新形勢下會計檔案管理的思考研究

丁正

摘 要：基于新形勢背景下，對會計檔案管理進(jìn)行研究，先闡述會計檔案管理的重要性，然后分析當(dāng)前會計檔案管理存在的問題，并以此為依據(jù)，在新形勢發(fā)展背景下，提出：健全檔案管理制度、健全監(jiān)督管理體系、加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等，優(yōu)化會計檔案管理的策略，其目的在于推動會計檔案管理工作，向智能化、規(guī)范化方向?qū)崿F(xiàn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢;會計檔案;管理;思考

在新形勢發(fā)展背景下，雖然有效推動了會計檔案管理工作發(fā)展，但同時也給會計檔案管理改革帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，而且縱觀會計檔案管理現(xiàn)況可看出，很多企業(yè)都在實際工作中，對會計檔案管理缺乏重視，甚至沒有健全的管理監(jiān)督體系，致使網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素越來越多，最終導(dǎo)致會計檔案作用沒能得到充分發(fā)揮?；诖?，針對新形勢下會計檔案管理，展開以下分析。

1 會計檔案管理的重要性

會計檔案管理是我國檔案管理的重要組成部分，不論在企業(yè)內(nèi)部控制，還是企業(yè)經(jīng)營決策中，都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，并且其重要性還體現(xiàn)在以下三個方面：第一，能為企業(yè)總結(jié)經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)驗提供依據(jù)。在檔案管理中，不僅會記錄很多跟隨經(jīng)濟(jì)發(fā)生演變的歷史信息，還會逐漸形成較為完整的財務(wù)體系，其內(nèi)容包含：編制會計憑證到會計賬簿形成至生成會計報表。此外，還能在此過程中清晰反映出企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)狀況;第二，能為企業(yè)開展財務(wù)分析工作提供依據(jù)。針對編制單位而言，會在財務(wù)預(yù)決算、開源節(jié)流，以及加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等多個方面，發(fā)揮重要作用;第三，能為打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗范圍提供依據(jù)。會計檔案管理發(fā)揮的作用，除了能提供參考依據(jù)以外，還是司法部門查處違法亂紀(jì)等問題，以及檢查和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動的重要工具，從而嚴(yán)格打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中存有的腐敗犯罪[1]。

2 會計檔案管理存在的問題

縱觀檔案管理現(xiàn)狀可看出，會計檔案管理在實際工作中，存有：檔案管理意識弱、管理監(jiān)督體系不到位、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素較多等問題，這些問題的存在，不僅嚴(yán)重影響了會計檔案管理工作的開展，還在一定層次上阻礙了企業(yè)發(fā)展。基于此，針對會計檔案管理中存在的問題，展開較為深入的分析。

2.1 檔案管理意識比較弱

現(xiàn)如今，很多企業(yè)都在發(fā)展中，重視財務(wù)核算工作，忽視檔案管理，甚至還有很多企業(yè)存有檔案管理責(zé)任意識不強(qiáng)的問題，認(rèn)為檔案管理不是系統(tǒng)化工作，存有嚴(yán)重的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”觀念。尤其伴隨我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，部分非涉密單位，會因為缺少專職檔案管理人員，運(yùn)用業(yè)務(wù)外包的方式進(jìn)行管理會計檔案，致使企業(yè)財務(wù)人員認(rèn)為只要財務(wù)報表出來，就能順利完成財務(wù)工作，剩下的工作就是檔案部門的事情，而接管檔案的人員，大部分都是以“收多少、純多少”理念為主，一旦在管理期間出現(xiàn)頁碼編寫不全等問題，管理人員是很難發(fā)現(xiàn)的，甚至還會對會計檔案歸檔質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。

2.2 管理監(jiān)督體系不到位

會計檔案管理監(jiān)督不到位的問題，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，體現(xiàn)在注冊會計師制度方面。因注冊會計師需要受托于企業(yè)單位進(jìn)行公平公正的審計，并且在審計期間需要審計收費(fèi)，所以針對審計單位具有強(qiáng)烈的依賴性，如果監(jiān)督體系不完善，就會引發(fā)檔案管理問題，嚴(yán)重的話還會阻礙檔案管理工作的順利開展;第二，會計檔案主管部門缺乏監(jiān)督體系。由于會計檔案主管部門對監(jiān)督管理缺乏重視程度，所以導(dǎo)致檔案管理工作時常出現(xiàn)檔案收集不全或整理混亂等問題，不僅影響了檔案管理效率和管理質(zhì)量，還會對企業(yè)發(fā)展造成影響[2]。

2.3 網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素較多

伴隨我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，很多企業(yè)都在發(fā)展中運(yùn)用信息技術(shù)，而在會計檔案管理工作中融入信息技術(shù)，雖然能提高會計檔案管理效率，但同時會計檔案管理工作也要面臨諸多的安全隱患，也就是說，信息技術(shù)背景下，存有很多的網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素。對此，針對網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素進(jìn)行分析：第一，眾所周知，信息化檔案管理主要是以計算機(jī)系統(tǒng)為主，而計算機(jī)系統(tǒng)的組成包含很多其他成分，其中就有部分安全性能較差，正是如此，這部分更加容易遭受外來黑客的侵入，最終致使會計信息遭受篡改和刪除;第二，計算機(jī)系統(tǒng)自身安全防護(hù)作用較差，因其缺少較為完善的安全防護(hù)措施，所以致使會計信息處于不安全狀態(tài)下，很容易遭受不法分子的侵入。除此之外，由于會計檔案管理需要在電算化會計系統(tǒng)下進(jìn)行，一旦系統(tǒng)安全性能遭受侵害，必定會對整個檔案管理工作造成影響，從而阻礙企業(yè)發(fā)展。

3 新形勢下會計檔案管理的優(yōu)化措施

基于會計檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，對新形勢背景下會計檔案管理的優(yōu)化措施，展開較為深入的分析，其內(nèi)容包含：健全檔案管理制度、健全監(jiān)督管理體系、加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等。

3.1 健全檔案管理制度

基于新形勢發(fā)展背景下，健全會計檔案管理制度，能夠?qū)嫏n案流程管理進(jìn)行規(guī)范。一般情況下，會計檔案工作包含：收集、整理移交歸檔、保管、利用和鑒定銷毀五個方面內(nèi)容，要想健全檔案管理制度，可以從這五個方面入手，其目的在于通過源頭把控，規(guī)范會計檔案歸檔工作，促使所有管理工作的開展，都能遵循這些原則，從而采取安全可靠的防護(hù)措施，確保會計檔案管理的真實性和安全性，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3.2 健全監(jiān)督管理體系

將從以下幾個方面，健全會計檔案的監(jiān)督管理體系：第一，相關(guān)政府部門，應(yīng)當(dāng)出臺有關(guān)會計檔案管理方面的條例和法規(guī)，目的是指導(dǎo)新形勢下會計檔案管理工作的順利開展，確保其能在企業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用;第二，企業(yè)要想健全監(jiān)督管理體系，則是需要對會計檔案管理工作提高監(jiān)督力度，確保其不會出現(xiàn)任何問題，從而提高會計檔案管理效率和質(zhì)量;第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對會計檔案管理工作，提高重視程度，并且還要跟隨新形勢發(fā)展需求，進(jìn)行改變傳統(tǒng)的管理理念，最好能適當(dāng)增添硬件和軟件方面的投入，確保企業(yè)順利發(fā)展[3]。

3.3 加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

眾所周知，在新形勢發(fā)展背景下，會計檔案管理工作都是在電算化會計系統(tǒng)下進(jìn)行，所以難免會需要使用計算機(jī)系統(tǒng)輔助完成。對此，為確保會計檔案管理信息不會出現(xiàn)丟失或篡改問題，就要對網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)進(jìn)行強(qiáng)化，一方面需要企業(yè)負(fù)責(zé)人，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行升級和改造，從根本上提高安全防護(hù)水平;另一方面則是需要企業(yè)能運(yùn)用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)，比如：入侵檢測技術(shù)等，針對外來入侵的不法分子侵害進(jìn)行檢測，以此來提高企業(yè)會計檔案管理水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國部分企業(yè)單位都對會計檔案管理工作缺乏重視，不僅沒能發(fā)揮會計檔案作用，還在一定層次上阻礙了企業(yè)發(fā)展。針對此，應(yīng)基于新形勢發(fā)展背景下，在掌握會計檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出：健全檔案管理制度、健全監(jiān)督管理體系、加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等解決對策，促使會計檔案管理工作的順利開展，進(jìn)而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張華紅，王慧群.新形勢下會計檔案管理工作思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（22）：131，162.

[2]張欣.新形勢下會計檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新途徑[J].市場觀察，2020，（2）：38.

[3]姜桂華.加強(qiáng)新形勢下會計檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019，249（12）：49.