數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

任國玲

摘 要：現(xiàn)在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)都得到了充分的發(fā)展，很多事業(yè)單位的檔案管理水平也越來越高，其所應(yīng)用的很多新型檔案管理技術(shù)也給工作的開展提供了很大的便利，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用近年來受到了廣泛的關(guān)注，但在實(shí)際應(yīng)用中還仍然存在一定的問題。本文結(jié)合數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，之后總結(jié)了一些可行的管理方法，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，也是事業(yè)單位各項(xiàng)工作得以開展的基礎(chǔ)。但是現(xiàn)在隨著技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案管理方法對(duì)于這項(xiàng)工作來說已經(jīng)是力不從心，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用也已經(jīng)日漸廣泛。但是目前由于技術(shù)應(yīng)用的不完善、工作人員技術(shù)水平不足等等都給數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用造成了一定的影響，所以如何對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化，提高應(yīng)用效果，就成為了擺在新時(shí)代的檔案管理工作者面前的一個(gè)難題。

1 數(shù)字化檔案管理

采用電子文檔的技術(shù)來整合紙質(zhì)檔案信息當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容，就是數(shù)字化檔案管理。其采用計(jì)算機(jī)來整理和轉(zhuǎn)化檔案信息，進(jìn)而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)更包括了數(shù)字和圖片、食品等多個(gè)類型的媒體檔案信息，將其儲(chǔ)存在硬盤設(shè)備上。不難發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化管理在我國檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)成為了一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，在未來，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的地位也將越來越重要。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作中存在的問題

2.1 辦公設(shè)備不足

很多事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中并沒有足夠的辦公設(shè)備來開展相關(guān)工作，現(xiàn)在也已經(jīng)給檔案管理工作造成了一定的阻礙。尤其是對(duì)于一些處于偏遠(yuǎn)地區(qū)的事業(yè)單位而言，想要充分而全面地落實(shí)數(shù)字化技術(shù)并不是非常容易。數(shù)字化檔案管理工作的開展其首先需要基于辦公檔案管理設(shè)備來開展，但很多事業(yè)單位現(xiàn)代化辦公設(shè)備的匱乏導(dǎo)致工作人員開展工作的方式仍然非常傳統(tǒng)，并且給事業(yè)單位的長期發(fā)展造成了一定的影響和阻礙。

2.2 管理制度的殘缺

辦公設(shè)備的不足也會(huì)在一定程度上給數(shù)字化檔案管理工作的開展帶來不便，同時(shí)我們也要認(rèn)識(shí)相關(guān)制度和規(guī)定當(dāng)中存在的問題。很多事業(yè)單位的管理方式還仍然較為老舊，檔案管理中給很多規(guī)定、理念也并沒有隨著技術(shù)的革新而取得進(jìn)步，這些問題的存在對(duì)于技術(shù)的進(jìn)步和推廣普及來說都是非常不利的。除此之外，由于相關(guān)管理制度的那個(gè)中存在的弊病，也會(huì)給后續(xù)管理工作的開展以及優(yōu)化形成阻礙，管理人員也無法及時(shí)對(duì)這些問題進(jìn)行處理，這些問題應(yīng)當(dāng)引起重視，及時(shí)采取必要的措施來加以處理。

2.3 管理人員技術(shù)素質(zhì)的不足

管理人員自身的綜合素質(zhì)也會(huì)對(duì)數(shù)字化管理的效果造成直接或間接影響。但是數(shù)字化管理需要較高素質(zhì)和較高水平專業(yè)技能的管理人員，否則無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用和技術(shù)自身的價(jià)值來。然而現(xiàn)階段很多事業(yè)單位檔案管理工作人員的技能水平和自身的綜合素質(zhì)無法達(dá)到技術(shù)應(yīng)用的需要，同時(shí)管理培訓(xùn)意識(shí)不足，加之沒有形成相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)懲制度的不健全也將嚴(yán)重影響工作人員的積極性，無法真正發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的價(jià)值。

3 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

3.1 注重文書處理

為了提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的效率，大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案文書處理過程和歸檔數(shù)字化。在事業(yè)單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對(duì)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平息息相關(guān)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷更新的趨勢(shì)，事業(yè)單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業(yè)單位內(nèi)部傳閱過程中要嚴(yán)格遵守批辦流程，設(shè)置合理的傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。假如出現(xiàn)傳閱的沒有完全完成處理的文件在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)行信息反饋的情況，這時(shí)就可以利用信息技術(shù)，提醒相關(guān)工作人員進(jìn)行處理，有效的預(yù)防檔案堆積、檔案處理不及時(shí)，保證事業(yè)單位檔案管理工作的正常進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時(shí)還縮短了信息傳遞時(shí)間和信息反饋時(shí)間，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.2 注重單位辦公自動(dòng)化

為了提高事業(yè)單位管理的綜合效率，整合數(shù)字資源，應(yīng)將數(shù)字化檔案管理與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相融合。目前，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在事業(yè)單位中應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)越來越凸顯。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的背景下，將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，共同發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)。為確保數(shù)字化檔案管理的有序進(jìn)行，在設(shè)計(jì)檔案管理方案的過程中要注意增加相關(guān)的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創(chuàng)造基礎(chǔ)，所以，當(dāng)前首先需要完成的工作就是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)處理，開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)相互兼容端口，針對(duì)數(shù)字化檔案管理的要求，事業(yè)單位還需要不斷更新網(wǎng)絡(luò)管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，同時(shí)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的查詢權(quán)限，使兩個(gè)系統(tǒng)的有效結(jié)合得到保障，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的無縫連接，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率不斷提高。

3.3 構(gòu)建健全管理體系

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理成為計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍的必然結(jié)果，同時(shí)不可否認(rèn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理過程中，需要做好整體構(gòu)建數(shù)字化管理體系的工作，以及開發(fā)軟件系統(tǒng)，并不斷升級(jí)該軟件系統(tǒng)的工作，此外還需要做好硬件設(shè)備采購、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。事業(yè)單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務(wù)重，為了保證檔案管理的安全性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案。除此之外，還要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作的細(xì)化，將數(shù)字化檔案管理細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、檔案密級(jí)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的性能和可靠性，則檔案管理績效優(yōu)異。

4 總結(jié)

經(jīng)過前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，其實(shí)現(xiàn)在很多事業(yè)單位檔案管理部門已經(jīng)開始了解和認(rèn)識(shí)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)。但檔案管理工作這項(xiàng)內(nèi)容精于細(xì)節(jié)，所以這就需要工作人員結(jié)合實(shí)際情況找到最為合適的工作方法，并且制定可行的技術(shù)方案，更新現(xiàn)有的就似乎，從而不斷提高管理效率和管理質(zhì)量。但是目前仍然有部分事業(yè)單位不夠重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，所以在接下來的一段時(shí)間里，事業(yè)單位檔案管理部門需要及時(shí)對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行總結(jié)和分析，并且對(duì)其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)處理。

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