談?wù)剻n案利用過程中的保密工作

叢國華

摘 要：檔案是較為重要的一種社會(huì)信息性質(zhì)的資源，并具有較好的利用價(jià)值。但是在利用檔案的過程中，往往和其保密工作具有一定的矛盾。相關(guān)人員應(yīng)提高重視，并處理好利用與保密的關(guān)系，從而在保障檔案信息保密性的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案的利用。

關(guān)鍵詞：保密工作；監(jiān)督管理；隊(duì)伍建設(shè)

1 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

從事檔案管理的相關(guān)工作人員，其工作的主要職責(zé)之一便是保守與檔案信息相關(guān)的擠機(jī)密，并通過合理有效的方法做好檔案相關(guān)的保密工作。檔案信息一個(gè)最為主要的使用功能便是利用，并且符合時(shí)代發(fā)展的客觀需求，對服務(wù)社會(huì)的需求可有效滿足。但是在對檔案信息進(jìn)行有效利用的過程中，除了具有有力的方面，還具有一定的弊端。因此應(yīng)做好檔案的日常管理工作，保障管理工作的合理性和可行性，并保障管理的質(zhì)量與效果。通過對檔案的日常管理保障檔案的安全，避免出現(xiàn)檔案信息的泄露等現(xiàn)象，從而避免對黨與國家的安全、利益等產(chǎn)生不利的影響。這就要求檔案管理的工作人員提高自身的管理意識的同時(shí)，還應(yīng)不斷提高自身的保密意識，從而制定相應(yīng)的保密措施，并有效落實(shí)這些措施避免流于形式。還應(yīng)對檔案利用的途徑進(jìn)行探索和創(chuàng)新，對既有的措施進(jìn)行改革與完善。對檔案進(jìn)行保密工作其主要目的之一仍舊是保障利用的合理性，并且受到時(shí)間地點(diǎn)與范圍的限制。只進(jìn)行保密工作而不進(jìn)行檔案的利用，則保密工作缺乏相應(yīng)的實(shí)際意義，檔案的主要使用功能無法有效發(fā)揮，則該檔案便失去了的保存價(jià)值。所以管理人員對自身工作的職能應(yīng)進(jìn)行完善，做好保密工作的同時(shí)使檔案可以得到有效的利用。

2 加強(qiáng)檔案利用中的監(jiān)督工作

2.1 完善檔案利用制度

為在利用檔案的過程中，做好檔案信息的保密工作，應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的監(jiān)督管理。首先應(yīng)做的便是進(jìn)行利用檔案信息的相關(guān)制度的完善，通過該制度對日常檔案信息的利用進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，并對相關(guān)工作人員的日常工作行為進(jìn)行有效制約。從而在提高檔案信息有效利用率的同時(shí)，提高檔案信息的保密性。在檔案信息利用的相關(guān)規(guī)章制度中應(yīng)包含以下幾方面，即借閱制度和復(fù)制制度等。在實(shí)際工作中應(yīng)結(jié)合具體的情況，針對利用人員層次的不同，進(jìn)行不同利用范圍的制定，并進(jìn)行審批手續(xù)的制定。在保障利用檔案信息工作有序進(jìn)行的同時(shí)，可以按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行，并且制定的規(guī)章制度等具有較好的針對性與實(shí)用性。切實(shí)保障利用檔案信息的過程中，做好信息的保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露等現(xiàn)象，保障檔案的完整性與無損性。相關(guān)的保密制度在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐瑫r(shí)，還應(yīng)具有一定的簡明性，從而在執(zhí)行過程中可以有效落實(shí)，便于工作人員的操作與執(zhí)行。工作人員還應(yīng)針對日常工作中出現(xiàn)的新問題，進(jìn)行相應(yīng)的總結(jié)和分析，從而針對新的情況制定相應(yīng)的措施，對既有的制度進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善。

2.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

在對檔案進(jìn)行管理的過程中，其主體便是相應(yīng)的工作人員。檔案管理人員個(gè)人的意識、管理水平、責(zé)任感、職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)等對管理工作的質(zhì)量和效率具有直接的影響。并對檔案信息的利用和保密工作等產(chǎn)生重要的影響，因此還應(yīng)建設(shè)相應(yīng)的檔案隊(duì)伍。在進(jìn)行人員篩選時(shí)對其各項(xiàng)品質(zhì)、保密意識、管理意識、責(zé)任意識等均要進(jìn)行嚴(yán)格的考察，從而保障建設(shè)的隊(duì)伍具有較高的水平。檔案工作具有一定的機(jī)密性與嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性，而管理人員是各項(xiàng)制度的執(zhí)行者，對檔案信息的安全性具有直接的責(zé)任，所以檔案管理人員還應(yīng)具有相應(yīng)的政治素質(zhì)和文化素質(zhì)。管理人員應(yīng)具有相應(yīng)的管理知識，對先進(jìn)的管理理念和方法積極借鑒，對各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)等進(jìn)行學(xué)習(xí)。還應(yīng)熱愛檔案管理工作，從而充分發(fā)揮自身的積極性與主動(dòng)性。還應(yīng)具有敏銳的洞察力，對檔案信息的利用者進(jìn)行觀察和溝通，從而對其動(dòng)機(jī)進(jìn)行有效掌握。

2.3 強(qiáng)化查閱監(jiān)督措施

有條件的檔案館還應(yīng)當(dāng)安裝較為系統(tǒng)的攝像監(jiān)視設(shè)施。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好檔案利用監(jiān)督，還要做到“四勤”：一要嘴勤，勤宣傳檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)章制度，勤與檔案利用者交談，掌握其檔案利用目的與動(dòng)機(jī)。二要眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)檔案利用者于視覺之中。三要腦勤，勤分析檔案利用者的情況和檔案利用效果。四要手勤，勤檢查被利用的案卷，落實(shí)檔案利用登記。要在檔案利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在檔案利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

3 積極做好檔案開放中的保密工作

3.1 嚴(yán)格檔案審查工作

審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。要重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放。

3.2 做好檔案解密工作

保密檔案是有等級的，其等級劃分是根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是密級不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，就不能按保密文件來管理，而應(yīng)當(dāng)按公開文件來管理。檔案保密是有時(shí)效性的，向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，通過劃密解密，向社會(huì)各界開放。

3.3 細(xì)化開放基礎(chǔ)工作

一要提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二要建立健全檔號，要適應(yīng)開放后檔案檢索與管理的要求。三要編制檢索工具，包括基礎(chǔ)性檢索工具，如開放檔案目錄；骨干性檢索工具，如開放檔案卡片目錄；文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如開放檔案的全宗卷等。使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四要準(zhǔn)備好副本，對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

4 結(jié)束語

檔案信息其最主要的使用功能便是利用，并具有較高的利用價(jià)值。因此應(yīng)通過合理的措施充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，并提高其有效利用率，并且在利用過程中，充分保障檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)信息的泄露等問題。首先要做的便是對檔案的利用與保密間的關(guān)系進(jìn)行正確處理，并在日常的工作中加強(qiáng)對檔案利用的監(jiān)督和管理。如對相應(yīng)的制度進(jìn)行完善，從而對檔案的利用進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，并對工作人員和利用人員的行為進(jìn)行有效制約。組建相應(yīng)的檔案隊(duì)伍，確保檔案管理工作人員具有較好的文化素質(zhì)、政治素質(zhì)等，還應(yīng)具有相應(yīng)的保密意識和管理意識，具有敏銳的洞察力等。切實(shí)提高檔案相關(guān)工作的質(zhì)量和效率，從而在對檔案信息充分利用的同時(shí)，保障檔案信息的安全性。

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