營方針，為集團(tuán)的子公司。對(duì)于該類公司，經(jīng)集團(tuán)統(tǒng)計(jì)后，編碼關(guān)系歸屬于出資比例較多的某個(gè)二級(jí)子公司。

編碼規(guī)則制定后，授予二級(jí)公司管理本級(jí)及下級(jí)企業(yè)的權(quán)限。對(duì)于集團(tuán)公司，則有權(quán)查看所有子公司權(quán)限。

（3）數(shù)據(jù)上傳

軟件語言轉(zhuǎn)化為TJ集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的語言，使總系統(tǒng)與各分支系統(tǒng)之間能準(zhǔn)確溝通。數(shù)據(jù)上傳的關(guān)鍵字為：匹配科目，選擇年月，校驗(yàn)平衡， 完成上傳。第一步，先將本公司的科目匹配至集團(tuán)的科目表中，必須做到所有科目均得到匹配。第二步，選擇對(duì)應(yīng)上傳數(shù)據(jù)的年月，本期的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)本期上傳。第三步，上傳數(shù)據(jù)校驗(yàn)平衡后才能上傳，以防人為差錯(cuò)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)上傳錯(cuò)誤。第四步，導(dǎo)出本公司的余額表，進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳。

考慮到各公司可能會(huì)改動(dòng)以前財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如改動(dòng)后，均需要重新上傳數(shù)據(jù)。上傳數(shù)據(jù)本身為當(dāng)月余額表的發(fā)生數(shù)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)上期累計(jì)本期數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算本期累計(jì)數(shù)據(jù)。

2.模塊設(shè)計(jì)

（1）查詢系統(tǒng)

查詢系統(tǒng)是基礎(chǔ)模塊。TJ集團(tuán)的查詢系統(tǒng)可跨會(huì)計(jì)期間、跨科目、跨公司地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢。這樣對(duì)于企業(yè)各種數(shù)據(jù)上報(bào)要求，子公司不用重復(fù)填報(bào)各類報(bào)表，而是可以高效準(zhǔn)確地直接由查詢系統(tǒng)生成上報(bào)各類數(shù)據(jù)。對(duì)于集團(tuán)管理要求，各類數(shù)據(jù)查詢后經(jīng)過簡(jiǎn)單處理，能生成符合管理決策需要的各類信息，便于決策者對(duì)同一公司歷史趨勢(shì)、不同公司比較、集團(tuán)總體情況進(jìn)行了解，以做出科學(xué)決策。

（2）預(yù)算系統(tǒng)

在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預(yù)算控制。預(yù)算系統(tǒng)的目標(biāo)就是可以實(shí)時(shí)查看預(yù)算完成進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，最終落實(shí)集團(tuán)的績(jī)效考核。預(yù)算系統(tǒng)中有完整的企業(yè)預(yù)算詳細(xì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)按月可將累計(jì)發(fā)生額與上年同期數(shù)，本年預(yù)算數(shù)生成比對(duì)數(shù)據(jù)。如果有變化幅度過大的數(shù)據(jù)則標(biāo)示警示色，以引起關(guān)注。集團(tuán)財(cái)務(wù)部根據(jù)各子公司的預(yù)算完成情況，先與各企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)溝通，如有問題可及時(shí)反饋本公司及集團(tuán)總部領(lǐng)導(dǎo)層，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

（3）合并系統(tǒng)

集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)將原有的線下合并改為軟件合并?？紤]到合并軟件的開發(fā)難度和成本，TJ集團(tuán)購買了合并報(bào)表軟件。集團(tuán)的合并從手工合并過渡到系統(tǒng)自動(dòng)化合并，將集團(tuán)總部財(cái)務(wù)人員從復(fù)雜的手工核對(duì)審核、對(duì)賬中解放出來。只要在股權(quán)變動(dòng)時(shí)點(diǎn)錄入基本的股權(quán)比例，各類復(fù)雜控股關(guān)系帶來的合并難度就可以系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)算解決了。合并后的數(shù)據(jù)再次帶入TJ集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，即可和其他數(shù)據(jù)一并實(shí)現(xiàn)查詢等功能。

3.數(shù)據(jù)安全性

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)大量涉及企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)資金資產(chǎn)安全，需要把安全性作為系統(tǒng)建設(shè)的重要原則。

（1）環(huán)境安全問題

環(huán)境安全主要指軟件以及硬件環(huán)境中出現(xiàn)的問題。比如多企業(yè)同時(shí)上傳數(shù)據(jù)造成的網(wǎng)絡(luò)擁堵，比如財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中的硬件設(shè)備出現(xiàn)意外事故可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失等等。軟件系統(tǒng)如果不注重?cái)?shù)據(jù)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與完善，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法操作使用。所以企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保管，要求硬件上選擇中央處理器主頻較高，服務(wù)器選擇性能高且內(nèi)存大，路由器選擇支持千兆端口。

（2）網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也成為目前比較突出的問題。比如病毒感染以及黑客攻擊等。網(wǎng)絡(luò)安全會(huì)給企業(yè)帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患，給企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)問題，可以采取防火墻技術(shù)，控制企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)，減免企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于病毒黑客攻擊，選擇安裝殺毒軟件，加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的備份。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)必須有良好的抵抗外部沖擊能力和災(zāi)難恢復(fù)能力，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全、保密、完整。

（3）人員安全問題

嚴(yán)格限定財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)訪問者的操作權(quán)限。系統(tǒng)的訪問者包括軟件設(shè)計(jì)院、集團(tuán)本部管理人員、集團(tuán)財(cái)務(wù)人員及各級(jí)子公司的財(cái)務(wù)人員等。在系統(tǒng)建設(shè)中要結(jié)合公司的內(nèi)部控制制度，并逐步建立相關(guān)的系統(tǒng)管理制度。加強(qiáng)授權(quán)管理，防止不當(dāng)操作，以免對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)趙成安全隱患，甚至影響正常的財(cái)務(wù)管理秩序。

三、二期實(shí)施改進(jìn)建議

1.繼續(xù)完善模塊功能

TJ集團(tuán)現(xiàn)有模塊中均為系統(tǒng)直接取數(shù)，數(shù)據(jù)客觀完整。但是財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)與實(shí)際經(jīng)營數(shù)據(jù)可能存在差異，這個(gè)差異無法直接反應(yīng)，繼而導(dǎo)致決策信息失真。對(duì)于這個(gè)情況，二期開發(fā)建議增加管理報(bào)表模塊，允許企業(yè)在不同科目中進(jìn)行調(diào)整，或者設(shè)置合同額、現(xiàn)金流調(diào)整等管理需要數(shù)據(jù)的調(diào)整接口。

2.提升對(duì)外部變化的適應(yīng)性

在TJ集團(tuán)的實(shí)際使用中，發(fā)現(xiàn)國家對(duì)會(huì)計(jì)科目的調(diào)整與定義變化會(huì)影響集團(tuán)信息系統(tǒng)的取數(shù)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，數(shù)據(jù)源對(duì)應(yīng)的是內(nèi)部代碼，一旦增減科目或者調(diào)整科目定義，下級(jí)企業(yè)需要重新匹配會(huì)計(jì)科目，容易造成數(shù)據(jù)混亂。二期開發(fā)建議設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)科目編碼的解決方案，使科目一旦調(diào)整，系統(tǒng)可以批量更改無需人為操作。

3.加強(qiáng)系統(tǒng)的可視性

目前TJ集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)未直接提供給決策層使用，數(shù)據(jù)均為集團(tuán)總部財(cái)務(wù)處理后提交管理層。系統(tǒng)內(nèi)為詳細(xì)的財(cái)務(wù)科目數(shù)據(jù)，對(duì)于非專業(yè)財(cái)務(wù)人員讀取存在困難。建議加大開發(fā)各種管理分析使用的數(shù)據(jù)、圖標(biāo)等管理報(bào)表，重視財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的挖掘、分析和展現(xiàn)，充分運(yùn)用手機(jī)端軟件，使決策層可以直接獲取有用信息。

四、結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)下，如何有效的利用新技術(shù)，打造現(xiàn)代化的企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是企業(yè)在嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下成功的關(guān)鍵所在。集團(tuán)公司在建設(shè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，要充分結(jié)合自身情況，建立與自身相適應(yīng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)及下屬公司的有效信息共享，獲得較高的財(cái)務(wù)管理效果，促進(jìn)集團(tuán)的可持續(xù)發(fā)展。

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