辦公室業(yè)務管理的創(chuàng)新與發(fā)展

石燕

【摘 要】本文分析了辦公室業(yè)務管理的內(nèi)涵和內(nèi)容，在此基礎上研究了辦公室業(yè)務管理存在的弊端和問題，闡述了辦公室業(yè)務管理創(chuàng)新和變革的路徑和策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室業(yè)務；創(chuàng)新；發(fā)展

辦公室管理業(yè)務開展質(zhì)量是一個企業(yè)發(fā)展水平的直接體現(xiàn)，現(xiàn)階段我國企業(yè)在辦公室業(yè)務管理上大多延續(xù)傳統(tǒng)管理模式和方法，難以適應現(xiàn)代企業(yè)管理需要和發(fā)展需求，并且已經(jīng)在一定程度上給企業(yè)的運營和管理帶來阻礙。因此，對辦公室業(yè)務管理工作的變革和創(chuàng)新迫在眉睫，唯有如此，辦公室業(yè)務管理工作才能注入新的思維和新的活力。

一、辦公室業(yè)務管理概述

辦公室業(yè)務管理部門本質(zhì)上是一個辦理綜合事務的部門，一般來說其要受到黨政直接領導，一方面要對企業(yè)內(nèi)部業(yè)務職能部門進行協(xié)調(diào)和任務布置；另一方面則要承擔起對外聯(lián)系、對外宣傳的職責，由此可見辦公室業(yè)務管理部門在企業(yè)發(fā)展中的重要樞紐作用，其工作質(zhì)量好壞直接影響內(nèi)部管理效益和企業(yè)聲譽、形象。

從目前的情況來看，我國辦公室業(yè)務管理工作主要囊括了如下內(nèi)容：第一，對企業(yè)的業(yè)務資料、數(shù)據(jù)資料等信息進行收集和整理，協(xié)助企業(yè)完成數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計工作；第二，對企業(yè)內(nèi)部的人事檔案、綜合信息檔案、收發(fā)文存檔等檔案信息進行分類、整理和保管；第三，進行日常服務工作，辦公室業(yè)務管理部門作為企業(yè)的門面，還要肩負接待來訪人員、組織安排會議的任務。

辦公室業(yè)務管理工作本質(zhì)上是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、獲得經(jīng)濟效益服務的，因此在開展相關(guān)的業(yè)務管理工作之前首先要進行深入的調(diào)查和研究，要為生產(chǎn)運營、投資籌資等決策提供精確、科學的信息和數(shù)據(jù)。與此同時，辦公室業(yè)務管理工作需要根據(jù)收集到的信息為企業(yè)經(jīng)營計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供建議和意見，幫助企業(yè)領導者更好地開展相應的管理工作。

二、辦公室業(yè)務管理現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，并且成為主要的管理技術(shù)和管理手段之一。傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務管理模式和現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢相比嚴重陳舊、滯后，導致企業(yè)發(fā)展受到一定的阻礙和限制，現(xiàn)階段我國企業(yè)辦公室業(yè)務管理存在如下弊端：

第一，管理理念陳舊。傳統(tǒng)辦公室業(yè)務管理理念在多年的實踐之中已經(jīng)根深蒂固，難以在短時間內(nèi)得以轉(zhuǎn)變和變革?？偟膩碚f，現(xiàn)階段辦公室業(yè)務管理大多缺乏人文關(guān)懷，喪失人本思想，在管理以嚴厲的管理手段為主，過分地強調(diào)在形式上遵守管理規(guī)章制度和管理形式，管理模式呈現(xiàn)出僵化和固化的缺陷。傳統(tǒng)辦公室業(yè)務管理模式往往在無形之中消磨了工作人員的工作熱情和工作積極性，使得工作人員和管理人員之間無形之中形成心理上的隔閡，凝重的工作氛圍也降低了工作效率和服務質(zhì)量。此外，受到傳統(tǒng)管理思維的影響，辦公室業(yè)務管理人員大多將工作重點聚焦在內(nèi)部管理上，忽視了對外宣傳的重要性，不能和外界建立良好的溝通渠道和機制，不能及時準確地把握市場對企業(yè)提出的新的挑戰(zhàn)，進而降低了服務質(zhì)量，影響了企業(yè)對市場環(huán)境的應變能力。

第二，管理方法有失科學性。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)在現(xiàn)代社會普遍應用，人們查閱資料的方式已經(jīng)實現(xiàn)了電子化和信息化，但是現(xiàn)階段我國企業(yè)辦公室業(yè)務管理依然延續(xù)傳統(tǒng)管理方法，缺少對現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，而辦公室是一個綜合服務部門，其主要任務是提供相應服務，而不是行政管理，不科學的管理方法必然會阻礙辦公室業(yè)務管理工作的開展。

第三，管理團隊匱乏。我國辦公室業(yè)務管理人員素質(zhì)普遍需要提升，大多數(shù)工作人員將自身工作職責定位在后勤工作上。但是，辦公室業(yè)務管理之中，后勤工作僅僅是其中的一部分，對檔案信息和數(shù)據(jù)信息進行管理也是主要的工作內(nèi)容。但是由于辦公室業(yè)務管理人員專業(yè)素養(yǎng)相對較低，一般難以勝任信息數(shù)據(jù)的收集和整理工作，難以完成對檔案數(shù)據(jù)的保管和利用。在信息技術(shù)和辦公室業(yè)務管理工作結(jié)合越來越緊密的背景之下，一些辦公室業(yè)務管理人員尚不能有效地掌握信息技術(shù)，影響了企業(yè)的進一步發(fā)展。

三、辦公室業(yè)務管理創(chuàng)新路徑和策略

1.創(chuàng)新工作內(nèi)容

我們要從創(chuàng)新辦公室業(yè)務管理工作內(nèi)容為切入點來提升辦公室業(yè)務管理水平。過往，辦公室業(yè)務管理工作內(nèi)容集中在數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、檔案信息保管、后勤管理等業(yè)務之上，但是在經(jīng)濟社會不斷發(fā)展、企業(yè)競爭環(huán)境發(fā)生變化的情況下，辦公室業(yè)務管理工作內(nèi)容也要與時俱進、有所發(fā)展，緊跟時代發(fā)展步伐，這樣才能為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供良好的條件。這就要求辦公室業(yè)務管理人員在信息收集和整理的過程中還要做好信息數(shù)據(jù)的協(xié)調(diào)和傳遞工作，并且在檔案信息整理和保存的過程中主動承擔起文書的起草、報送和反饋職責，使得辦公室業(yè)務管理工作內(nèi)容上能夠在合理的范圍得到拓展，使得相關(guān)人員能夠獲得更加優(yōu)質(zhì)和全面的服務。

2.完善辦公室業(yè)務管理機制

任何一項管理工作的開展都需要相應的管理機制作為支撐，從制度的角度來看，管理機制能夠在很大程度上規(guī)范管理人員行為、提升辦公室業(yè)務管理效率。企業(yè)管理者需要對辦公室業(yè)務管理的范疇進行明確，并詳細地設計相關(guān)工作崗位的職責和權(quán)限，積極落實崗位責任制，使得每一個工作人員都能夠明確自身的工作職責和工作范圍，在遇到問題的時候也便于進行責任追責，在無形之中提升團隊的工作效率和團隊的協(xié)作能力。

此外，企業(yè)領導者還要健全辦公室業(yè)務管理監(jiān)督機制，讓辦公室業(yè)務工作開展的各個方面處于動態(tài)監(jiān)控之下。對此，我們可以從以下兩個方面著手加強：第一，要設置專門的監(jiān)督管理人員，對辦公室業(yè)務管理人員的工作行為進行監(jiān)督；第二，要建立員工相互監(jiān)督機制，通過員工之間相互監(jiān)督、相互督促，可以在很大程度上節(jié)省監(jiān)督力度和水平，還能解決監(jiān)督人員不能時時刻刻監(jiān)督的缺陷和弊端。同時，企業(yè)管理者還要不斷地健全監(jiān)督激勵機制，對工作績效良好、工作能力強的辦公室員工給予物質(zhì)和精神上的雙重獎勵，使得辦公室內(nèi)部形成良性競爭工作氛圍，并讓員工發(fā)揮榜樣的力量，在潛移默化中促成良好的工作氛圍。

3.加強辦公室業(yè)務管理團隊建設

辦公室業(yè)務管理工作人員的素質(zhì)直接決定了辦公室業(yè)務管理工作質(zhì)量，因此，企業(yè)要加強對辦公室業(yè)務管理人員的培訓力度，為其提供提升專業(yè)知識和專業(yè)技能的機會，使其能夠掌握最新的信息技術(shù)發(fā)展成果，掌握最新辦公室業(yè)務管理方法。企業(yè)還要為員工搭建相應的溝通交流平臺，使其能夠在其上分享自己的工作經(jīng)驗、專業(yè)知識學習方法，讓員工之間可以暢所欲言、互相學習、共同進步。

此外，企業(yè)領導者還要加強對辦公室業(yè)務管理人員的思想政治工作，持續(xù)不斷地提升其政治覺悟，培養(yǎng)起崗位責任心和職業(yè)道德素養(yǎng)，通過創(chuàng)新思想政治教育內(nèi)容和方法來感染員工心靈，使其心甘情愿為了企業(yè)管理和辦公室業(yè)務工作貢獻自己的才能。傳統(tǒng)的思想政治工作方法和新時期、新形勢的要求已經(jīng)格格不入，企業(yè)要探索建立在馬列主義、毛澤東思想、科學發(fā)展觀和新時代中國夢思想基礎上的嶄新教育方式，關(guān)心辦公室業(yè)務管理人員在工作和生活中遇到的實際困難，在工作中注入更多的人文元素，使得員工能夠聽聞樂見地接受企業(yè)的思想政治教育工作，并逐步提升思想道德素養(yǎng)。在針對辦公室業(yè)務管理人員開展思想政治工作的時候，要體現(xiàn)針對性和突出性，要結(jié)合其工作實際狀況有效開展，及時發(fā)現(xiàn)其在工作上遇到的苦難和在思想上遇到的困境，及時地給予開解和指導，最終回歸到辦公室業(yè)務管理本職工作上來?？梢哉f思想政治工作是維持員工工作積極性、拉近員工和企業(yè)距離、提升辦公室業(yè)務管理效率的主要路徑。

四、結(jié)語

綜上而言，辦公室業(yè)務管理工作需要從工作內(nèi)容創(chuàng)新、管理機制完善、團隊建設加強等角度逐步提升，在循序漸進中提升辦公室業(yè)務管理的工作質(zhì)量，克服辦公室業(yè)務管理過程中的問題和弊端。

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